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Social Intranet – geteiltes Wissen für mehr Agilität im Projektprozess

Viele Argumentationsketten zu Social Business / Enterprise 2.0 beruhen auf den gestiegenen Anforderungen zum internen Wissensmanagement und zur übergreifenden Projektarbeit über alle Abteilungen und Standorte hinweg. Doch warum ist das wichtig? Was steckt da eigentlich dahinter? Und sind das nicht nur leere Phrasen?

Die organisatorische Herausforderung im Projektalltag

Stellen wir uns vor, ein Konzepter bekommt den Auftrag, eine Website zu konzeptionieren. Als erstes muss er damit beginnen, sich mit den Anforderungen des Kunden auseinanderzusetzen. Er muss die Wünsche und die Bedenken aufnehmen, sowohl technischer als auch grafischer Natur. Dann muss er sich mit aktuellen Trends in Sachen Webdesign und Usability auseinandersetzen. Er muss einschätzen können, welche Art der Gestaltung und Nutzerführung die Zielgruppe am ehesten entgegen anspricht. Der Kunde wüscht die Integration von Formularen, um den Nutzern personalisierte Informationen zur Verfügung stellen zu können und um Adressen zu generieren. Zudem sollen unbedingt auch die sozialen Netzwerke integriert werden – ein Like-Button ist Pflicht. Ach und natürlich will man im Nachhinein auch wissen, wie sich der Nutzer auf der Seite bewegt hat und möchte daher auch ein Webtracking per Google Analytics integrieren.

Allein diese Anforderungen, und das sind nur ein paar, stellen schon eine recht ansehnliche Herausforderung an den Konzepter dar, da sie vielfältige rechtliche und organisatorische Fallstricke beinhalten. Er muss beispielsweise wissen, wie die aktuelle Rechtslage in Bezug auf den Datenschutz aussieht. Er muss wissen, wie die Verarbeitung von personenbezogenen Daten rechtskonform umgesetzt wird. Er muss sich mit Design und Nutzerführung auseinandersetzen, wobei Kenntnisse im responsive Webdesign von Vorteil sind. Eine neue Website muss natürlich auch suchmaschinenoptimiert werden, daher sind Kenntnisse der SEO unabdingbar.

Muss der Konzepter dieses Wissen selbst besitzen bzw. aufbauen?

Nein, denn in der Regel gibt es dafür Experten – Juristen, SEM-Spezialisten, Designer, Entwickler – die sich in diesen Themengebieten hoffentlich wunderbar auskennen.

Wie gestaltet sich nun der normale Projektablauf?

Der Konzepter/Projektleiter beruft ein Meeting mit allen Projektmitgliedern ein:

  • die Projektmitglieder erhalten einen Einblick in das Projekt
  • der Konzepter stellt die Schwerpunkte und Termine vor
  • mögliche Problemstellen werden angesprochen und aufgenommen

Wenn sich an den Anforderungen im weiteren Projektverlauf nichts ändert, ist alles in Ordnung. Jede Woche wird nun ein Statusmeeting veranstaltet, in welchem der aktuelle Konzeptstand diskutiert wird. Nach der Konzeptionsphase, die gut und gerne 2-3 Wochen dauern kann, wird das Konzept freigegeben, dann ist der Designer an der Reihe. Nach Abnahme des Designs wieder gut 3 Wochen später, ist der Entwickler am Zug. 4 Wochen später ist der Quellcode geschrieben, das CMS angepasst und die Seite kann abgenommen werden.

Doch was geschieht während der 10 Wochen Projektlaufzeit?

Google bringt ein neues Update Panda 3 heraus, was einige bis dato bekannte Algorithmen und Verfahrensweise zur Bestimmung des Wertes einer Seite ad acta legt. Der deutsche Datenschutz beschließt eine Verschärfung des Datenschutzgesetzes und verbietet ausdrücklich die Nutzung des Facebook-Like-Buttons. Der Kunde überlegt sich, einige Anforderungen noch einmal ändern  und zusätzlich eine Umfrage zu Beginn einzublenden. Dem Datenschützer des Kunden missfällt das Datenhandling und er möchte noch den einen oder anderen Sicherheitsmechanismus integriert haben.

