Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden
0800 1 255 255

Virtuelle Zusammenarbeit: Nicht mehr nur für Remote-Teams

Die virtuelle Zusammenarbeit ist eine ausgezeichnete Alternative zu zeitraubenden persönlichen Treffen, aber zu wenige Menschen erkennen sie als eine praktikable Option an.

Niemand möchte den gan­zen Tag in Meetings sit­zen, vor allem nicht, wenn er sich dabei nicht pro­duk­tiv fühlt. Studien haben erge­ben, dass etwa die Hälfte der Sitzungen, an denen wir teil­neh­men, als Zeitverschwendung betrach­tet wird. Demnach ver­bringt der durch­schnitt­li­che Arbeitnehmer in Summe etwa 31 Stunden pro Monat in unpro­duk­ti­ven Meetings.

 

Meetings sind unver­zicht­bar, wenn man nichts tun will.

John Kenneth Galbraith, kana­di­scher Wirtschaftswissenschaftler

 

blank

 

 

 

 

 

 

 

Die gute Nachricht ist, dass wir uns nicht immer tref­fen müs­sen, um Dinge zu erle­di­gen. Wir leben in einem vir­tu­el­len Zeitalter und uns ste­hen zahl­rei­che vir­tu­elle Kollaborationswerkzeuge zur Verfügung, um uns zu ver­bin­den und das Beste aus Krisenzeiten zu machen.

Im Folgenden fin­den Sie eine Ideensammlung für alter­na­tive Formen von Treffen und Taktiken der vir­tu­el­len Zusammenarbeit, die Ihnen hel­fen sol­len, die Produktivität zu stei­gern und keine Zeit mehr zu ver­geu­den.

 

Was ist virtuelle Zusammenarbeit?

Unter vir­tu­el­ler Zusammenarbeit ver­steht man die Arbeit im Team, die mit Hilfe von digi­ta­len Werkzeugen zur Bewältigung von Aufgaben durch­ge­führt wird. Virtuelle Zusammenarbeit ist ein alter Hut für ver­teilte und vir­tu­elle Teams, doch sie wird in allen Arten von Unternehmen immer übli­cher. Aktuellen Anlass zum Überdenken des Home-Office-Konzepts bie­tet die Corona-Krise. Sie zwingt Unternehmen förm­lich, sich mit remote Arbeit aus­ein­an­der­zu­set­zen, soll­ten hier bis­her noch keine pas­sen­den Tools vor­lie­gen. Doch auch nach der Krise kön­nen Teams von Chat-Tools, Extranets und digi­ta­len Whiteboards pro­fi­tie­ren, sogar wenn sie im glei­chen Gebäude sit­zen.

 

Virtuelle Zusammenarbeit anstelle von Besprechungen

Zu wis­sen, wieso man ein Meeting benö­tigt, kann hel­fen, es in den digi­ta­len Raum zu über­füh­ren. Beachten Sie dafür die fol­gen­den Punkte:

Informationen austauschen

Wenn der Zweck des Treffens darin besteht, Informationen aus­zu­tau­schen, soll­ten Sie in Erwägung zie­hen, diese in eine E‑Mail, einen inter­nen Blog-Post oder sogar in einen Chat-Raum, wie bei­spiels­weise Microsoft Teams, zu ver­wan­deln. Präsenzmeetings gehen oft sehr ins Detail und nicht jeder Teilnehmer benö­tigt auch jede ein­zelne Information. Die Präsentation der Inhalte in schrift­li­cher Form ermög­licht es den Kollegen, das abzu­schöp­fen, was für ihren Arbeitsbereich rele­vant ist und gege­be­nen­falls Kommentare abzu­ge­ben.

Darum emp­feh­len wir Ihnen: Ziehen Sie in Zukunft statt einer tra­di­tio­nel­len Brainstorming-Sitzung einen Blog-Beitrag oder einen Microsoft Teams Post vor. Auch das Setzen einer Frist für Rückmeldungen und Feedback bringt Vorteile mit sich. Es hilft den Kollegen, Ihre Anfrage zu prio­ri­sie­ren und ermög­licht es ihnen, daran zu arbei­ten, wenn sie sich am meis­ten inspi­riert und frisch füh­len. Die asyn­chrone Zusammenarbeit ver­schafft Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich eige­nen Tagespläne zu erstel­len. Außerdem wer­den Unterbrechung krea­ti­ver Arbeitsabläufe ver­mie­den und intro­ver­tierte Kollegen füh­len sich beim Austausch von Ideen woh­ler.  Auch dem Phänomen des sozia­len Faulenzens, wel­ches beim Lösen von Problemen in grö­ße­ren Gruppen ent­steht, wird dadurch ent­ge­gen­ge­wirkt.

Maßnahmen ergreifen

Wenn Sie die vir­tu­elle Zusammenarbeit nut­zen, soll­ten Sie expli­zite Aufgabenlisten in Ihren gemein­sa­men Arbeitsbereichen oder Projektmanagementprogrammen in Betracht zie­hen. Für nach­hal­tige Erfolge legen wir Ihnen das Aufgaben- und Projektmanagement-Tool Atlassian Jira ans Herz. Beginnen Sie mit dem Aufbau einer Kultur der Verantwortlichkeit in Bezug auf Aufgabenzuweisungen und Fristen. Wenn Fälligkeitstermine ver­säumt wer­den und dies ein­fach unter den Tisch gekehrt wird, hal­ten die Mitarbeiter das lang­fris­tig für akzep­ta­bel und die Projekte kön­nen aus der Bahn gera­ten.

