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Livebericht von der Cebit: Wiki-Einführung in KMUs: Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Martin Koser ist Enterprise Wiki Consultant und Blogger. Auf der Content Management Arena auf der Cebit stellte Martin Koser eben die Wiki-Einführung am Beispiel eines mittelständischen Unternehmens, der CPT GmbH aus der Nähe von Hannover vor. Hier unser Livebericht zu seinem Vortrag.

[Update 11.03.08] Die Präsentation zum Vortrag findet sich im frogpond.

Martin Koser Die Aufgabe bei CPT war es, ein bestehendes Intranet durch ein Wiki zu ergänzen. Mittelfristig soll das Intranet durch ein Wiki-Intranet vollständig abgelöst werden. Das bisherige Intranet hatte eine geringe Nutzungsquote. Das sollte deutlich verbessert werden. Zudem war das bisherige System sehr aufwändig zu pflegen und damit zu teuer. Das Unternehmen ist multinational tätig, damit war Englisch als Geschäftssprache gesetzt. Wichtig hervorzuheben ist, dass es sich nicht um ein IT-Unternehmen, sondern um ein Bauunternehmen handelt.

Die Ziele der Einführung des Wikis waren:

  • die Beteiligung durch unkomplizierte Bedienung
  • die Flexibilität und leichte Anpassbarkeit
  • die Erweiterbarkeit und Skalierbarkeit
  • die weltweite Vernetzbarkeit der verteilt arbeitenden Mitarbeiter
  • die Schnelligkeit und Agilität

Folgende Vorteile eines Wikis wurden genutzt und umgesetzt:

  • Einfachheit und Leistungsfähigkeit
  • Leichtes Erstellen, Ändern und Finden von Seiten
  • (Online-) Verfügbarkeit

Das Wiki soll in der ersten Phase bei CPT für folgende Punkte eingesetzt werden:

  • Intranet
  • Wissensmanagement
  • Glossare
  • Dokumentationen (Anleitungen, FAQs)
  • Projekt-Dokumentation
  • IT-Trainings
  • E-Learning
  • Yellow Pages
  • Wettbewerber-Informationen

Derzeit steht das System am Beginn der unternehmensweiten Einführung. In einer zweiten Phase soll das Wiki auch nach extern eingesetzt werden für:

  • Internet und Extranet
  • Serviceportal
  • Projektdokumentation und -kollaboration

Die Pilot-Umsetzung war recht schnell, innerhalb weniger Wochen, möglich. Dabei wurde folgendes Vorgehen gewählt:

  • Initialer 1-Tages-Workshop (Anforderungsanalyse, Projektplanung)
  • Angebotserstellung und Auftrag
  • Verteilte Zusammenarbeit im Projekt über ein Projekt-Wiki
  • Pilotierung des Wikis
    • erste Inhalte
    • Navigation und Hilfe
    • Guidelines und Regeln für die Zusammenarbeit
    • Einrichtung von Nutzern und Gruppen
  • Go-Live

Besonderes Augenmerk wurde auf das Training und die Einweisung der Nutzer gelegt und dafür auch besonders Rücksicht auf nicht-wiki-affine Nutzer gelegt. Hier ging es vor allem darum, Vorbilder herauszubilden, damit sich die guten Beispiele im Unternehmen schnell verbreiten. Manche Nutzer muss man dann doch mehr an die Hand nehmen und sie beim Lernprozess unterstützen.

Wichtige Erfahrungen aus dem Projekt sind, dass auch der Berater kann nur so gut sein wie der Kunde. Daher ist eine enge und produktive Zusammenarbeit ganz wichtig für den Erfolg. Der Einsatz eines Projekt-Wikis für die Zusammenarbeit im Projekt war eine große Hilfe. Hier war alles abgelegt, vom Projektplan über die Protokolle und Aufgabenlisten im Projekt.

Als Wiki-Plattform kam DokuWiki zum Einsatz. Die Auswahl erfolgte, weil Doku-Wiki einfach zu handhaben ist, ein leistungsfähiges Markup hat, über Plugins gut erweiterbar ist und ein flexibles Authentifizierungskonzept bietet. Die Technologie ist natürlich nur der kleinere Teil der Aufgabe, vielmehr geht es um die organisatorische Einbettung im Unternehmen, also die Potentiale der Web 2.0 Technologie aufzuzeigen, Veränderungsprozesse zu gestalten.

Glückwunsch an Martin Koser für dieses erfolgreiche Projekt. Es zeigt, dass Social Software nicht nur etwas für IT-Freaks ist, sondern auch für ganz bodenständige Industrieunternehmen.

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Hallo Herr Röhrborn,

danke für den Bericht, ich muss aber ein paar Sachen korrigieren bzw. präzisieren. Speziell die internen und externen Einsatzarenen habe ich bewusst allgemein vorgestellt um die Einsatzmöglichkeiten aufzuzeigen. Im vorgestellten Praxisfall wird eine kleine Auswahl daraus umgesetzt, wobei ich aus naheliegenden Gründen ja auch nicht auf diese unternehmensinternen Entscheidungen und Pläne eingehen konnte. Es bestehen NDAs an die ich mich selbstverständlich halte.

Insofern habe ich auch die heute vorgestellten Erfolgsfaktoren der Wiki-Einführung eher allgemein gehalten – sie sind meiner Erfahrung nach aber die wichtigen Stellschrauben, ohne dass diese aber spezifisch das vorgestellte Projekt kennzeichnen.

Wichtig war mir vor allem deutlich zu machen, dass die Umsetzung eines Wikis in KMU nicht ein längerfristiges und teures Projekt sein muss, sondern dass dies – entsprechende Projektbegleitung und – unterstützung vorausgesetzt – schnell und kostengünstig geschehen kann. Die zentrale Botschaft ist es hier, dass Kunde und Berater eng zusammenarbeiten müssen – der Projekterfolg ergibt sich aus der engagierten Arbeit beider und ist keine Selbstverständlichkeit.

Avatar Dirk Röhrborn

Hallo Herr Koser, vielen Dank für Ihre Präzisierung. Genau so haben wir Ihren Vortrag auch verstanden. Viel Erfolg bei der weiteren Umsetzung… Und heute auf der E 2.0 Open.
Herzliche Grüße. Dirk Röhrborn

Wikieinführung in KMU…

Im Rahmen der Content Management Arena habe ich am CeBIT Samstag ein aktuell laufendes Kundenprojekt vorgestellt (”Erfolgsfaktoren der Wiki-Einführung in KMUs”). Zusammen mit einem internen Projektteam der Firma Chevalier Pipes Techn…

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