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Best Practice – Auswahloptionen der Lösungen in JIRA beschränken

Workflow Properties

In meinen Kundenprojekten und auch während meiner Trainings zu JIRA ist es immer wieder spannend zu sehen, wie flexibel sich JIRA für die unterschiedlichsten Arbeitsprozesse unterstützend einsetzen lässt. Natürlich stößt das System bei einigen Anforderungen an seine Grenzen. Vieles lässt sich mit etwas Erfahrung lösen, in einigen Fällen muss man jedoch mit einem Kompromiss leben – wie bei anderen Tools auch. In diesem Beitrag möchte ich das Lösungsfeld in den Mittelpunkt stellen und zeigen, wie sich die Auswahloptionen auf Issue Type Ebene konfigurieren lassen.

Die Konfiguration des Lösungsfelds ist in JIRA nicht per Schema möglich, wie es bei den anderen Konfigurationen der Fall ist. Wenn Sie mit sehr unterschiedlichen Projektarten im System arbeiten, sammeln sich im Laufe der Zeit im Lösungsfeld sehr viele Auswahloptionen an, die generell in jedem Projekt beim Issue angezeigt werden.

Bei Atlassian gibt es für diese fehlende Konfigurationsmöglichkeit bereits einen sehr stark diskutierten Request, der fordert, dass projektspezifische Konfigurationen für Lösungen möglich werden (JRA-3821).

Es gibt in JIRA jedoch einen Weg, um den Nutzer gezielt eine kleinere Liste mit Lösungsoptionen zu zeigen, statt mit einer langen Liste zu konfrontieren: Workflow Properties

Lösung: Workflow Properties

Es gibt eine Workflow Eigenschaft namens jira.field.resolution.include. Diese Eigenschaft in Kombination mit den IDs der Lösungsoptionen muss im Workflow an allen Übergängen eingebaut werden, wo der Nutzer über einen Workflowscreen die Lösung setzen soll. Es werden dann nur die aufgelisteten Optionen im Auswahlfeld angezeigt. Alternativ kann man auch jira.field.resolution.exclude verwenden, wenn man aus der gesamten Liste nur einige wenige ausschließen möchte. Hinweis: Die gesetzte Eigenschaft am Workflow wirkt auch bei der Mehrfachänderung.

Schritt 1

Suchen Sie sich also als erstes in der Liste der Lösungen die notwendigen IDs heraus und notieren sich diese.

Schritt 2

Öffnen Sie den Workflow im Bearbeiten-Modus und wählen den benötigten Übergang aus.

Schritt 3

Fügen Sie die Eigenschaft jira.field.resolution.include ein und alle IDs der Optionen, die angezeigt werden sollen. Die IDs werden durch ein Komma voneinander getrennt und ohne Leerzeichen eingegeben!

Schritt 4

Damit die Änderungen sichtbar werden, veröffentlichen Sie den Workflowentwurf.

Schritt 5

Das aufgeräumte Ergebnis sieht dann so aus:

Mit etwas Fleißarbeit kann man den Nutzern also gezielt nur die Lösungen anzeigen, die für den jeweiligen Issue Type im Projekt notwendig sind. Sie erhöhen damit den Komfort bei der Suche nach abgeschlossenen Vorgängen und auch das Reporting wird einfacher.

Alternativ können Sie auch eines der folgenden Add-ons nutzen. In der Liste der Add-ons habe ich absichtlich auch Umsetzungen für Prioritäten und Links aufgenommen:

Auch wenn es die Workflow Properties oder Add-ons gibt, lautet meine Empfehlung: „Übertreiben Sie es nicht mit den Lösungen. In der Administration ein ausreichendes Set an Lösungsoptionen anlegen, das möglichst alle Fälle abdeckt, reicht aus. Halten Sie die Formulierungen für die einzelnen Optionen möglichst allgemein und bieten in den Projekten die richtige Konfiguration an.“

Viel Spaß beim Ausprobieren! Für eine individuelle Beratung oder Unterstützung bei der Konfiguration Ihrer Atlassian Tools unterstützen wir Sie sehr gern. Wir geben auch Schulungen bei Ihnen vor Ort.

Sprechen Sie uns an: sales@communardo.de

Guten Tag,

sehr guter Beitrag.
Muss ich zum Ein-und Ausblenden des Lösungsfelds die Einstellungen (include+exclude) bei jedem Status und Übergangspunken (Pfeil zum Status) hinterlegen damit das Lösungsfeld nur bei bestimmten Vorgangstatus angezeigt wird?
Vorab vielen Dank?

Avatar Detlef Steinhäuser

Danke für das Feedback.

Die im Blogpost beschriebenen Eigenschaften sind nur für die Statusübergänge (Transitions) gedacht und auch nur in den Übergängen sinnvoll, in denen eine Bildschirmmaske im Übergang eingeblendet wird, auf der das Lösungsfeld platziert wurde. Wird ein Lösungswert über eine Post function automatisch gesetzt, ist das Verwenden der Eigenschaft (jira.field.resolution.include, jira.field.resolution.exclude) nicht notwendig.

