Unser Alltag wird durch die Digitalisierung grundlegend verändert. Konzerttickets oder Fahrkarten müssen beispielsweise nicht mehr am Schalter bezahlt und ausgedruckt werden, sondern können einfach über das Smartphone gekauft und gezeigt werden. Ähnlich können auch Firmen ihre Geschäftsabläufe digitalisieren.
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In jedem Unternehmen laufen täglich unzählige Prozesse ab – vom Wareneingang, den Kundenbestellungen, der Rechnungsstellung bis hin zur Produktion, überall verstecken sich Handlungsabfolgen, die von den Mitarbeitenden in einer bestimmten Reihenfolge vollzogen werden. Immer mehr Unternehmen stellen auf digitale Geschäftsprozesse um – weg vom physischen Papierchaos und hin zu effizienteren Abläufen und Strukturen.
Haben Sie als Unternehmer immer die Effizienz aller Abläufe im Blick?
Eines der wichtigsten Ziele in Unternehmen ist das Senken unnötiger Kosten und die damit einhergehende Steigerung der Effizienz. Genau das können Unternehmen mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen erreichen, denn das effiziente Managen der Abläufe und des Personals führt zu enormen Einsparungspotenzialen durch Verkürzungen. Neben der Optimierung von Workflows und der Automatisierung der Routine profitieren moderne Unternehmen mit digitalisierten Prozessen außerdem von einer höheren Transparenz durch Prozessübersichten, aus denen man beispielsweise den aktuellen Prozessstatus ablesen kann. Noch dazu sind digitale Prozesse sicher und zuverlässig dank Governance und Security. Mit dem richtigen Tool an der Hand können Medienbrüche vermieden und Prozesse sowie Daten überall und jederzeit verfügbar gemacht werden, wo auch immer man sie gerade benötigt. Nicht zuletzt ist auch die Prozessunterstützung ein wesentlicher Vorteil digitaler Geschäftsprozesse, da Anwender*innen auf Grundlage hinterlegter Daten schnellere und sicherere Entscheidungen treffen können.
Prozessdigitalisierung – Wie funktioniert das?
Das Vorhaben der Prozessdigitalisierung ist flexibel in der Ausgestaltung, stellt aber dennoch eine große Herausforderung für jedes Unternehmen dar. Setzen Sie in Ihrem Unternehmen noch auf analoge Papierprozesse oder E-Mail-Workflows? Oder verwenden Sie digitale Systeme, die allerdings teilweise bereits veraltet sind? Legacy Systeme und Schatten-IT können keine einheitliche Plattform für Ihr Unternehmen bieten. Je nachdem an welchem Punkt Sie sich befinden, stehen Sie vor verschiedenen Herausforderungen.
Wichtig ist, dass die aktuellen Prozesse erst einmal analysiert und bewertet werden, um deren Aktualität herauszufinden und Optimierungspotenziale aufzudecken. Es folgt die Anpassung der potenzialbehafteten Prozesse sowie eine anschließende Analyse und Bewertung der technischen Umsetzung. Diesem Vorgehen liegen eine eigene Prozessarchitektur und Vorgehensweise zu Grunde. Hier bietet die Microsoft Power Platform für viele Anforderungen die geeignete Basis, um dies für Ihr Unternehmen umzusetzen.
Die Microsoft 365 Power Platform als Grundlage der Prozessdigitalisierung
Mit der Power Platform auf Basis von Microsoft 365 steht Ihnen ein praktischer Baukasten zur Verfügung, um Ihre Geschäftsprozesse nach Ihren Vorstellungen zu gestalten und zu optimieren. Bestehend aus vier Bauelementen – Power Apps, Power Automate, Power BI und Power Virtual Agents – ermöglicht die Power Platform die Automatisierung Ihrer Abläufe und gewährleistet Security und Governance von Beginn an. Vor der Einführung sollte jedoch eine geeignete Microsoft Power Platform Strategy erarbeitet werden, um möglichen Wildwuchs, Datenlecks und Schatten-IT nachhaltig zu verhindern.
Die Bauelemente der Power Platform
Mit dem ersten Element aus der Power Platform Power Apps können Sie benutzerdefinierte Anwendungen für Ihre Business-Bereiche erstellen. In einer Low-Code-Entwicklungsumgebung können die Apps schnell umgesetzt werden. Die einfache Oberfläche erleichtert jedem Geschäftsbenutzer oder professionellen Entwickler die App-Gestaltung. Damit Sie die Daten integrieren und mit diesen interagieren können, verfügt Power Apps über Dienste, Konnektoren sowie einen skalierbaren Datendienst und eine App-Plattform (Dataverse). Die Apps können auf allen Geräten ausgeführt werden, denn es wird die Erstellung von Web- und Mobilanwendungen ermöglicht.
Mit dem zweiten Produkt aus der Power Platform Power Automate können Benutzer automatisierte Workflows zwischen Anwendungen und Diensten erstellen. Automatisieren Sie wiederholende Geschäftsprozesse wie Kommunikation, Datenerfassungen und Entscheidungsgenehmigungen. Power Automate ermöglicht nicht nur dem einzelnen Benutzer die Erstellung einer Prozessautomatisierung für Unternehmen. Mit der einfachen Power Automate-Oberfläche können Benutzer auf allen Ebenen Aufgaben automatisieren, vom Anfänger bis zum erfahrenen Entwickler.
Power BI (Business Intelligence) stellt das dritte Element aus der Power Platform dar und ist ein Analytics-Dienst für Unternehmen, der Erkenntnisse für die Analyse von Daten bereitstellt. Die Erkenntnisse werden durch Datenvisualisierungen freigegeben, die Berichte und Dashboards bilden, um schnelle und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Power BI ist für die gesamte Organisation skalierbar und bietet integrierte Governance und Sicherheit.
Mit Power Virtual Agents kann jeder leistungsfähige Chatbots in einer geführten grafischen Benutzeroberfläche ohne Code erstellen, ohne dass Datenwissenschaftler oder Entwickler zu benötigen. Benutzer können Chatbots die Ausführung einer Aktion ermöglichen, indem sie einfach einen Power Automate-Flow aufrufen. Mithilfe von Flows können Benutzer Aktivitäten automatisieren oder Back-End-System aufrufen. Benutzer können vorhandene Flows nutzen, die in ihrer Power Apps-Umgebung erstellt wurden, oder sie können einen Flow im Dokumenterstellungsbereich für Power Virtual Agents erstellen.
Die Power Platform lässt sich mit quasi allen System verbinden: angefangen von Connectoren zur gesamten Microsoft Infrastruktur - sei es Office 365, Azure oder Dynamics - über Social Media Connectoren wie Twitter und Facebook bis hin zu ganz speziellen Diensten wie der Blockchain. Natürlich gibt es auch Connectoren zu den Systemen unseres Partners Atlassian wie Jira, Trello und Bitbucket. Selbst OnPrem Legacy Systeme lassen sich über ein Gateway spielend leicht in die Cloud einbinden.
Gestalten Sie Ihre digitale Zukunft jetzt und bestreiten Sie den Weg der Prozessdigitalisierung und Einführung der Microsoft Power Platform. Gemeinsam finden wir für Ihren Bedarf eine optimale Lösung.