Die Wohn + Stadtbau GmbH hatte schon länger das Bedürfnis, ihr CMS basiertes „Joomla!“ Intranet zu erneuern oder abzulösen. Durch den Kontakt zu anderen Wohnungsbaugesellschaften bekamen sie einen ersten Eindruck von den Vorteilen eines modernen Intranets mit Atlassian Confluence. Man entschloss sich als Unternehmensziel bis Ende 2017, das bestehende System durch eine moderne Lösung abzulösen, um
- den Mitarbeitern eine attraktive und moderne Plattform für Unternehmensinformationen bereitzustellen,
- die Mitarbeiter an der Unternehmenskommunikation zu beteiligen,
- das unternehmensweite Wissensmanagement zu unterstützen,
- die Zusammenarbeit und den Austausch unter den Mitarbeitern zu fördern.
Im Start- und Entscheidungsworkshop Ende August 2017 wurden auf der einen Seite die Möglichkeiten und typische Anwendungsfälle eines Confluence Intranets vorgestellt und dem gegenüber die bestehenden Anwendungsfälle und Ziele der Wohn + Stadtbau GmbH auf Ihre Abbildbarkeit in Confluence geprüft.
Im Workshop konnte sich das Unternehmen von der Eignung von Confluence als neues Intranet überzeugen und für ein Design-Theme zur Umsetzung entscheiden. In mehreren Workshops und Arbeitsterminen wurden die Anforderungen geschärft, priorisiert und im System konfiguriert.
Durch die vorkonfigurierten Beispiele und eine iterative Umsetzung der Anwendungsfälle und des Designs im neuen System, konnten schnell Arbeitsergebnisse geliefert und Feedback eingeholt werden. Um die Akzeptanz des neuen Intranets von Anfang an sicherzustellen, wurden die Mitarbeiter in wichtige Entscheidungsprozesse wie z.B. die Namensfindung und das Design des neuen Intranets „WiSu“ einbezogen. Weitere Maßnahmen zur Motivation, Kommunikation und Qualifikation der Mitarbeiter wurden in einem kompakten Einführungskonzept erarbeitet und verhalfen dem Veränderungsprozess der Organisation zum Erfolg.
Neben den typischen Präsenzschulungen zeigt nun bspw. ein sympathisches Einführungsvideo allen Mitarbeitern zum Start der neuen Plattform, was das neue Intranet für neue Möglichkeiten bietet und warum es so wichtig für das Unternehmen ist. Um den Worten auch gleich Taten folgen zu lassen, erhielten alle Mitarbeiter eine Starthilfe in Form eines kompakten Schulungsflyers, der nun an jedem Arbeitsplatz griffbereit für erste Hilfe sorgt.
Insgesamt konnten Konzeption, Konfiguration und Einführung der Intranet Lösung innerhalb von nur vier Monaten abgeschlossen werden. Ein großer Erfolgsfaktor war dabei das sehr engagierte und begeisterte Projektteam der Wohn + Stadtbau GmbH, das eine sehr gute und enge Zusammenarbeit mit Communardo als Dienstleister ermöglichte. Seit dem 22. Januar 2018 befindet sich das „WiSu“ der Wohn + Stadtbau GmbH erfolgreich in Betrieb.
„Wir sind begeistert, wie sehr ein gut strukturiertes Intranet die Unternehmenskommunikation und die Transparenz innerhalb des Unternehmens verbessern kann! Seit der Umstellung wird das Intranet viel intensiver von den Mitarbeitern genutzt. Durch neue Funktionen, ansprechendes Design und eine deutlich verbesserte Gliederung der Inhalte teilen wir nun regelmäßiger und einfacher Daten und Informationen mit unseren Kollegen.“
Dennis Flaskamp
Unternehmensentwicklung