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Vision “One Enterprise Search” – Integration externer Systeme in die SharePoint-Suche

Dieser Beitrag gehört zu  einer Serie von Blogbeiträgen zum Thema SharePoint-Suche und deren Erweiterbarkeit. Im ers­ten Teil SharePoint Search: Confluence, Föderierte Suche – und warum wir einen Schritt wei­ter gehen wid­mete sich mein Kollege Heinrich Ulbricht der Föderierten Suche und beleuch­tete die Gründe, diese auf dem Weg zu einer ech­ten Unternehmenssuche ("One Enterprise Search") hin­ter sich zu las­sen.

Im vor­lie­gen­den Beitrag werde ich auf­zei­gen, wie externe Systeme im wört­li­chen Sinne in die SharePoint-Suche inte­griert wer­den kön­nen – und wel­che Optionen es dafür gibt.

Vollständige Suchintegration

Definition

Von einer "ech­ten Integration" spre­chen wir, wenn alle an die Suche ange­bun­de­nen Systeme (sowohl SharePoint selbst als auch externe Systeme) einen homo­ge­nen Suchindex befül­len. Dies ist eine grund­le­gende Anforderung an eine Unternehmenssuche und gleich­zei­tig die Abgrenzung zu einer Föderierten Suche, die sich über den OpenSearch-Standard am Suchindex des Fremdsystems bedient.

Umsetzung in der SharePoint-Suche

SharePoint bedient den Ansatz der "ech­ten Integration" und erstellt einen sol­chen gemein­sa­men Index aus ver­schie­de­nen Inhaltsquellen (Content Sources).

Folgende Optionen für die Anbindung wer­den ange­bo­ten:

  • SharePoint Websites
  • Externe Websites
  • Dateifreigaben
  • Öffentliche Exchange-Ordner
  • Branchendaten
  • Benutzerdefiniertes Repository

Bei einer voll­stän­di­gen Suchintegration wer­den für eine Suchabfrage alle Ergebnisse aus dem gemein­sa­men Suchindex zurück­ge­ge­ben. Der Index ent­hält sowohl Textinhalte als auch Metadaten für die ein­zel­nen Elemente.

Vorteile

Die Vorzüge die­ses Vorgehens lie­gen auf der Hand:

  • Integrierte Darstellung der Suchergebnisse
  • Konfiguration der Aktualisierungshäufigkeit für den Suchindex
  • Steuerung, wel­che Metadaten indi­ziert wer­den
  • Ausführen eines kon­so­li­dier­ten Backups für indi­zier­ten Inhalt
  • Performance beim Ausführen einer Suchabfrage

Weitere Vorteile kön­nen in SharePoint Search: Confluence, Föderierte Suche – und warum wir einen Schritt wei­ter gehen nach­ge­le­sen wer­den.

Präsentation der Suchergebnisse

Die inte­grierte Darstellung der Suchergebnisse pro­fi­tiert von fol­gen­den SharePoint-Funktionen:

  • Einheitliche Sortierung nach Relevanz und wahl­weise wei­te­ren Kriterien
  • Horizontale Einschränkung (Facettensuche) mit­tels Refiner – sowohl über­grei­fend über alle ange­bun­de­nen Systeme als auch dedi­ziert für ein bestimm­tes System
  • Vertikale Einschränkung auf ein­zelne Systeme mit­tels Ergebnisquellen
  • Display Templates – sowohl Standard Templates als auch benut­zer­de­fi­nierte Templates für bestimmte Ergebnistypen bzw. Inhaltsquellen
  • Abfrageregeln

Die nach­fol­gende sche­ma­ti­sche Abbildung soll die wich­tigs­ten Merkmale der inte­grier­ten Darstellung ver­an­schau­li­chen:

SharePoint-Suche: Suchcenter mit Integration externer Systeme

Die inte­grierte Darstellung der Suchergebnisse ist zwar nur einer von einer gan­zen Reihe von Trümpfen, wel­che die voll­stän­dige Suchintegration mit sich bringt, für mich (und garan­tiert auch für unsere Anwender) aber der­je­nige, wel­cher am offen­sicht­lichs­ten sein dürfte.

Gedanken zur Anbindung konkreter Systeme

Wie ich bereits ein­gangs erwähnte bie­tet SharePoint fol­gende Möglichkeiten der Integration exter­ner Systeme in die Suche:

  • Externe Websites: alle Inhalte von einer ein­zel­nen Seite bis hin zu einer kom­plet­ten Website
  • Dateifreigaben (File Shares): Inhalte einer Dateifreigabe, z. B. Dokumente und sons­tige Dateien
  • Öffentliche Exchange-Ordner (Exchange Public Folders): Nachrichten, Diskussionen und gemein­same Inhalte
  • Branchendaten (Line of Business Data): externe Datenquellen, die in einem Anwendungsmodell in einer Business Data Connectivity ‑Dienstanwendung defi­niert sind
  • Benutzerdefiniertes Repository (Custom Repository): Verwendung eines benut­zer­de­fi­nier­ten Connectors

Nachfolgend habe ich ein aus dem Unternehmensleben gegrif­fe­nes Beispiel für poten­ti­ell in die SharePoint-Suche zu inte­grie­rende Systeme dar­ge­stellt:

SharePoint-Suche: Anbindung externer Systeme

Die Integration für externe Websites, File Shares und Exchange-Ordner bringt SharePoint bereits out-of-the-box mit, die Erstellung von Inhaltsquellen für diese Systeme kann durch Konfiguration im SharePoint umge­setzt wer­den (was nicht heißt, dass man nicht auch dabei auf für graue Haare sor­gende Probleme sto­ßen kann…). Zur Integration von File Shares habe ich unlängst die Beitragsserie SharePoint-Suche: Integration von File Shares auf­ge­peppt ver­öf­fent­licht.