Ich will noch ein wenig weiter ausholen: Das Systemfeld „Lösung“ spielt in Jira eine ganz besondere Rolle. Es ist nämlich ein Zeichen dafür, ob ein Vorgang abgeschlossen/erledigt ist oder nicht. Sofern also im Lösungsfeld ein Wert eingetragen wurde, ist das für Jira ein Kennzeichen, dass der Vorgang abgeschlossen/erledigt wurde (Wichtig: Der angezeigte Text „Nicht erledigt“ ist kein konkreter Wert dieses Feldes. Dieser Text steht nur für ein leeres Lösungsfeld!).

Einige Jira Berichte und Gadgets das Lösungsfeld um zu erkennen, ob ein Vorgang erledigt ist. Auch die JQL-Abfrage „resolution = Unresolved“ zeigt alle Vorgänge an, die keinen Wert im Feld „Lösung“ enthalten. Umgekeht zeigt „resolution != Unresolved“ alle Vorgänge an, die irgendeinen Wert in der Lösung enthalten.

Der Status in einem Workflow gibt nicht an, ob ein Vorgang gelöst ist oder nicht. Auch wenn der Status GESCHLOSSEN oder DONE oder einen anderen wohl klingenden Namen trägt, weiß Jira nicht, was es bedeutet. Deshalb ist es bei der Konfiguration eines Workflows immer wichtig daran zu denken, dass die Lösung in irgendeiner Form gesetzt werden muss und ggf. auch wieder gelöscht wird.

Die Sichtbarkeit des Lösungsfelds ist nicht konfigurierbar. Es wird generell in der Vorgansansicht zu sehen sein. Weiterhin sollte dieses Feld niemals auf der Bildschirmmaske zum Bearbeiten gepackt werden, weil es von naturaus immer ein Pflichtfeld ist – Sie wollen ja nicht mitten im Prozess schon eine Lösung setzen müssen und damit Jira mitteilen, dass der Vorgang erledigt ist.

Viele Grüße
Detlef Steinhäuser

Hallo Herr Steinhäuser,
ich habe noch eine Frage zu den Lösungen: kann das Vergeben von Lösungen an bestimmte Personen geknüpft sein? Z.B. dass nur der aktuelle Bearbeiter eine Lösung setzen kann? Wo lässt sich dies konfigurieren?
Vielen Dank im Voraus.

Avatar Detlef Steinhäuser

Hallo Frau Walter,
an ein einzelnes Feld kann keine Berechtigung definiert werden. Ihre Anforderung wäre dennoch umsetzbar, indem Sie einen Übergang im Workflow schaffen, der nur durch den aktuellen Bearbeiter ausgelöst werden kann (Conditions/Bedingungen am Workflowübergang). Der Übergang sollte dann natürlich auch das Lösungsfeld anzeigen.

Gern können wir Ihnen in einer Beratung diese oder andere Anwendungsfälle noch einmal näher erläutern und zusammen konfigurieren oder Sie besuchen unser Offenes Training „Jira konfigurieren (kurz und kompakt)“, in dem allgemein die Projektkonfiguration und dessen Möglichkeiten gezeigt werden. Aktuelle Termine können Sie in userem Schulungskalender finden oder auch bei uns erfragen.

Viele Grüße
Detlef Steinhäuser

Hallo Herr Steinhäuser,

gibt es in JIRA die Möglichkeit, Felder, die in Übergangen verpflichtend sind, mit einem „*“ zu kennzeichnen?
So eine Möglichkeit, würde es dem User erleichtern, zwischen mandatorischen und optionalen Feldern zu unterscheiden.

Vielen Dank im Voraus.

Avatar Detlef Steinhäuser

Hallo D. Dimov,
die Frage zielt jetzt nicht auf das Thema des Lösungsfelds ab, welches generell ein Pflichtfeld ist. Dennoch hier eine kurze Rückmeldung: Ob ein Feld im Projekt ein Pflichtfeld ist (also bereits bei der Erstellung einen Wert enthalten muss), regelt der Jira-Administrator über die Feldkonfigurationen. Im Workflow kann man kein Feld verpflichtend machen, dafür bietet der Jira Standard keine Möglichkeit. – Im Marketplace gibt es jedoch Apps (beispielsweise „ScirptRunner“, „JSU Automation Suite for Jira Workflows“, „Jira Misc Workflow Extensions“, „Jira Workflow Toolbox“ und viele weitere), die nützliche Workflowfunktionen liefern. Die Apps stellen zusätzliche Validatoren wie „Required Field“, die während des Übergangs überprüfen, ob ein Feldwert enthalten ist oder nicht. Es kommt auf die Umsetzung des Herstellers an, ob im Übergangsscreen ein Sternchen angezeigt wird, dass dieses Feld verpflichtend ist.

Wir können Sie bei der Konfiguration Ihrer Use Cases sehr gern unterstützen und Sie können von unseren langjährigen Erfahrungen profitieren. Erfragen Sie doch über den nachfolgenden Link ein Angebot zur Beratung und Unterstützung an: https://www.communardo.de/communardo-leistungsportfolio-atlassian-jira/

Viele Grüße
Detlef Steinhäuser

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