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Virtuelle Zusammenarbeit: Nicht mehr nur für Remote-Teams

Die virtuelle Zusammenarbeit ist eine ausgezeichnete Alternative zu zeitraubenden persönlichen Treffen, aber zu wenige Menschen erkennen sie als eine praktikable Option an.

Niemand möchte den ganzen Tag in Meetings sitzen, vor allem nicht, wenn er sich dabei nicht produktiv fühlt. Studien haben ergeben, dass etwa die Hälfte der Sitzungen, an denen wir teilnehmen, als Zeitverschwendung betrachtet wird. Demnach verbringt der durchschnittliche Arbeitnehmer in Summe etwa 31 Stunden pro Monat in unproduktiven Meetings.

 

Meetings sind unverzichtbar, wenn man nichts tun will.

John Kenneth Galbraith, kanadischer Wirtschaftswissenschaftler

 

 

 

 

 

 

 

 

Die gute Nachricht ist, dass wir uns nicht immer treffen müssen, um Dinge zu erledigen. Wir leben in einem virtuellen Zeitalter und uns stehen zahlreiche virtuelle Kollaborationswerkzeuge zur Verfügung, um uns zu verbinden und das Beste aus Krisenzeiten zu machen.

Im Folgenden finden Sie eine Ideensammlung für alternative Formen von Treffen und Taktiken der virtuellen Zusammenarbeit, die Ihnen helfen sollen, die Produktivität zu steigern und keine Zeit mehr zu vergeuden.

 

Was ist virtuelle Zusammenarbeit?

Unter virtueller Zusammenarbeit versteht man die Arbeit im Team, die mit Hilfe von digitalen Werkzeugen zur Bewältigung von Aufgaben durchgeführt wird. Virtuelle Zusammenarbeit ist ein alter Hut für verteilte und virtuelle Teams, doch sie wird in allen Arten von Unternehmen immer üblicher. Aktuellen Anlass zum Überdenken des Home-Office-Konzepts bietet die Corona-Krise. Sie zwingt Unternehmen förmlich, sich mit remote Arbeit auseinanderzusetzen, sollten hier bisher noch keine passenden Tools vorliegen. Doch auch nach der Krise können Teams von Chat-Tools, Extranets und digitalen Whiteboards profitieren, sogar wenn sie im gleichen Gebäude sitzen.

 

Virtuelle Zusammenarbeit anstelle von Besprechungen

Zu wissen, wieso man ein Meeting benötigt, kann helfen, es in den digitalen Raum zu überführen. Beachten Sie dafür die folgenden Punkte:

Informationen austauschen

Wenn der Zweck des Treffens darin besteht, Informationen auszutauschen, sollten Sie in Erwägung ziehen, diese in eine E-Mail, einen internen Blog-Post oder sogar in einen Chat-Raum, wie beispielsweise Microsoft Teams, zu verwandeln. Präsenzmeetings gehen oft sehr ins Detail und nicht jeder Teilnehmer benötigt auch jede einzelne Information. Die Präsentation der Inhalte in schriftlicher Form ermöglicht es den Kollegen, das abzuschöpfen, was für ihren Arbeitsbereich relevant ist und gegebenenfalls Kommentare abzugeben.

Darum empfehlen wir Ihnen: Ziehen Sie in Zukunft statt einer traditionellen Brainstorming-Sitzung einen Blog-Beitrag oder einen Microsoft Teams Post vor. Auch das Setzen einer Frist für Rückmeldungen und Feedback bringt Vorteile mit sich. Es hilft den Kollegen, Ihre Anfrage zu priorisieren und ermöglicht es ihnen, daran zu arbeiten, wenn sie sich am meisten inspiriert und frisch fühlen. Die asynchrone Zusammenarbeit verschafft Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich eigenen Tagespläne zu erstellen. Außerdem werden Unterbrechung kreativer Arbeitsabläufe vermieden und introvertierte Kollegen fühlen sich beim Austausch von Ideen wohler.  Auch dem Phänomen des sozialen Faulenzens, welches beim Lösen von Problemen in größeren Gruppen entsteht, wird dadurch entgegengewirkt.

Maßnahmen ergreifen

Wenn Sie die virtuelle Zusammenarbeit nutzen, sollten Sie explizite Aufgabenlisten in Ihren gemeinsamen Arbeitsbereichen oder Projektmanagementprogrammen in Betracht ziehen. Für nachhaltige Erfolge legen wir Ihnen das Aufgaben- und Projektmanagement-Tool Atlassian Jira ans Herz. Beginnen Sie mit dem Aufbau einer Kultur der Verantwortlichkeit in Bezug auf Aufgabenzuweisungen und Fristen. Wenn Fälligkeitstermine versäumt werden und dies einfach unter den Tisch gekehrt wird, halten die Mitarbeiter das langfristig für akzeptabel und die Projekte können aus der Bahn geraten.