Dem Konzepter bleibt nichts anderes übrig, als diese Änderungen aufzunehmen, in das Konzept einzubauen und den beteiligten Projektmitarbeitern zugänglich zu machen. Plötzlich wird er krank und eine Kollege muss übernehmen. Dummerweise befindet sich der aktuelle Stand des Konzeptes nicht auf den internen Serverlaufwerken, sondern auf dem Laptop, den derjenige mit zu Hause hat. Aufgrund der hohen Arbeitsauslastung wird auch noch ein neuer Designer auf das Projekt gesetzt und der alte bekommt neue Aufgaben zugewiesen.  Auch beim Kunden ändert sich der Ansprechpartner durch eine interne Umstrukturierung und dieser neue Kontakt ist natürlich noch nicht vollumfänglich informiert.

Die Quintessenz: ein heilloses Durcheinander und viele lose umherirrende Informationen, die niemand so richtig verarbeiten und zuordnen kann. Der Kunde sieht seine Anforderungen nicht umgesetzt, reklamiert das Endergebnis und fordert Nachbesserungen ein. Diese kosten Zeit, Geld und schädigen das Vertrauensverhältnis zwischen Kunde und Dienstleister.

Das Problem in dieser Konstellation liegt in dem starren Projektprozess begründet. Er verzeiht kaum Informationslücken und erschwert das Reagieren auf sich verändernde Rahmenbedingungen erheblich. Der Austausch unter den beteiligten Personen inkl. des Kunden erfolgt oftmals informationsasymmetrisch – den Einen fehlen Informationen, die Andere besitzen.

Herausforderungen für Organisation und Prozessgestaltung
Quelle: Studie Hays.de „Fachbereiche im Wandel. Wie Wissensarbeit die Unternehmen verändert“

Die Lösung durch Social Intranet Software

Social Business bzw. Enterprise 2.0 verfolgt dahingehend einen ganz anderen Ansatz.  Hier stehen die dynamische Wissensvermittlung und die gemeinsame kollaborative Zusammenarbeit im Vordergrund.

 

Vernetzte Teams in der Projektarbeit
Quelle: Communardo

Der Standort, die persönliche Anwesenheit oder ein möglicher Zeitversatz aufgrund von Zeitverschiebung über mehrere Länder und Kontinente hinweg spielen dabei keine Rolle. Jeder kann zu jeder Zeit auf den Projektprozess Einfluss nehmen und Informationen, veränderte Rahmenbedingungen und neue Impulse geben oder diese abrufen.

Wie sieht das am eingangs erwähnten Bespiel aus.

Verwendung eines Social Intranet Systems für die Dokumentation

Anstatt das Meeting in einem Word-Dokument zu dokumentieren und dann dort abzuspeichern, wo kaum jedem darauf zugreifen kann, werden die besprochenen Punkte in einem eigens dafür eröffneten Projektboard dokumentiert. Dort hat jeder Mitarbeiter und ggf. auch ein Kunde oder externer Partner Zugang, sofern er die Freigabe für den entsprechenden Projektbereich bekommt.

Das Konzept wird dann ebenfalls in diesem Board erstellt. Alle benötigten Zusatzinformationen zu rechtlichen, technischen und gestalterischen Besonderheiten werden von den beteiligten Mitarbeitern in einem internen Microblog oder einer Diskussionsgruppe geteilt, mit entsprechenden Suchbegriffen markiert (Tagging), sodass die Auffindbarkeit gewährleistet wird und auch immer auf dem neuesten Stand gehalten. Der Konzepter hat vorher bereits die Informationen der für ihn wichtigen Mitarbeiter und relevante Themenbereiche abonniert. So kann er sich recht einfach auf dem Laufenden halten, weil der Designer, der Jurist und der Entwickler neue Erkenntnisse und Erfahrungen im Enterprise 2.0 System in Blogs oder Diskussionsgruppen veröffentlichen. Studien und Umfrageergebnisse werden dort ebenso abgelegt wie Learnings aus anderen Kundenprojekten.

