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Social Intranet - geteiltes Wissen für mehr Agilität im Projektprozess

Viele Argumentationsketten zu Social Business / Enterprise 2.0 beru­hen auf den gestie­ge­nen Anforderungen zum inter­nen Wissensmanagement und zur über­grei­fen­den Projektarbeit über alle Abteilungen und Standorte hin­weg. Doch warum ist das wich­tig? Was steckt da eigent­lich dahin­ter? Und sind das nicht nur leere Phrasen?

Die organisatorische Herausforderung im Projektalltag

Stellen wir uns vor, ein Konzepter bekommt den Auftrag, eine Website zu kon­zep­tio­nie­ren. Als ers­tes muss er damit begin­nen, sich mit den Anforderungen des Kunden aus­ein­an­der­zu­set­zen. Er muss die Wünsche und die Bedenken auf­neh­men, sowohl tech­ni­scher als auch gra­fi­scher Natur. Dann muss er sich mit aktu­el­len Trends in Sachen Webdesign und Usability aus­ein­an­der­set­zen. Er muss ein­schät­zen kön­nen, wel­che Art der Gestaltung und Nutzerführung die Zielgruppe am ehes­ten ent­ge­gen anspricht. Der Kunde wüscht die Integration von Formularen, um den Nutzern per­so­na­li­sierte Informationen zur Verfügung stel­len zu kön­nen und um Adressen zu gene­rie­ren. Zudem sol­len unbe­dingt auch die sozia­len Netzwerke inte­griert wer­den – ein Like-Button ist Pflicht. Ach und natür­lich will man im Nachhinein auch wis­sen, wie sich der Nutzer auf der Seite bewegt hat und möchte daher auch ein Webtracking per Google Analytics inte­grie­ren.

Allein diese Anforderungen, und das sind nur ein paar, stel­len schon eine recht ansehn­li­che Herausforderung an den Konzepter dar, da sie viel­fäl­tige recht­li­che und orga­ni­sa­to­ri­sche Fallstricke beinhal­ten. Er muss bei­spiels­weise wis­sen, wie die aktu­elle Rechtslage in Bezug auf den Datenschutz aus­sieht. Er muss wis­sen, wie die Verarbeitung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten rechts­kon­form umge­setzt wird. Er muss sich mit Design und Nutzerführung aus­ein­an­der­set­zen, wobei Kenntnisse im respon­sive Webdesign von Vorteil sind. Eine neue Website muss natür­lich auch such­ma­schi­nen­op­ti­miert wer­den, daher sind Kenntnisse der SEO unab­ding­bar.

Muss der Konzepter die­ses Wissen selbst besit­zen bzw. auf­bauen?

Nein, denn in der Regel gibt es dafür Experten – Juristen, SEM-Spezialisten, Designer, Entwickler – die sich in die­sen Themengebieten hof­fent­lich wun­der­bar aus­ken­nen.

Wie gestaltet sich nun der normale Projektablauf?

Der Konzepter/Projektleiter beruft ein Meeting mit allen Projektmitgliedern ein:

  • die Projektmitglieder erhal­ten einen Einblick in das Projekt
  • der Konzepter stellt die Schwerpunkte und Termine vor
  • mög­li­che Problemstellen wer­den ange­spro­chen und auf­ge­nom­men

Wenn sich an den Anforderungen im wei­te­ren Projektverlauf nichts ändert, ist alles in Ordnung. Jede Woche wird nun ein Statusmeeting ver­an­stal­tet, in wel­chem der aktu­elle Konzeptstand dis­ku­tiert wird. Nach der Konzeptionsphase, die gut und gerne 2–3 Wochen dau­ern kann, wird das Konzept frei­ge­ge­ben, dann ist der Designer an der Reihe. Nach Abnahme des Designs wie­der gut 3 Wochen spä­ter, ist der Entwickler am Zug. 4 Wochen spä­ter ist der Quellcode geschrie­ben, das CMS ange­passt und die Seite kann abge­nom­men wer­den.

Doch was geschieht während der 10 Wochen Projektlaufzeit?

Google bringt ein neues Update Panda 3 her­aus, was einige bis dato bekannte Algorithmen und Verfahrensweise zur Bestimmung des Wertes einer Seite ad acta legt. Der deut­sche Datenschutz beschließt eine Verschärfung des Datenschutzgesetzes und ver­bie­tet aus­drück­lich die Nutzung des Facebook-Like-Buttons. Der Kunde über­legt sich, einige Anforderungen noch ein­mal ändern  und zusätz­lich eine Umfrage zu Beginn ein­zu­blen­den. Dem Datenschützer des Kunden miss­fällt das Datenhandling und er möchte noch den einen oder ande­ren Sicherheitsmechanismus inte­griert haben.