Manchmal kann die asynchrone Zusammenarbeit chaotisch werden und sogar Zeit kosten. Dann ist ein Team-Chat-Raum oder sogar ein Video-Chat sehr nützlich. Microsoft Teams ist dafür die beste Lösung! Bei aufkommenden Problemen können Sie Ihre/n Kollegen/in anchatten oder in Sekundenschnelle in einen Videoanruf starten, um gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

               

 

Die richtigen Werkzeuge, die richtigen Leute, die richtigen Praktiken

Werkzeuge für die Zusammenarbeit können Besprechungen effektiver machen. Noch wichtiger ist, dass sie die Notwendigkeit von Treffen überhaupt erst verringern.

  • Chat-Werkzeug: Wählen Sie idealerweise einen mit verschiedenen Räumen für bestimmte Aufgaben und Projekte und einer Video-Chat-Option, wie zum Beispiel Microsoft Teams. Die Möglichkeit, Ihr Team jederzeit und an jedem Ort zu erreichen, ist für die Erledigung von Aufgaben sehr wertvoll und für die virtuelle Zusammenarbeit unerlässlich. Chat-Tools können auch bei der Entscheidungsfindung und Aufgabenzuweisung helfen.
  • Internes Blogging/Document Sharing/Content Management System: Jede Organisation produziert tagtäglich eine Vielzahl an Dokumentationsinhalten. Wenn Sie einmal anfangen, virtuell zusammenzuarbeiten, wird es entscheidend, dass die Informationen zugänglich, durchsuchbar und organisiert sind. Sie müssen in der Lage sein, in einen Entwurf zu springen und Änderungen sofort vornehmen zu können. Atlassian Confluence bietet als Enterprise Wiki die perfekte Lösung für zentrales Arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform – kollaborativ, ortsungebunden und zeitunabhängig.
  • Projektmanagementsoftware: Für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie eine Möglichkeit haben, Aufgaben zu definieren und Ihrem Team zuzuweisen, Dateien und Bilder gemeinsam zu nutzen und Arbeitsabläufe zu verfolgen. Sie können Ihr Ziel nicht erreichen, wenn Sie nicht wissen, wohin Sie gehen oder wo Sie schon gewesen sind. Ein Projektmanagement-Tool, wie Atlassian Jira, hilft Ihnen, Ihren Weg zu erkennen und bringt alle auf dem Weg zusammen.

Egal, ob Ihr Team über den ganzen Globus verteilt ist oder alle an einem großen Tisch sitzen, wenn Sie über eine passende Auswahl an Kollaborations-Tools verfügen, bleiben alle Mitarbeiter informiert, ohne dafür Meetings einberufen zu müssen.

Doch Werkzeuge sind nur ein Teil des Ganzen. Man benötigt auch Menschen, die bereit sind, Neuem gegenüber offen zu sein und Arbeit sowie vereinbarte Praktiken zu teilen.

 

 

Vergessen Sie nicht…

  • Höflichkeit und Freundlichkeit sind erforderlich. Manchmal ist es einfacher, grausam zu sein, wenn jemand nicht direkt vor einem steht. Die Gruppe sollte deutlich machen, dass unsensible oder herabsetzende Sprache nicht toleriert wird – weder virtuell noch anderweitig.
  • Einer der Gründe dafür, dass man Sitzungen oft als ineffektiv empfindet, ist, dass die Mitarbeiter oft ohne klare Handlungspunkte die Sitzung verlassen. Machen Sie Online-Meetings wertvoll, indem Sie sie mit einem Plan enden lassen.

Mit den richtigen Werkzeugen, Personen und Praktiken haben Sie einen klaren Fahrplan für eine gesunde Kultur der virtuellen Zusammenarbeit, so dass Ihr Team die Möglichkeit hat, mehr Arbeit von praktisch überall zu erledigen.

 


Schnelle Hilfestellung für akute Anfragen

Sie müssen Ihre Kollegen fit für das verteilte Arbeiten im Homeoffice machen oder haben Fragen zu den Cloud-Plattformen von Microsoft, Atlassian oder Staffbase? Wir helfen Ihnen weiter! Kontaktieren Sie uns dafür über unsere Hotline 800-118 21 22. Weitere Informationen zum erfolgreichen Arbeiten im Homeoffice und  zum Thema „Corona“ finden Sie unter www.communardo.de/corona.

 

 

Dieser Artikel ist angelehnt an einen Blogbeitrag von Atlassian. Hier finden Sie den Originalbeitrag.

 

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