Eine wei­tere rela­tiv ein­fach umzu­set­zende Anbindung ist die von Datenbanktabellen, z.B. für MS SQL Server. Dies wird über die Option Branchendaten mit­tels exter­ner Inhaltstypen rea­li­siert, die Erstellung der erfor­der­li­chen exter­nen Inhaltstypen kann im ein­fachs­ten Fall im SharePoint Designer vor­ge­nom­men wer­den.

Unternehmensanwendungen kön­nen ent­we­der als Branchendaten (Line of Business Data) oder als benut­zer­de­fi­nier­tes Repository (Custom Repository) in die SharePoint-Suche ein­ge­bun­den wer­den. In bei­den Fällen bil­det die SharePoint-Dienstanwendung "Business Connectivity Services" die tech­ni­sche Grundlage für die Anbindung. Um die Autorisierung für den Zugriff auf die Fremdsysteme zu ver­wal­ten, kann eine wei­tere SharePoint-Dienstanwendung "Secure Store Service" ein­ge­setzt wer­den, wel­che die sichere Speicherung und Zuordnung von Anmeldeinformationen ermög­licht.

Die Herausforderung: SharePoint bie­tet zwar in durch­dach­ter Kombination die tech­ni­schen Voraussetzungen zum Anbinden von Unternehmensanwendungen, fer­tige Schnittstellen zu übli­chen Unternehmensanwendungen sind jedoch nicht im Lieferumfang von SharePoint ent­hal­ten. Wer Unternehmensanwendungen in die Suche inte­grie­ren möchte, muss die Anbindung indi­vi­du­ell umset­zen – oder auf bereits vor­han­dene Erweiterungen von Drittanbietern set­zen.

Confluence-Integration

An die­ser Stelle will ich den Kreis schlie­ßen und mich wie­der der ein­gangs im ers­ten Beitrag erwähn­ten Confluence Wiki-Integration zuwen­den.

Wie oben aus­ge­führt haben wir, wenn wir eine voll­stän­di­gen Suchintegration errei­chen wol­len, für die Anbindung die­ser Unternehmensanwendung zwei Optionen:

  • Individualumsetzung
  • Einsatz einer bereits vor­han­de­nen Erweiterung

Der ers­ten Option – Entwicklung eines Custom Connectors – will ich mich im nächs­ten Blogbeitrages wid­men.

Für die zweite Variante hat Communardo den Connector for SharePoint Search – for Confluence ent­wi­ckelt – eine Erweiterung für die SharePoint-Suche, die alle oben beschrie­be­nen Vorteile bie­tet. Der Connector inte­griert den Inhalt von Bereichen, Seiten, Blogbeiträgen und Kommentaren aus Confluence in die SharePoint Suche.

Zusammenfassung und Ausblick

Abschließend wol­len wir uns noch ein Beispiel für gelebte Suchintegration aus einem SharePoint-Suchcenter anschauen:

SharePoint-Suche: Beispiel Suchcenter mit Integration externer Systeme

In die Suchdienstanwendung wur­den (mit Bordmitteln) ein File Share ange­bun­den sowie (mit­tels Connector for SharePoint Search) ein Confluence-Wiki. Sehr schön zu sehen ist die inte­grierte Ergebnisdarstellung für die Ergebnisse aus den ver­schie­de­nen Inhaltsquellen, ebenso die Möglichkeit zur ver­ti­ka­len (Ergebnisquellen) bzw. hori­zon­ta­len (Refiner) Einschränkung für Suchergebnisse aus Confluence.

In den fol­gen­den Blogbeiträgen will ich die Grundlagen für die Erstellung eines Indexing Connectors sowie die die kon­krete Planung am Beispiel Confluence behan­deln, bevor es dann um Installation und Konfiguration eines sol­chen Search Connectors geht.


Sie haben Fragen oder möch­ten sich mit uns über SharePoint und die Integration von Drittsystemen unter­hal­ten? Dann kom­men Sie bitte auf uns zu. 

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Avatar Rudolf Seidel-Hanso

Hallo Fr. Riemenschneider, Ihr Artikel und ins­be­son­dere der Ausblick auf die noch aus­ste­hen­den Blogbeiträge ist sehr inter­es­sant. Ich bin zur Zeit auf der Suche nach Beiträgen wie JIRA in die SharePoint-Suche inte­griert wer­den kann. Wann ist mit der Veröffentlichung der nächs­ten Blogbeiträge zu rech­nen?

Avatar Dorrit Riemenschneider

Hallo Herr Seidel-Hanso, lei­der komme ich momen­tan abso­lut nicht dazu. Aber auf­ge­scho­ben ist nicht auf­ge­ho­ben ;-).

Wir haben übri­gens bei Communardo auch bereits dar­über nach­ge­dacht, selbst einen Search Connector für JIRA zu ent­wi­ckeln und als Produkt anzu­bie­ten. Wären Sie denn daran inter­es­siert?

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