Dem Konzepter bleibt nichts ande­res übrig, als diese Änderungen auf­zu­neh­men, in das Konzept ein­zu­bauen und den betei­lig­ten Projektmitarbeitern zugäng­lich zu machen. Plötzlich wird er krank und eine Kollege muss über­neh­men. Dummerweise befin­det sich der aktu­elle Stand des Konzeptes nicht auf den inter­nen Serverlaufwerken, son­dern auf dem Laptop, den der­je­nige mit zu Hause hat. Aufgrund der hohen Arbeitsauslastung wird auch noch ein neuer Designer auf das Projekt gesetzt und der alte bekommt neue Aufgaben zuge­wie­sen.  Auch beim Kunden ändert sich der Ansprechpartner durch eine interne Umstrukturierung und die­ser neue Kontakt ist natür­lich noch nicht voll­um­fäng­lich infor­miert.

Die Quintessenz: ein heil­lo­ses Durcheinander und viele lose umher­ir­rende Informationen, die nie­mand so rich­tig ver­ar­bei­ten und zuord­nen kann. Der Kunde sieht seine Anforderungen nicht umge­setzt, rekla­miert das Endergebnis und for­dert Nachbesserungen ein. Diese kos­ten Zeit, Geld und schä­di­gen das Vertrauensverhältnis zwi­schen Kunde und Dienstleister.

Das Problem in die­ser Konstellation liegt in dem star­ren Projektprozess begrün­det. Er ver­zeiht kaum Informationslücken und erschwert das Reagieren auf sich ver­än­dernde Rahmenbedingungen erheb­lich. Der Austausch unter den betei­lig­ten Personen inkl. des Kunden erfolgt oft­mals infor­ma­ti­ons­asym­me­trisch – den Einen feh­len Informationen, die Andere besit­zen.

Herausforderungen für Organisation und Prozessgestaltung
Quelle: Studie Hays.de "Fachbereiche im Wandel. Wie Wissensarbeit die Unternehmen ver­än­dert"

Die Lösung durch Social Intranet Software

Social Business bzw. Enterprise 2.0 ver­folgt dahin­ge­hend einen ganz ande­ren Ansatz.  Hier ste­hen die dyna­mi­sche Wissensvermittlung und die gemein­same kol­la­bo­ra­tive Zusammenarbeit im Vordergrund.

 

Vernetzte Teams in der Projektarbeit
Quelle: Communardo

Der Standort, die per­sön­li­che Anwesenheit oder ein mög­li­cher Zeitversatz auf­grund von Zeitverschiebung über meh­rere Länder und Kontinente hin­weg spie­len dabei keine Rolle. Jeder kann zu jeder Zeit auf den Projektprozess Einfluss neh­men und Informationen, ver­än­derte Rahmenbedingungen und neue Impulse geben oder diese abru­fen.

Wie sieht das am ein­gangs erwähn­ten Bespiel aus.

Verwendung eines Social Intranet Systems für die Dokumentation

Anstatt das Meeting in einem Word-Dokument zu doku­men­tie­ren und dann dort abzu­spei­chern, wo kaum jedem dar­auf zugrei­fen kann, wer­den die bespro­che­nen Punkte in einem eigens dafür eröff­ne­ten Projektboard doku­men­tiert. Dort hat jeder Mitarbeiter und ggf. auch ein Kunde oder exter­ner Partner Zugang, sofern er die Freigabe für den ent­spre­chen­den Projektbereich bekommt.

Das Konzept wird dann eben­falls in die­sem Board erstellt. Alle benö­tig­ten Zusatzinformationen zu recht­li­chen, tech­ni­schen und gestal­te­ri­schen Besonderheiten wer­den von den betei­lig­ten Mitarbeitern in einem inter­nen Microblog oder einer Diskussionsgruppe geteilt, mit ent­spre­chen­den Suchbegriffen mar­kiert (Tagging), sodass die Auffindbarkeit gewähr­leis­tet wird und auch immer auf dem neu­es­ten Stand gehal­ten. Der Konzepter hat vor­her bereits die Informationen der für ihn wich­ti­gen Mitarbeiter und rele­vante Themenbereiche abon­niert. So kann er sich recht ein­fach auf dem Laufenden hal­ten, weil der Designer, der Jurist und der Entwickler neue Erkenntnisse und Erfahrungen im Enterprise 2.0 System in Blogs oder Diskussionsgruppen ver­öf­fent­li­chen. Studien und Umfrageergebnisse wer­den dort ebenso abge­legt wie Learnings aus ande­ren Kundenprojekten.

