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Selbstmanagement im Web 2.0: Nachlese zum barcamp Mitteldeutschland

Barcamp Mitteldeutschland

Auf gro­ßes Interesse auf dem barcamp-Sonntagmorgen in Jena stiess eine Doppelsession zum Thema "Getting things done (GTD)" oder ganz all­ge­mein Selbstmanagement.

Im ers­ten Teil stellte Oliver Gassner die Essenz eines Buches von David Allen (deutsch: Selbstmanagement für den Alltag, engl: Getting things done) vor. Der zweite Teil wurde von Holger Weser und Lars Zapf von Simprove gestal­tet, in dem die von Simprove ange­bo­tene Collaboration-Plattform Workity vor­ge­stellt wurde.

David Allen sagt, dass das eigene Aufgabenmanagement über Listen erfol­gen sollte, auf denen die Aufgaben mit Termin ein­ge­tra­gen wer­den. Dabei gilt die "2‑Minuten-Regel": Aufgaben die unter 2‑Minuten dau­ern, soll­ten sofort erle­digt wer­den, weil das Aufschreiben der Aufgaben län­ger dau­ert. Aufgaben soll­ten kon­kret for­mu­liert wer­den, also nicht "Reifenwechsel", son­dern "Werkstatt anru­fen und Termin für Reifenwechsel ver­ein­ba­ren". Aufgaben mit Termin wer­den in ein­zelne Ordner für Monate und Tage ein­sor­tiert. Diese wer­den zum Termin in die täg­li­che Inbox/ToDo-Box ent­leert. Die Inbox muss jeden Tag geleert wer­den. Aufgaben soll­ten einen Kontext haben (z.B. Firma, pri­vat, mit/ohne Computer etc.) Die "Sunday-maybe-Liste" ent­hält Dinge, die man irgend­wann ein­mal ange­hen möchte. Für jedes Projekt oder Vorhaben sollte immer eine "nächste Aktion" defi­niert wer­den. Die "Wating-for"-Liste ent­hält die Dinge, auf die wir von ande­ren war­ten, quasi eine "Delegiert"-Liste. Umsetzen kann man diese Listen mit Textdateien, Wikis, Workity oder auch ganz spe­zi­el­len GTD-Plugins für Outlook etc. Man sollte immer mit dem Werkzeug arbei­ten, mit dem man wirk­lich gern arbei­tet und wenn es ein Füllhalter mit Goldfeder ist. Es geht darum, dass das System kon­sis­tent ist und dass man es immer dabei hat, z.B. als PDA oder klas­si­sches Notizbuch. Wenn das nicht gelingt, dann muss man doch eben alle Aufgaben im Kopf haben und wird diese wie­der als Bugwelle vor sich her schie­ben.

Zwischenfazit: Dies ein wei­te­res Buch im Reigen der Selbst- und Zeitmanagement Ratgeber. Der kri­ti­sche Faktor zum Erfolg ist wohl die Selbstdisziplin des Einzelnen, das eigene Ordnungssystem auch kon­se­quent umzu­set­zen.

Gegenstand der nach­fol­gen­den Session war "Social Project Management". Dafür hat Simprove die Plattform www.workity.com ent­wi­ckelt. In Workity kann man im Sinne von GTD alle Aufgaben erfas­sen, mit Tags ver­se­hen und auch Kollegen direkt zuwei­sen, die ihre Aufgaben dann in ihre Aufgabenliste und in ihren (dyna­mi­schen) Kalender erhal­ten. Dafür gibt es eine "Was ist neu Sicht". Zusätzlich kön­nen auch Dateien hoch­ge­la­den und vertag­ged wer­den. Es fragt sich, was der wirk­li­che Vorteil gegen­über der Nutzung von Microsoft Outlook ist. Holger Weser sagt dazu, dass der Ansatz von Simprove ist, das "Pull"-Prinzip anstelle des "Push"-Prinzips anzu­wen­den. Werden Aufgaben und Informationen gepusht, z.B. per E‑Mail, dann wird man viel zu oft aus der inhalt­li­chen Arbeit geris­sen und dadurch unpro­duk­tiv – was m.E. aber eher wie­der eine Frage der Selbstdisziplin ist. Workity ist online welt­weit via Web ver­füg­bar und dadurch auch schnell über Unternehmensgrenzen hin­weg ein­setz­bar. Mit Outlook/Exchange könnte man die meis­ten Features inner­halb des Unternehmens bereits umset­zen. Eine Erweiterung über die Grenzen der Exchange-Domäne hin­weg ist aber nicht ohne wei­te­res mög­lich. Ein wesent­li­cher Unterschied ist aber, dass in Workity alle Aufgaben und Termineinträge getag­ged wer­den kön­nen, das ist wohl eine der wich­tigs­ten Unterscheidungskriterien von Workity. Ein mobi­ler Zugriff über PDA und Telefon ist lei­der noch nicht mög­lich und für Folgeversionen geplant. RSS-Feeds gibt es nicht. Holger Weser sagt dazu: Unsere Kunden wün­schen das nicht. Geplant ist viel­mehr für die Zukunft eine inter­ak­tive Oberfläche auf Silverlight-Basis. Workity wird aus­schließ­lich als Online-Dienst ange­bo­ten. Eine Installation im Anwenderunternehmen wird von Simprove aus­drück­lich nicht ange­bo­ten, weil der Aufwand für Installation und insb. regel­mä­ßige Sicherheitsupdates viel zu hoch sei.

Fazit: Ein wei­te­rer inter­es­san­ter Online-Service für das Projektmanagement für kleine Unternehmen, Freiberufler und fir­men­über­grei­fende Projekte und den pri­va­ten Bereich im frü­hen Stadium. Wir sind gespannt auf die wei­tere Entwicklung.

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Fast: Was einen Termin hat kommt an sich in den Kalender, oder in die Wiedervorlage. Die Listen sind sepa­rat 😉

links for 2008-02-14…

OliverG @ iminta – what are you inta?
Ein Aktivitätsaggregator. wirkt ganz ele­gant gen­macht auch wenn ich een Shared Items nicht rein­kriege
(tags: pre­sence aggre­ga­tor ire­gis­tred)

Etavitom.com
Inspirational con­tent
(tags: gtd life c…

Hallo Oliver G. , fand die seite / bei­trag ganz inter­es­sant. Dein Beitrag scheint etwas per­so­nen­e­zo­gen und nicht ver­stan­den. Pleas spe­cify 😎 Cheers from Austaralia Oliver

Was ist euer ansatz bezue­g­lich ein­fach die tasks zu mana­gen (wie immer das fuer den indi­vi­du­el­len men­schen passt). Habt Ihr ne idee / emp­feh­lung wie wir ein­fach ueber das netz mal seine Know How mana­gen mana­gen und mit sei­nen rech­nern die man so hat kon­so­li­die­ren kann? Nichts fuer ungut aber danke fuer ne ant­wort sofer ver­fue­gabr.

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