Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden

Ihr Baukasten zur Digitalisierung von Prozessen - Microsoft 365 Power Platform

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die Vorteile und Einführung digitaler Prozesse und lernen die Microsoft 365 Power Platform näher kennen.

Unser Alltag wird durch die Digitalisierung grund­le­gend ver­än­dert. Konzerttickets oder Fahrkarten müs­sen bei­spiels­weise nicht mehr am Schalter bezahlt und aus­ge­druckt wer­den, son­dern kön­nen ein­fach über das Smartphone gekauft und gezeigt wer­den. Ähnlich kön­nen auch Firmen ihre Geschäftsabläufe digi­ta­li­sie­ren.

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In jedem Unternehmen lau­fen täg­lich unzäh­lige Prozesse ab – vom Wareneingang, den Kundenbestellungen, der Rechnungsstellung bis hin zur Produktion, über­all ver­ste­cken sich Handlungsabfolgen, die von den Mitarbeitenden in einer bestimm­ten Reihenfolge voll­zo­gen wer­den. Immer mehr Unternehmen stel­len auf digi­tale Geschäftsprozesse um – weg vom phy­si­schen Papierchaos und hin zu effi­zi­en­te­ren Abläufen und Strukturen.

Haben Sie als Unternehmer immer die Effizienz aller Abläufe im Blick?

Eines der wich­tigs­ten Ziele in Unternehmen ist das Senken unnö­ti­ger Kosten und die damit ein­her­ge­hende Steigerung der Effizienz. Genau das kön­nen Unternehmen mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen errei­chen, denn das effi­zi­ente Managen der Abläufe und des Personals führt zu enor­men Einsparungspotenzialen durch Verkürzungen. Neben der Optimierung von Workflows und der Automatisierung der Routine pro­fi­tie­ren moderne Unternehmen mit digi­ta­li­sier­ten Prozessen außer­dem von einer höhe­ren Transparenz durch Prozessübersichten, aus denen man bei­spiels­weise den aktu­el­len Prozessstatus able­sen kann. Noch dazu sind digi­tale Prozesse sicher und zuver­läs­sig dank Governance und Security. Mit dem rich­ti­gen Tool an der Hand kön­nen Medienbrüche ver­mie­den und Prozesse sowie Daten über­all und jeder­zeit ver­füg­bar gemacht wer­den, wo auch immer man sie gerade benö­tigt. Nicht zuletzt ist auch die Prozessunterstützung ein wesent­li­cher Vorteil digi­ta­ler Geschäftsprozesse, da Anwender*innen auf Grundlage hin­ter­leg­ter Daten schnel­lere und siche­rere Entscheidungen tref­fen können.

Prozessdigitalisierung – Wie funk­tio­niert das?

Das Vorhaben der Prozessdigitalisierung ist fle­xi­bel in der Ausgestaltung, stellt aber den­noch eine große Herausforderung für jedes Unternehmen dar. Setzen Sie in Ihrem Unternehmen noch auf ana­loge Papierprozesse oder E‑Mail-Workflows? Oder ver­wen­den Sie digi­tale Systeme, die aller­dings teil­weise bereits ver­al­tet sind? Legacy Systeme und Schatten-IT kön­nen keine ein­heit­li­che Plattform für Ihr Unternehmen bie­ten. Je nach­dem an wel­chem Punkt Sie sich befin­den, ste­hen Sie vor ver­schie­de­nen Herausforderungen.

Wichtig ist, dass die aktu­el­len Prozesse erst ein­mal ana­ly­siert und bewer­tet wer­den, um deren Aktualität her­aus­zu­fin­den und Optimierungspotenziale auf­zu­de­cken. Es folgt die Anpassung der poten­zi­al­be­haf­te­ten Prozesse sowie eine anschlie­ßende Analyse und Bewertung der tech­ni­schen Umsetzung. Diesem Vorgehen lie­gen eine eigene Prozessarchitektur und Vorgehensweise zu Grunde. Hier bie­tet die Microsoft Power Platform für viele Anforderungen die geeig­nete Basis, um dies für Ihr Unternehmen umzusetzen.

