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Leads von eigenem CMS in Dynamics 365 übernehmen

Um Kontaktanfragen von Interessenten im Dynamics übertragen zu können, hatte man bis April 2019 nur die Möglichkeit, ein Dynamics 365-Portal zu nutzen, wenn man auf eine Eigenentwicklung verzichten wollte. Es musste ein Portal eingerichtet und eine Landingpage in Dynamics 365 Marketing erstellt werden. Hier konnte man ein Formular einbinden. Die Leads aus dem Formular wurden automatisch als Leaddatensatz in Dynamics übertragen. Portale waren auch Voraussetzung, um das Abonnementcenter und Einblicke nutzen zu können.

Seit April 2019 sind die Portale jedoch optional, die Formulare aus Dynamics 365 Marketing können nun auch nahtlos in ein gewünschtes Content-Management-System (CMS) eines Drittanbieters integriert werden. Ebenso ist es möglich, Daten aus bereits bestehenden Formularen auf externen Seiten auszulesen und an Dynamics zu übertragen.

Folgende Möglichkeiten gibt es, um Leads von der Website ins Dynamics CRM zu übernehmen

Formulare aus Dynamics 365 Marketing auf Website einbinden

Formulare, die in Dynamics erstellt worden sind, können auf einer externen Website mittels Java-Script Code eingebunden werden. Es wird ein Lead erstellt, wenn jemand das Formular absendet. Falls der Kontakt im System bereits vorhanden ist, wird er automatisch dem Lead zugeordnet. Falls nicht, wird ein neuer Kontakt erstellt. Einzelne Formulare können auf mehreren Seiten eingebunden werden. Im Feld Thema kann man erkennen, aus welchem Formular die Anfrage kam.

Dynamics 365 Formular-Leads

 

Das Formular wird mit einem Marketingformular Designer ohne Programmierkenntnisse erstellt.

Dynamics 365 Formulardesigner

 

In der Toolbox gibt es verschiedene Elemente, wie z. B. Dreispaltige Abschnitte, die mit Drag and Drop auf dem Formular platziert werden. Auf diese Weise werden auch Felder aus dem Lead- oder Kontaktdatensatz, wie Vorname, Nachname, E-Mail usw. in den jeweiligen Abschnitten positioniert. Die beim Absenden eingetragenen Daten werden in das entsprechende Feld geschrieben.

Dynamics 365 Toolbox

 

Das Aussehen der einzelnen Felder kann bis zu einem gewissen Grad im Designer angepasst werden.

Dynamics 365 Formular-Styling

 

Im Editor kann auch der HTML-Code bearbeitet werden, um das Aussehen anzupassen. Eine weitere Möglichkeit ist, das Formular in „Rohform“ auf der Website einzubinden und mit den vorhandenen CSS-Klassen das Styling direkt auf der Website und nicht in Dynamics 365 Marketing vorzunehmen.

Dynamics 365 html Editor

Formularerfassung aus Dynamics 365 Marketing nutzen

Die Formularerfassung aus Dynamics 365 Marketing bietet sich an, um Daten aus den Formularen einer externen Website zu holen. Hierfür muss in den jeweiligen Landingpages mit den Formularen ein JavaScript-Code eingebunden werden, um die Formulardaten ins CRM-System übernehmen zu können. Es ist keine Änderung an der Website notwendig.

Auch hier wird in Dynamics ein Lead erstellt, wenn jemand das Formular absendet. Für jede Seite, auf der Formularerfassung zum Einsatz kommen soll, wird ein eigenes Script eingebunden. Bei jeder Anfrage wird die URL der betreffenden Seite mitgegeben, somit ist eine genaue Zuordnung der Quellseite möglich.

Ein paar Dinge sind bei der Einbindung allerdings zu beachten. Die Formulare dürfen nicht per Ajax abgesendet werden, damit die Formularerfassung einwandfrei funktioniert. Bei manchen Formular Plugins von CMS-Systemen kann man die entsprechende Einstellung vornehmen.

