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Livebericht von der Cebit: Wiki-Einführung in KMUs: Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Martin Koser ist Enterprise Wiki Consultant und Blogger. Auf der Content Management Arena auf der Cebit stellte Martin Koser eben die Wiki-Einführung am Beispiel eines mit­tel­stän­di­schen Unternehmens, der CPT GmbH aus der Nähe von Hannover vor. Hier unser Livebericht zu sei­nem Vortrag.

[Update 11.03.08] Die Präsentation zum Vortrag fin­det sich im frog­pond.

Martin Koser Die Aufgabe bei CPT war es, ein bestehen­des Intranet durch ein Wiki zu ergän­zen. Mittelfristig soll das Intranet durch ein Wiki-Intranet voll­stän­dig abge­löst wer­den. Das bis­he­rige Intranet hatte eine geringe Nutzungsquote. Das sollte deut­lich ver­bes­sert wer­den. Zudem war das bis­he­rige System sehr auf­wän­dig zu pfle­gen und damit zu teuer. Das Unternehmen ist mul­ti­na­tio­nal tätig, damit war Englisch als Geschäftssprache gesetzt. Wichtig her­vor­zu­he­ben ist, dass es sich nicht um ein IT-Unternehmen, son­dern um ein Bauunternehmen han­delt.

Die Ziele der Einführung des Wikis waren:

  • die Beteiligung durch unkom­pli­zierte Bedienung
  • die Flexibilität und leichte Anpassbarkeit
  • die Erweiterbarkeit und Skalierbarkeit
  • die welt­weite Vernetzbarkeit der ver­teilt arbei­ten­den Mitarbeiter
  • die Schnelligkeit und Agilität

Folgende Vorteile eines Wikis wur­den genutzt und umge­setzt:

  • Einfachheit und Leistungsfähigkeit
  • Leichtes Erstellen, Ändern und Finden von Seiten
  • (Online-) Verfügbarkeit

Das Wiki soll in der ers­ten Phase bei CPT für fol­gende Punkte ein­ge­setzt wer­den:

  • Intranet
  • Wissensmanagement
  • Glossare
  • Dokumentationen (Anleitungen, FAQs)
  • Projekt-Dokumentation
  • IT-Trainings
  • E‑Learning
  • Yellow Pages
  • Wettbewerber-Informationen

Derzeit steht das System am Beginn der unter­neh­mens­wei­ten Einführung. In einer zwei­ten Phase soll das Wiki auch nach extern ein­ge­setzt wer­den für:

  • Internet und Extranet
  • Serviceportal
  • Projektdokumentation und ‑kol­la­bo­ra­tion

Die Pilot-Umsetzung war recht schnell, inner­halb weni­ger Wochen, mög­lich. Dabei wurde fol­gen­des Vorgehen gewählt:

  • Initialer 1‑Tages-Workshop (Anforderungsanalyse, Projektplanung)
  • Angebotserstellung und Auftrag
  • Verteilte Zusammenarbeit im Projekt über ein Projekt-Wiki
  • Pilotierung des Wikis
    • erste Inhalte
    • Navigation und Hilfe
    • Guidelines und Regeln für die Zusammenarbeit
    • Einrichtung von Nutzern und Gruppen
  • Go-Live

Besonderes Augenmerk wurde auf das Training und die Einweisung der Nutzer gelegt und dafür auch beson­ders Rücksicht auf nicht-wiki-affine Nutzer gelegt. Hier ging es vor allem darum, Vorbilder her­aus­zu­bil­den, damit sich die guten Beispiele im Unternehmen schnell ver­brei­ten. Manche Nutzer muss man dann doch mehr an die Hand neh­men und sie beim Lernprozess unter­stüt­zen.

Wichtige Erfahrungen aus dem Projekt sind, dass auch der Berater kann nur so gut sein wie der Kunde. Daher ist eine enge und pro­duk­tive Zusammenarbeit ganz wich­tig für den Erfolg. Der Einsatz eines Projekt-Wikis für die Zusammenarbeit im Projekt war eine große Hilfe. Hier war alles abge­legt, vom Projektplan über die Protokolle und Aufgabenlisten im Projekt.

Als Wiki-Plattform kam DokuWiki zum Einsatz. Die Auswahl erfolgte, weil Doku-Wiki ein­fach zu hand­ha­ben ist, ein leis­tungs­fä­hi­ges Markup hat, über Plugins gut erwei­ter­bar ist und ein fle­xi­bles Authentifizierungskonzept bie­tet. Die Technologie ist natür­lich nur der klei­nere Teil der Aufgabe, viel­mehr geht es um die orga­ni­sa­to­ri­sche Einbettung im Unternehmen, also die Potentiale der Web 2.0 Technologie auf­zu­zei­gen, Veränderungsprozesse zu gestal­ten.

Glückwunsch an Martin Koser für die­ses erfolg­rei­che Projekt. Es zeigt, dass Social Software nicht nur etwas für IT-Freaks ist, son­dern auch für ganz boden­stän­dige Industrieunternehmen.

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Hallo Herr Röhrborn,

danke für den Bericht, ich muss aber ein paar Sachen kor­ri­gie­ren bzw. prä­zi­sie­ren. Speziell die inter­nen und exter­nen Einsatzarenen habe ich bewusst all­ge­mein vor­ge­stellt um die Einsatzmöglichkeiten auf­zu­zei­gen. Im vor­ge­stell­ten Praxisfall wird eine kleine Auswahl dar­aus umge­setzt, wobei ich aus nahe­lie­gen­den Gründen ja auch nicht auf diese unter­neh­mens­in­ter­nen Entscheidungen und Pläne ein­ge­hen konnte. Es bestehen NDAs an die ich mich selbst­ver­ständ­lich halte.

Insofern habe ich auch die heute vor­ge­stell­ten Erfolgsfaktoren der Wiki-Einführung eher all­ge­mein gehal­ten – sie sind mei­ner Erfahrung nach aber die wich­ti­gen Stellschrauben, ohne dass diese aber spe­zi­fisch das vor­ge­stellte Projekt kenn­zeich­nen.

Wichtig war mir vor allem deut­lich zu machen, dass die Umsetzung eines Wikis in KMU nicht ein län­ger­fris­ti­ges und teu­res Projekt sein muss, son­dern dass dies – ent­spre­chende Projektbegleitung und – unter­stüt­zung vor­aus­ge­setzt – schnell und kos­ten­güns­tig gesche­hen kann. Die zen­trale Botschaft ist es hier, dass Kunde und Berater eng zusam­men­ar­bei­ten müs­sen – der Projekterfolg ergibt sich aus der enga­gier­ten Arbeit bei­der und ist keine Selbstverständlichkeit.

Avatar Dirk Röhrborn

Hallo Herr Koser, vie­len Dank für Ihre Präzisierung. Genau so haben wir Ihren Vortrag auch ver­stan­den. Viel Erfolg bei der wei­te­ren Umsetzung… Und heute auf der E 2.0 Open.
Herzliche Grüße. Dirk Röhrborn

Wikieinführung in KMU…

Im Rahmen der Content Management Arena habe ich am CeBIT Samstag ein aktu­ell lau­fen­des Kundenprojekt vor­ge­stellt (”Erfolgsfaktoren der Wiki-Einführung in KMUs”). Zusammen mit einem inter­nen Projektteam der Firma Chevalier Pipes Techn…

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