Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden
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Ablösung des redaktionellen Intranets durch ein modernes kollaboratives Intranet mit Confluence

  • Die Wohn + Stadtbau GmbH ist das kom­mu­nale Wohnungsunternehmen der Stadt Münster
  • Sie ver­fügt über eine 90-jährige Firmengeschichte mit viel­fäl­ti­gen Aufgaben im städ­te­bau­li­chen, woh­nungs­po­li­ti­schen und (wohn)sozialen Bereich
  • Etwa 90 Mitarbeiter sor­gen für eine Betreuung von 6.600 Wohnungen für ca. 15.000 Mieter
  • Neubau von 200 Wohnungen pro Jahr

Die Wohn + Stadtbau GmbH hatte schon län­ger das Bedürfnis, ihr CMS basier­tes "Joomla!" Intranet zu erneu­ern oder abzu­lö­sen. Durch den Kontakt zu ande­ren Wohnungsbaugesellschaften beka­men sie einen ers­ten Eindruck von den Vorteilen eines moder­nen Intranets mit Atlassian Confluence. Man ent­schloss sich als Unternehmensziel bis Ende 2017, das bestehende System durch eine moderne Lösung abzu­lö­sen, um

  • den Mitarbeitern eine attrak­tive und moderne Plattform für Unternehmensinformationen bereit­zu­stel­len,
  • die Mitarbeiter an der Unternehmenskommunikation zu betei­li­gen,
  • das unter­neh­mens­weite Wissensmanagement zu unter­stüt­zen,
  • die Zusammenarbeit und den Austausch unter den Mitarbeitern zu för­dern.

Im Start- und Entscheidungsworkshop Ende August 2017 wur­den auf der einen Seite die Möglichkeiten und typi­sche Anwendungsfälle eines Confluence Intranets vor­ge­stellt und dem gegen­über die bestehen­den Anwendungsfälle und Ziele der Wohn + Stadtbau GmbH auf Ihre Abbildbarkeit in Confluence geprüft.

Im Workshop konnte sich das Unternehmen von der Eignung von Confluence als neues Intranet über­zeu­gen und für ein Design-Theme zur Umsetzung ent­schei­den. In meh­re­ren Workshops und Arbeitsterminen wur­den die Anforderungen geschärft, prio­ri­siert und im System kon­fi­gu­riert.

Durch die vor­kon­fi­gu­rier­ten Beispiele und eine ite­ra­tive Umsetzung der Anwendungsfälle und des Designs im neuen System, konn­ten schnell Arbeitsergebnisse gelie­fert und Feedback ein­ge­holt wer­den. Um die Akzeptanz des neuen Intranets von Anfang an sicher­zu­stel­len, wur­den die Mitarbeiter in wich­tige Entscheidungsprozesse wie z.B. die Namensfindung und das Design des neuen Intranets "WiSu" ein­be­zo­gen. Weitere Maßnahmen zur Motivation, Kommunikation und Qualifikation der Mitarbeiter wur­den in einem kom­pak­ten Einführungskonzept erar­bei­tet und ver­hal­fen dem Veränderungsprozess der Organisation zum Erfolg.

Neben den typi­schen Präsenzschulungen zeigt nun bspw. ein sym­pa­thi­sches Einführungsvideo allen Mitarbeitern zum Start der neuen Plattform, was das neue Intranet für neue Möglichkeiten bie­tet und warum es so wich­tig für das Unternehmen ist. Um den Worten auch gleich Taten fol­gen zu las­sen, erhiel­ten alle Mitarbeiter eine Starthilfe in Form eines kom­pak­ten Schulungsflyers, der nun an jedem Arbeitsplatz griff­be­reit für erste Hilfe sorgt.

Insgesamt konn­ten Konzeption, Konfiguration und Einführung der Intranet Lösung inner­halb von nur vier Monaten abge­schlos­sen wer­den. Ein gro­ßer Erfolgsfaktor war dabei das sehr enga­gierte und begeis­terte Projektteam der Wohn + Stadtbau GmbH, das eine sehr gute und enge Zusammenarbeit mit Communardo als Dienstleister ermög­lichte. Seit dem 22. Januar 2018 befin­det sich das "WiSu" der Wohn + Stadtbau GmbH erfolg­reich in Betrieb.

„Wir sind begeis­tert, wie sehr ein gut struk­tu­rier­tes Intranet die Unternehmenskommunikation und die Transparenz inner­halb des Unternehmens ver­bes­sern kann! Seit der Umstellung wird das Intranet viel inten­si­ver von den Mitarbeitern genutzt. Durch neue Funktionen, anspre­chen­des Design und eine deut­lich ver­bes­serte Gliederung der Inhalte tei­len wir nun regel­mä­ßi­ger und ein­fa­cher Daten und Informationen mit unse­ren Kollegen.“

Dennis Flaskamp

Unternehmensentwicklung

https://www.wohnstadtbau.de

Nutzen und Mehrwert für den Kunden

  • Schaffung einer zen­tra­len Plattform für die Kommunikation
  • Durch die klare Strukturierung fin­den die Mitarbeiter schnel­ler die benö­tig­ten Informationen
  • Ein schö­nes gemein­sam erar­bei­te­tes Design moti­viert zur Nutzung des Systems
  • Abteilungs- und Projektbereiche ermög­li­chen die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch
  • Fragen der Mitarbeiter sind nun trans­pa­rent in der Community sicht­bar und kön­nen von allen schnell beant­wor­tet wer­den

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Die Communardo Software GmbH nimmt den Schutz per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten sehr ernst. Aus die­sem Grund haben wir tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maßnahmen getrof­fen, die sicher­stel­len, dass die Vorschriften über den Datenschutz von uns beach­tet wer­den. Die Communardo Software GmbH gibt Ihre Daten nicht an Dritte wei­ter.

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