Sobald das Script eingebunden ist, erkennt Dynamics 365 Marketing die Felder. Dann kann eine Zuordnung der Felder des externen Formulares zu den Feldern in Dynamics 365 Marketing vorgenommen werden. Es bietet sich an, die Felder in Dynamics 365 Marketing unter Marketingvorlagen –> Formularfelder vor der Zuordnung zu erstellen. Bei Absenden des Formulares werden die Daten in die Zugeordneten Felder geschrieben.

Dynamics 365 Feldzuordnung

 

Sowohl bei den Formularen, die in Dynamics 365 erstellt wurden, als auch bei einer Formularerfassung gibt es im Reiter „Einblicke“ ein Dashboard. Hier kann man sich einen Überblick verschaffen, wie oft die Formularseite aufgerufen, das Formular abgesendet und neue Kontakte/Leads aus dem Formular heraus erstellt worden sind.

Dynamics 365 Einblicke

 

Weitere Informationen zur Einbettung von Formularen:

https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365/marketing/embed-forms

 

Datenschutzrechtliche Anforderungen beachten

Um ein Formular einzubetten und die Formularerfassung zu nutzen, muss jeweils ein JavaScript Code aus Dynamics 365 eingebunden werden. Daher ist vorab zu prüfen, welche datenschutzrechtlichen Anforderungen beachtet werden müssen bei der Einbindung von externen Skripten. Nach neuester Gesetzgebung erfordern extern eingebundene Skripte die Zustimmung des Nutzers. Hier können die jeweiligen Datenschutzbeauftragten Auskunft geben.

Unter folgenden Link gibt es Informationen zur Datenschutz/DSGVO-Konformität von Dynamics 365.

https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365/get-started/gdpr/

Alternative: Mailweiterleitung von Website an Dynamics 365 zur Leaderzeugung

Falls o. g. Möglichkeiten nicht in Frage kommen oder technisch nicht umsetzbar sind, kann man auch per Mail einen Lead in Dynamics 365 erzeugen. Diese Leads können in Dynamics 365 Marketing ebenfalls in Marketingkampagnen einbezogen werden.

Hierfür wird in Dynamics 365 unter Einstellungen –> Unternehmensmanagement zunächst eine Warteschlange eingerichtet, an welche man eine Mail senden kann. Wenn eine Mail in der Warteschlange eingeht, wird im Bereich Service unter Aktivitäten eine Aktivität vom Aktivitätstyp E-Mail erzeugt.

Das Erzeugen dieser Aktivität nehmen wir als Auslöser für eine Regel für automatische Datensatzerstellung und -aktualisierung, diese findet man auch unter Einstellungen –> Unternehmensmanagement.

Dynamics 365 Regel-fuer-Datensatzerstellung

 

Ein Regelelement wird so konfiguriert, dass ein Lead erstellt wird, sobald eine E-Mail Aktivität in der genannten Warteschlange erstellt wird.Dynamics 365 Lead-erzeugen

 

In den Eigenschaften kann noch angegeben werden, in welche Felder die Informationen aus der Mail eingefügt werden sollen, wie z. B. der Betreff und die Absender-E-Mail-Adresse

Dynamics 365 Feldzuordnung-Regel

 

Wenn bereits ein Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse in Dynamics existiert, wird der Kontakt automatisch der Mail-Aktivität zugeordnet.

Fazit

Die meisten Organisationen verwenden bereits eine eigene Website, meistens mit einem CMS. Für sie ist Dynamics 365 Marketing nun attraktiver, da die umfangreichen Funktionen wie Marketingautomation, Leadnurturing und Leadscoring auch mit bereits bestehenden Systemen genutzt werden können. Es ist nicht mehr nötig, ein Dynamics 365-Portal einzurichten und dort die Landingpages zu hosten. Die Einstiegshürde ist geringer um die zahlreichen, teils auch KI-unterstützte Funktionen, von Dynamics 365 Marketing zu nutzen, um Leads zur Vertriebsreife zu bringen.

Weitere Infos zu Marketingautomation mit Dynamics 365 Marketing gibt es in diesem Blogbeitrag: Marketingautomation mit Dynamics 365 Marketing

11. März 2020

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