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Selbstmanagement im Web 2.0: Nachlese zum barcamp Mitteldeutschland

Barcamp Mitteldeutschland

Auf großes Interesse auf dem barcamp-Sonntagmorgen in Jena stiess eine Doppelsession zum Thema „Getting things done (GTD)“ oder ganz allgemein Selbstmanagement.

Im ersten Teil stellte Oliver Gassner die Essenz eines Buches von David Allen (deutsch: Selbstmanagement für den Alltag, engl: Getting things done) vor. Der zweite Teil wurde von Holger Weser und Lars Zapf von Simprove gestaltet, in dem die von Simprove angebotene Collaboration-Plattform Workity vorgestellt wurde.

David Allen sagt, dass das eigene Aufgabenmanagement über Listen erfolgen sollte, auf denen die Aufgaben mit Termin eingetragen werden. Dabei gilt die „2-Minuten-Regel“: Aufgaben die unter 2-Minuten dauern, sollten sofort erledigt werden, weil das Aufschreiben der Aufgaben länger dauert. Aufgaben sollten konkret formuliert werden, also nicht „Reifenwechsel“, sondern „Werkstatt anrufen und Termin für Reifenwechsel vereinbaren“. Aufgaben mit Termin werden in einzelne Ordner für Monate und Tage einsortiert. Diese werden zum Termin in die tägliche Inbox/ToDo-Box entleert. Die Inbox muss jeden Tag geleert werden. Aufgaben sollten einen Kontext haben (z.B. Firma, privat, mit/ohne Computer etc.) Die „Sunday-maybe-Liste“ enthält Dinge, die man irgendwann einmal angehen möchte. Für jedes Projekt oder Vorhaben sollte immer eine „nächste Aktion“ definiert werden. Die „Wating-for“-Liste enthält die Dinge, auf die wir von anderen warten, quasi eine „Delegiert“-Liste. Umsetzen kann man diese Listen mit Textdateien, Wikis, Workity oder auch ganz speziellen GTD-Plugins für Outlook etc. Man sollte immer mit dem Werkzeug arbeiten, mit dem man wirklich gern arbeitet und wenn es ein Füllhalter mit Goldfeder ist. Es geht darum, dass das System konsistent ist und dass man es immer dabei hat, z.B. als PDA oder klassisches Notizbuch. Wenn das nicht gelingt, dann muss man doch eben alle Aufgaben im Kopf haben und wird diese wieder als Bugwelle vor sich her schieben.

Zwischenfazit: Dies ein weiteres Buch im Reigen der Selbst- und Zeitmanagement Ratgeber. Der kritische Faktor zum Erfolg ist wohl die Selbstdisziplin des Einzelnen, das eigene Ordnungssystem auch konsequent umzusetzen.

Gegenstand der nachfolgenden Session war „Social Project Management“. Dafür hat Simprove die Plattform www.workity.com entwickelt. In Workity kann man im Sinne von GTD alle Aufgaben erfassen, mit Tags versehen und auch Kollegen direkt zuweisen, die ihre Aufgaben dann in ihre Aufgabenliste und in ihren (dynamischen) Kalender erhalten. Dafür gibt es eine „Was ist neu Sicht“. Zusätzlich können auch Dateien hochgeladen und vertagged werden. Es fragt sich, was der wirkliche Vorteil gegenüber der Nutzung von Microsoft Outlook ist. Holger Weser sagt dazu, dass der Ansatz von Simprove ist, das „Pull“-Prinzip anstelle des „Push“-Prinzips anzuwenden. Werden Aufgaben und Informationen gepusht, z.B. per E-Mail, dann wird man viel zu oft aus der inhaltlichen Arbeit gerissen und dadurch unproduktiv – was m.E. aber eher wieder eine Frage der Selbstdisziplin ist. Workity ist online weltweit via Web verfügbar und dadurch auch schnell über Unternehmensgrenzen hinweg einsetzbar. Mit Outlook/Exchange könnte man die meisten Features innerhalb des Unternehmens bereits umsetzen. Eine Erweiterung über die Grenzen der Exchange-Domäne hinweg ist aber nicht ohne weiteres möglich. Ein wesentlicher Unterschied ist aber, dass in Workity alle Aufgaben und Termineinträge getagged werden können, das ist wohl eine der wichtigsten Unterscheidungskriterien von Workity. Ein mobiler Zugriff über PDA und Telefon ist leider noch nicht möglich und für Folgeversionen geplant. RSS-Feeds gibt es nicht. Holger Weser sagt dazu: Unsere Kunden wünschen das nicht. Geplant ist vielmehr für die Zukunft eine interaktive Oberfläche auf Silverlight-Basis. Workity wird ausschließlich als Online-Dienst angeboten. Eine Installation im Anwenderunternehmen wird von Simprove ausdrücklich nicht angeboten, weil der Aufwand für Installation und insb. regelmäßige Sicherheitsupdates viel zu hoch sei.

Fazit: Ein weiterer interessanter Online-Service für das Projektmanagement für kleine Unternehmen, Freiberufler und firmenübergreifende Projekte und den privaten Bereich im frühen Stadium. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung.

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Fast: Was einen Termin hat kommt an sich in den Kalender, oder in die Wiedervorlage. Die Listen sind separat 😉

links for 2008-02-14…

OliverG @ iminta – what are you inta?
Ein Aktivitätsaggregator. wirkt ganz elegant genmacht auch wenn ich een Shared Items nicht reinkriege
(tags: presence aggregator iregistred)

Etavitom.com
Inspirational content
(tags: gtd life c…

Hallo Oliver G. , fand die seite / beitrag ganz interessant. Dein Beitrag scheint etwas personenezogen und nicht verstanden. Pleas specify 😎 Cheers from Austaralia Oliver

Was ist euer ansatz bezueglich einfach die tasks zu managen (wie immer das fuer den individuellen menschen passt). Habt Ihr ne idee / empfehlung wie wir einfach ueber das netz mal seine Know How managen managen und mit seinen rechnern die man so hat konsolidieren kann? Nichts fuer ungut aber danke fuer ne antwort sofer verfuegabr.

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