Die Microsoft 365 Power Platform als Grundlage der Prozessdigitalisierung

Mit der Power Platform auf Basis von Microsoft 365 steht Ihnen ein prak­ti­scher Baukasten zur Verfügung, um Ihre Geschäftsprozesse nach Ihren Vorstellungen zu gestal­ten und zu opti­mie­ren. Bestehend aus vier Bauelementen – Power Apps, Power Automate, Power BI und Power Virtual Agents – ermög­licht die Power Platform die Automatisierung Ihrer Abläufe und gewähr­leis­tet Security und Governance von Beginn an. Vor der Einführung sollte jedoch eine geeig­nete Microsoft Power Platform Strategy erar­bei­tet wer­den, um mög­li­chen Wildwuchs, Datenlecks und Schatten-IT nach­hal­tig zu verhindern. 

Die Bauelemente der Power Platform

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Mit dem ers­ten Element aus der Power Platform Power Apps kön­nen Sie benut­zer­de­fi­nierte Anwendungen für Ihre Business-Bereiche erstel­len. In einer Low-Code-Entwicklungsumgebung kön­nen die Apps schnell umge­setzt wer­den. Die ein­fa­che Oberfläche erleich­tert jedem Geschäftsbenutzer oder pro­fes­sio­nel­len Entwickler die App-Gestaltung. Damit Sie die Daten inte­grie­ren und mit die­sen inter­agie­ren kön­nen, ver­fügt Power Apps über Dienste, Konnektoren sowie einen ska­lier­ba­ren Datendienst und eine App-Plattform (Dataverse). Die Apps kön­nen auf allen Geräten aus­ge­führt wer­den, denn es wird die Erstellung von Web- und Mobilanwendungen ermöglicht.

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Mit dem zwei­ten Produkt aus der Power Platform Power Automate kön­nen Benutzer auto­ma­ti­sierte Workflows zwi­schen Anwendungen und Diensten erstel­len. Automatisieren Sie wie­der­ho­lende Geschäftsprozesse wie Kommunikation, Datenerfassungen und Entscheidungsgenehmigungen. Power Automate ermög­licht nicht nur dem ein­zel­nen Benutzer die Erstellung einer Prozessautomatisierung für Unternehmen. Mit der ein­fa­chen Power Automate-Oberfläche kön­nen Benutzer auf allen Ebenen Aufgaben auto­ma­ti­sie­ren, vom Anfänger bis zum erfah­re­nen Entwickler.

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Power BI (Business Intelligence) stellt das dritte Element aus der Power Platform dar und ist ein Analytics-Dienst für Unternehmen, der Erkenntnisse für die Analyse von Daten bereit­stellt. Die Erkenntnisse wer­den durch Datenvisualisierungen frei­ge­ge­ben, die Berichte und Dashboards bil­den, um schnelle und fun­dierte Entscheidungen zu ermög­li­chen. Power BI ist für die gesamte Organisation ska­lier­bar und bie­tet inte­grierte Governance und Sicherheit.

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Mit Power Virtual Agents kann jeder leis­tungs­fä­hige Chatbots in einer geführ­ten gra­fi­schen Benutzeroberfläche ohne Code erstel­len, ohne dass Datenwissenschaftler oder Entwickler zu benö­ti­gen. Benutzer kön­nen Chatbots die Ausführung einer Aktion ermög­li­chen, indem sie ein­fach einen Power Automate-Flow auf­ru­fen. Mithilfe von Flows kön­nen Benutzer Aktivitäten auto­ma­ti­sie­ren oder Back-End-System auf­ru­fen. Benutzer kön­nen vor­han­dene Flows nut­zen, die in ihrer Power Apps-Umgebung erstellt wur­den, oder sie kön­nen einen Flow im Dokumenterstellungsbereich für Power Virtual Agents erstellen.

Die Power Platform lässt sich mit quasi allen System ver­bin­den: ange­fan­gen von Connectoren zur gesam­ten Microsoft Infrastruktur – sei es Office 365, Azure oder Dynamics – über Social Media Connectoren wie Twitter und Facebook bis hin zu ganz spe­zi­el­len Diensten wie der Blockchain. Natürlich gibt es auch Connectoren zu den Systemen unse­res Partners Atlassian wie Jira, Trello und Bitbucket. Selbst OnPrem Legacy Systeme las­sen sich über ein Gateway spie­lend leicht in die Cloud einbinden.

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Gestalten Sie Ihre digi­tale Zukunft jetzt und bestrei­ten Sie den Weg der Prozessdigitalisierung und Einführung der Microsoft Power Platform. Gemeinsam fin­den wir für Ihren Bedarf eine opti­male Lösung.

26. März 2021

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