Vor Einführung einer Social Intranet-Lösung nutzte das Unternehmen vorrangig Outlook für die interne Kommunikation sowie die Bereitstellung von Formularen, Dokumenten oder Bilddateien.
Mit den Jahren wurden die Inhalte der öffentlichen Ordner jedoch immer umfangreicher und deren Struktur unübersichtlicher. Mitarbeiter taten sich zunehmend schwerer, die gesuchten Materialien zu finden, was wiederum zu langen Kommunikationswegen und Informationsverlusten führte.
Die Wohnungsgesellschaft stand deshalb vor der Herausforderung, die Kommunikation der verschiedenen Standorte zu verbessern und Informationen leichter zugänglich zu machen. Auf Basis von Confluence 5.8 baute die GWH schließlich in Zusammenarbeit mit Communardo ein Social Intranet auf. Anschließend ließ das Unternehmen alle Mitarbeiter an ihren jeweiligen Standorten in die Nutzung des neuen Systems einweisen. Trainer der Communardo Academy schulten dabei allgemeine Funktionen ebenso wie Anwendungsmöglichkeiten, die vor allem für bestimmte Mitarbeiterkreise relevant sind. Vor allem die integrierte Suchfunktion stieß dabei auf eine hohe Akzeptanz. Innerhalb von zwei Monaten wurden so in 32 Basis-Schulungen und sieben Advanced-Trainings sämtliche Mitarbeiter mit der für sie neuen Art der Zusammenarbeit vertraut gemacht. Im Ergebnis verfügt die GWH nun über eine zentrale Wissensbasis, auf die alle Mitarbeiter entsprechend ihrer Berechtigungen eigenständig zugreifen können. Künftig sollen Trainings zum Auffrischen und Erweitern das interne Confluence-Wissen sichern und die Akzeptanz des Systems unter den GWH-Mitarbeitern weiter fördern.
„Unser neues Intranet ist intuitiver zu bedienen und erleichtert die Kommunikation mit unseren Mitarbeitern. Die Quick Links garantieren das schnelle Auffinden häufig frequentierter Seiten und dank der Top-News erscheinen neue Inhalte immer im direkten Sichtfeld.“
Mirko Kapp
Leiter Personalentwicklung und Ausbildung