Manchmal kann die asyn­chrone Zusammenarbeit chao­tisch wer­den und sogar Zeit kos­ten. Dann ist ein Team-Chat-Raum oder sogar ein Video-Chat sehr nütz­lich. Microsoft Teams ist dafür die beste Lösung! Bei auf­kom­men­den Problemen kön­nen Sie Ihre/n Kollegen/in anchat­ten oder in Sekundenschnelle in einen Videoanruf star­ten, um gemein­sam Lösungen zu ent­wi­ckeln.

blank        blank        blank

 

Die richtigen Werkzeuge, die richtigen Leute, die richtigen Praktiken

Werkzeuge für die Zusammenarbeit kön­nen Besprechungen effek­ti­ver machen. Noch wich­ti­ger ist, dass sie die Notwendigkeit von Treffen über­haupt erst ver­rin­gern.

  • Chat-Werkzeug: Wählen Sie idea­ler­weise einen mit ver­schie­de­nen Räumen für bestimmte Aufgaben und Projekte und einer Video-Chat-Option, wie zum Beispiel Microsoft Teams. Die Möglichkeit, Ihr Team jeder­zeit und an jedem Ort zu errei­chen, ist für die Erledigung von Aufgaben sehr wert­voll und für die vir­tu­elle Zusammenarbeit uner­läss­lich. Chat-Tools kön­nen auch bei der Entscheidungsfindung und Aufgabenzuweisung hel­fen.
  • Internes Blogging/Document Sharing/Content Management System: Jede Organisation pro­du­ziert tag­täg­lich eine Vielzahl an Dokumentationsinhalten. Wenn Sie ein­mal anfan­gen, vir­tu­ell zusam­men­zu­ar­bei­ten, wird es ent­schei­dend, dass die Informationen zugäng­lich, durch­such­bar und orga­ni­siert sind. Sie müs­sen in der Lage sein, in einen Entwurf zu sprin­gen und Änderungen sofort vor­neh­men zu kön­nen. Atlassian Confluence bie­tet als Enterprise Wiki die per­fekte Lösung für zen­tra­les Arbeiten auf einer gemein­sa­men Plattform – kol­la­bo­ra­tiv, orts­un­ge­bun­den und zeit­un­ab­hän­gig.
  • Projektmanagementsoftware: Für eine erfolg­rei­che vir­tu­elle Zusammenarbeit ist es von ent­schei­den­der Bedeutung, dass Sie eine Möglichkeit haben, Aufgaben zu defi­nie­ren und Ihrem Team zuzu­wei­sen, Dateien und Bilder gemein­sam zu nut­zen und Arbeitsabläufe zu ver­fol­gen. Sie kön­nen Ihr Ziel nicht errei­chen, wenn Sie nicht wis­sen, wohin Sie gehen oder wo Sie schon gewe­sen sind. Ein Projektmanagement-Tool, wie Atlassian Jira, hilft Ihnen, Ihren Weg zu erken­nen und bringt alle auf dem Weg zusam­men.

Egal, ob Ihr Team über den gan­zen Globus ver­teilt ist oder alle an einem gro­ßen Tisch sit­zen, wenn Sie über eine pas­sende Auswahl an Kollaborations-Tools ver­fü­gen, blei­ben alle Mitarbeiter infor­miert, ohne dafür Meetings ein­be­ru­fen zu müs­sen.

Doch Werkzeuge sind nur ein Teil des Ganzen. Man benö­tigt auch Menschen, die bereit sind, Neuem gegen­über offen zu sein und Arbeit sowie ver­ein­barte Praktiken zu tei­len.

 

blank

 

Vergessen Sie nicht…

  • Höflichkeit und Freundlichkeit sind erfor­der­lich. Manchmal ist es ein­fa­cher, grau­sam zu sein, wenn jemand nicht direkt vor einem steht. Die Gruppe sollte deut­lich machen, dass unsen­si­ble oder her­ab­set­zende Sprache nicht tole­riert wird – weder vir­tu­ell noch ander­wei­tig.
  • Einer der Gründe dafür, dass man Sitzungen oft als inef­fek­tiv emp­fin­det, ist, dass die Mitarbeiter oft ohne klare Handlungspunkte die Sitzung ver­las­sen. Machen Sie Online-Meetings wert­voll, indem Sie sie mit einem Plan enden las­sen.

Mit den rich­ti­gen Werkzeugen, Personen und Praktiken haben Sie einen kla­ren Fahrplan für eine gesunde Kultur der vir­tu­el­len Zusammenarbeit, so dass Ihr Team die Möglichkeit hat, mehr Arbeit von prak­tisch über­all zu erle­di­gen.

 


Schnelle Hilfestellung für akute Anfragen

Sie müs­sen Ihre Kollegen fit für das ver­teilte Arbeiten im Homeoffice machen oder haben Fragen zu den Cloud-Plattformen von Microsoft, Atlassian oder Staffbase? Wir hel­fen Ihnen wei­ter! Kontaktieren Sie uns dafür über unsere Hotline 800–118 21 22. Weitere Informationen zum erfolg­rei­chen Arbeiten im Homeoffice und  zum Thema "Corona" fin­den Sie unter www.communardo.de/corona.

 

blank

 

Dieser Artikel ist ange­lehnt an einen Blogbeitrag von Atlassian. Hier fin­den Sie den Originalbeitrag.

 

Related Posts

Pin It on Pinterest