Das bedingt natür­lich eine gewisse Selbstdisziplin und ein gemein­sa­mes Verständnis für diese Art der Zusammenarbeit und dem wie­der­rum geht eine wich­tige Zeit der Einführung (Change Management) vor­aus.

Verwendung eines Aufgabenmanagementsystems zur Projektumsetzung

Die Anforderungen des Kunden, die Konzeptinhalte und die Rahmenbedingungen resul­tie­ren dann in Aufgabenpaketen, die in einem Aufgabenmanagementsystem ange­legt wer­den. An die­sen ein­zel­nen Paketen kön­nen die Mitarbeiter dann auch Kommentare hin­ter­las­sen und den Arbeitsfortschritt doku­men­tie­ren. Über diverse Benachrichtigungsmöglichkeiten hat sowohl der Konzepter als auch jeder andere Projektmitarbeiter jeder­zeit Kenntnis zum aktu­el­len Projektstand. Sobald der Kunde im Projektprozess einen neuen Wunsch ein­bringt, wird ein Ticket in die­sem System eröff­net und dem ent­spre­chen­den Mitarbeiter zuge­wie­sen. Sobald sich eine andere Rahmenbedingung ver­än­dert, wird dies doku­men­tiert und die Konsequenzen dar­aus eben­falls in einem Ticket zuge­wie­sen.

Alle Schritte und die gesamte Kommunikation lau­fen also in die­sem Fall über zwei Enterprise 2.0 Systeme ab, die auch mit­ein­an­der ver­bun­den sein kön­nen. Alle Informationen sind ein­seh­bar und sollte sich im Team eine Veränderung erge­ben, müs­sen neue Mitarbeiter nicht extra gebrieft wer­den, son­dern sehen am doku­men­tier­ten Projektablauf den aktu­el­len Stand und die Aufgaben, die sie über­neh­men sol­len.  Jede neue Veränderung wird agil in den Projektprozess ein­ge­bun­den. Der Kunde fühlt sich immer gut infor­miert und, da alle seine Wünsche und Anforderungen umge­setzt wer­den, in sei­nem Vertrauen zum Dienstleister bestä­tigt. Diese Transparenz ver­hin­dert teure Korrekturschleifen und unter­stützt das Projektcontrolling, sich anbah­nende Probleme oder Verzögerungen recht­zei­tig erkannt wer­den.

Das Wissen, was den Mitarbeitern nun zur Verfügung steht, unter­stützt sie in ihrer selb­stän­di­gen Arbeit und ermög­licht es ihnen, fle­xi­bel auf Veränderungen zu reagie­ren. Es gibt in die­sem Prozess keine ein­zelne Person, die sich als zen­tra­ler Informationsverteiler in vie­len Fällen als Nadelöhr erweist. Aus einer Informationsasymmetrie wird ein ver­netz­tes und agil agie­ren­des Projektteam.

Nun bleibt schluss­end­lich nur die Frage, wel­che Systeme denn dafür geeig­net sind. Pauschal ist diese Frage nicht zu beant­wor­ten, da hier jedes Unternehmen unter­schied­li­che Anforderungen und Strukturen hat, die berück­sich­tigt wer­den müs­sen. Wir selbst nut­zen intern bei­spiels­weise IBM Connections und Atlassian JIRA als Social Software für das Wissensmanagement und die gemein­same Projektarbeit. Hier ist eine aus­führ­li­che Beratung und Analyse vorab wich­tig für die nach­ge­la­gerte erfolg­rei­che tech­ni­sche und stra­te­gi­sche Einführung sol­cher Systeme im Unternehmen.

3 Eckpfeiler der Kollaboration
Quelle: Communardo

 

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Toller Artikel – danke!

Ich kann die Kernaussagen des Artikels nur bestä­ti­gen: Social Software ist für den Einsatz in sehr vie­len Projektbereichen her­vor­ra­gend geeig­net.

Exzellenter Beitrag, der Social Collaboration am kon­kre­ten Beispiel einen Software-Projektes mit Kundeneinbindung durch­de­kli­niert. Wir ver­wen­den statt IBM Connections zwar Jive, aber das ist ledig­lich eine unter­ge­ord­nete Toolentscheidung.

Schöner Artikel – Danke!

Avatar Jan Pötzscher

Besten Dank für das posi­tive Feedback. Ich sehe es genau wie Sie, Herr Oksas – die Toolentscheidung selbst spielt schluss­end­lich nicht die wich­tigste Rolle (wir nut­zen neben Connections z.B. auch SharePoint sehr aktiv). Sondern das Tool muss auf die Bedürfnisse und die Anforderungen pas­sen. Und die Mitarbeiter müs­sen irgendwo auch Spaß daran haben, es zu nut­zen, sonst ist es nur ein wei­te­res brach­lie­gen­des Social Intranet.

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