Das bedingt natürlich eine gewisse Selbstdisziplin und ein gemeinsames Verständnis für diese Art der Zusammenarbeit und dem wiederrum geht eine wichtige Zeit der Einführung (Change Management) voraus.

Verwendung eines Aufgabenmanagementsystems zur Projektumsetzung

Die Anforderungen des Kunden, die Konzeptinhalte und die Rahmenbedingungen resultieren dann in Aufgabenpaketen, die in einem Aufgabenmanagementsystem angelegt werden. An diesen einzelnen Paketen können die Mitarbeiter dann auch Kommentare hinterlassen und den Arbeitsfortschritt dokumentieren. Über diverse Benachrichtigungsmöglichkeiten hat sowohl der Konzepter als auch jeder andere Projektmitarbeiter jederzeit Kenntnis zum aktuellen Projektstand. Sobald der Kunde im Projektprozess einen neuen Wunsch einbringt, wird ein Ticket in diesem System eröffnet und dem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen. Sobald sich eine andere Rahmenbedingung verändert, wird dies dokumentiert und die Konsequenzen daraus ebenfalls in einem Ticket zugewiesen.

Alle Schritte und die gesamte Kommunikation laufen also in diesem Fall über zwei Enterprise 2.0 Systeme ab, die auch miteinander verbunden sein können. Alle Informationen sind einsehbar und sollte sich im Team eine Veränderung ergeben, müssen neue Mitarbeiter nicht extra gebrieft werden, sondern sehen am dokumentierten Projektablauf den aktuellen Stand und die Aufgaben, die sie übernehmen sollen.  Jede neue Veränderung wird agil in den Projektprozess eingebunden. Der Kunde fühlt sich immer gut informiert und, da alle seine Wünsche und Anforderungen umgesetzt werden, in seinem Vertrauen zum Dienstleister bestätigt. Diese Transparenz verhindert teure Korrekturschleifen und unterstützt das Projektcontrolling, sich anbahnende Probleme oder Verzögerungen rechtzeitig erkannt werden.

Das Wissen, was den Mitarbeitern nun zur Verfügung steht, unterstützt sie in ihrer selbständigen Arbeit und ermöglicht es ihnen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Es gibt in diesem Prozess keine einzelne Person, die sich als zentraler Informationsverteiler in vielen Fällen als Nadelöhr erweist. Aus einer Informationsasymmetrie wird ein vernetztes und agil agierendes Projektteam.

Nun bleibt schlussendlich nur die Frage, welche Systeme denn dafür geeignet sind. Pauschal ist diese Frage nicht zu beantworten, da hier jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen und Strukturen hat, die berücksichtigt werden müssen. Wir selbst nutzen intern beispielsweise IBM Connections und Atlassian JIRA als Social Software für das Wissensmanagement und die gemeinsame Projektarbeit. Hier ist eine ausführliche Beratung und Analyse vorab wichtig für die nachgelagerte erfolgreiche technische und strategische Einführung solcher Systeme im Unternehmen.

3 Eckpfeiler der Kollaboration
Quelle: Communardo

 

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Toller Artikel – danke!

Ich kann die Kernaussagen des Artikels nur bestätigen: Social Software ist für den Einsatz in sehr vielen Projektbereichen hervorragend geeignet.

Exzellenter Beitrag, der Social Collaboration am konkreten Beispiel einen Software-Projektes mit Kundeneinbindung durchdekliniert. Wir verwenden statt IBM Connections zwar Jive, aber das ist lediglich eine untergeordnete Toolentscheidung.

Schöner Artikel – Danke!

Jan Pötzscher

Besten Dank für das positive Feedback. Ich sehe es genau wie Sie, Herr Oksas – die Toolentscheidung selbst spielt schlussendlich nicht die wichtigste Rolle (wir nutzen neben Connections z.B. auch SharePoint sehr aktiv). Sondern das Tool muss auf die Bedürfnisse und die Anforderungen passen. Und die Mitarbeiter müssen irgendwo auch Spaß daran haben, es zu nutzen, sonst ist es nur ein weiteres brachliegendes Social Intranet.

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