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Partner-Blog //SEIBERT/MEDIA #DWSC19: Die Informationsflut in Confluence überwinden

Atlassian Confluence ist tief in der Arbeitswelt zig­tau­sen­der Teams auf der gan­zen Welt ver­an­kert. Die Anwendungsfälle sind so viel­fäl­tig wie die Unternehmen und Mitarbeitergruppen, die das System nut­zen. Einige der wich­tigs­ten Nutzungsszenarien begeg­nen uns aber immer wie­der: Kollegen arbei­ten quer durch die Organisation zusam­men an Inhalten, Teams doku­men­tie­ren ihre Erfahrungen und ver­schie­dene Anleitungen, Mitarbeiter stim­men ihre Projekte ab, Neuigkeiten wer­den kom­mu­ni­ziert. In vie­len Unternehmen fin­den wir sogar eine Kombination all die­ser Use Cases. Confluence agiert hier als unter­neh­mens­wei­tes Intranet, und zwar für alle Teams, von IT bis hin zur Buchhaltung – teils auch über Sprachgrenzen hin­weg.

Overkill: Auffindbarkeit, Lesbarkeit und Nutzbarkeit von Inhalten

In Confluence fin­den wir die unter­schied­lichs­ten Inhalte aller Teams. Egal, ob Druckanleitungen, Veranstaltungen, Sprint-Reviews, Ankündigungen des IT-Teams, Blogbeiträge oder Nachrichten aus der Geschäftsführung – alles läuft zen­tral zusam­men. Das resul­tiert natür­lich in einer Informationsflut, die Nutzer eher über­for­dert, als infor­miert. So wert­voll und unver­zicht­bar Confluence auch ist – diese Herausforderungen kön­nen wir nicht weg­dis­ku­tie­ren. Deshalb über­leg­ten wir uns drei Ansätze, um ihrer Herr zu wer­den.

Die Lösung: Personalisierung, Visualisierung und Konsistenz
Personalisierung – jedem genau das, was er braucht

Die Personalisierung wird spä­tes­tens bei Confluence-Instanzen mit mehr als 500 Nutzern rele­vant. Wie kön­nen wir Informationen ziel­ge­rich­tet an Nutzer(-gruppen) ver­tei­len, damit diese die rele­van­ten Signale vom Hintergrundrauschen unter­schei­den kön­nen?

Wenn wir uns der Informationsflut stel­len wol­len und unse­ren Nutzern pass­ge­naue Inhalte anbie­ten wol­len, müs­sen wir unsere Nutzer ken­nen. Wir müs­sen wis­sen, was für sie rele­vant ist. Confluence bringt nativ zwar Nutzerprofile mit, diese sind aber sehr ein­ge­schränkt. Es gibt glück­li­cher­weise Möglichkeiten die Profilfunktion sinn­voll zu erwei­tern. In Linchpin kön­nen wir Profile z. B. um Kontaktinformationen, Fotos, Details zu Aufgabengebieten, Teams, Fähigkeiten und sogar pri­va­ten Interessen erwei­tern.

Sind die Nutzerprofile der­art ange­rich­tet, kön­nen wir sie zur Grundlage unse­rer Personalisierung machen. Dadurch kön­nen wir Navigationselemente, bestimmte News-Kanäle oder Blogartikel rele­van­ten Nutzergruppen zuwei­sen – basie­rend zum Beispiel auf der Sprache, dem Fachbereich oder dem Standort. Somit haben Organisationen ein Instrument zur Verfügung, wel­ches z. B. effi­zi­ente, fle­xi­ble und moderne News-Konzepte erlaubt.

Visualisierung – die Kraft von Bildern

Ein Bild sagt bekannt­lich mehr als tau­send Worte. Deshalb müs­sen wir uns auch mit der Frage beschäf­ti­gen, wie wir Nutzern auch kom­plexe Inhalte in einer deut­li­chen Form zur Verfügung stel­len kön­nen. Schließlich sol­len die Inhalte nicht nur gut les­bar sein, son­dern auch die wei­tere Arbeit mit ihnen erleich­tern.

Einer unse­rer Vorschläge lau­tet: Diagramme. Diagramme ent­fal­ten gerade dann ihre volle Kraft, wenn es darum geht, kom­plexe Zusammenhänge und Abläufe schnell erfass­bar, les­bar und nutz­bar zu machen. Konkret bedeu­tet das Effizienz. Es ist nicht nötig, sich durch die karge Wüste aus unko­or­di­nier­ten Meeting-Notizen zu kämp­fen, wenn ein kur­zer Blick auf ein Diagramm die Sachlage per­fekt zusam­men­fasst und die Weiterarbeit an dem aus­ge­ar­bei­te­ten Konzept erleich­tert – vor allem dann, wenn unsere Diagramme und Visualisierungen wirk­lich in das Intranet inte­griert sind, eine native, auto­ma­ti­sche Versionierung mit­brin­gen und gemein­same Bearbeitung durch viele Kollegen an einem zen­tra­len Ort erlau­ben.

Konsistenz – steter Tropfen höhlt den Stein

(oder aber: Vereinheitlichung durch indi­vi­du­elle Blueprint-Vorlagen)

Doch wie stel­len wir Konsistenz und mög­lichst ein­heit­li­che Inhaltsstrukturen sicher, und zwar so, dass wir die Content-Erstellung unter­stüt­zen und für eine gute Lesbarkeit sor­gen? In einem orga­nisch gewach­se­nen Intranet sind die Inhalte oft unter­schied­lich struk­tu­riert.

Die Lösung für die­ses Problem fin­den wir in indi­vi­du­el­len Blaupausen und Vorlagen. Confluence bie­tet zwar die Möglichkeit, indi­vi­du­elle Blaupausen zu erstel­len, dafür sind aber Programmierkenntnisse not­wen­dig. Der Blueprint Creator hin­ge­gen ermög­licht es, Seiten- und Bereichsvorlagen für unsere spe­zi­fi­schen Use Cases anzu­le­gen, und das ganz ohne tech­ni­sches Know-how. Das System nimmt uns beim Erstellen von Inhalten an die Hand und fragt die not­wen­di­gen, stan­dar­di­sier­ten Informationen direkt ab. Damit sor­gen wir für Struktur.

Linchpin: Confluence zum vollwertigen Corporate-Intranet ausbauen

Die Anforderungen, die wir hier gesam­melt haben, sind hoch. Sie dre­hen sich auch nicht um Details, son­dern darum, unser Confluence-System auf eine neue Stufe zu heben und zu einem voll­wer­ti­gen, per­so­na­li­sier­ten Intranet wei­ter­zu­ent­wi­ckeln. Ganz ohne end­lose Informationsflut und dafür mit gestei­ger­ter Effizienz und einem deut­lich ver­bes­ser­ten Nutzererlebnis.

Die Lösung Linchpin, auf Basis von Confluence Server und Data Center, bie­tet genau diese Möglichkeiten und erwei­tert die Kollaborations-Plattform um die­je­ni­gen Features, die sich Organisationen von moder­nen Intranet-Systemen erhof­fen – mit erwei­ter­ten Nutzerprofilen als Basis einer umfas­sen­den Personalisierung, mit einem funk­ti­ons­rei­chen und indi­vi­du­el­len News-Modul, mit aus­ge­reif­ten Community-Funktionen, mit dem Blueprint Creator zur Herstellung von Stringenz und Struktur, mit der draw.io-Erweiterung für pro­fes­sio­nelle Visualisierungen und mit einer markt­rei­fen Mobile-Lösung, die breite Rollout-Strategien unter­stützt.

Ausführliche Infos zu den Funktionen und Einsatzszenarien der Linchpin-Suite gibt es unter www.linchpin-intranet.de.

4. Dezember 2019

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