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Leads von eigenem CMS in Dynamics 365 übernehmen

Um Kontaktanfragen von Interessenten im Dynamics über­tra­gen zu kön­nen, hatte man bis April 2019 nur die Möglichkeit, ein Dynamics 365-Portal zu nut­zen, wenn man auf eine Eigenentwicklung ver­zich­ten wollte. Es musste ein Portal ein­ge­rich­tet und eine Landingpage in Dynamics 365 Marketing erstellt wer­den. Hier konnte man ein Formular ein­bin­den. Die Leads aus dem Formular wur­den auto­ma­tisch als Leaddatensatz in Dynamics über­tra­gen. Portale waren auch Voraussetzung, um das Abonnementcenter und Einblicke nut­zen zu kön­nen.

Seit April 2019 sind die Portale jedoch optio­nal, die Formulare aus Dynamics 365 Marketing kön­nen nun auch naht­los in ein gewünsch­tes Content-Management-System (CMS) eines Drittanbieters inte­griert wer­den. Ebenso ist es mög­lich, Daten aus bereits bestehen­den Formularen auf exter­nen Seiten aus­zu­le­sen und an Dynamics zu über­tra­gen.

Folgende Möglichkeiten gibt es, um Leads von der Website ins Dynamics CRM zu über­neh­men

Formulare aus Dynamics 365 Marketing auf Website einbinden

Formulare, die in Dynamics erstellt wor­den sind, kön­nen auf einer exter­nen Website mit­tels Java-Script Code ein­ge­bun­den wer­den. Es wird ein Lead erstellt, wenn jemand das Formular absen­det. Falls der Kontakt im System bereits vor­han­den ist, wird er auto­ma­tisch dem Lead zuge­ord­net. Falls nicht, wird ein neuer Kontakt erstellt. Einzelne Formulare kön­nen auf meh­re­ren Seiten ein­ge­bun­den wer­den. Im Feld Thema kann man erken­nen, aus wel­chem Formular die Anfrage kam.

Dynamics 365 Formular-Leads

 

Das Formular wird mit einem Marketingformular Designer ohne Programmierkenntnisse erstellt.

Dynamics 365 Formulardesigner

 

In der Toolbox gibt es ver­schie­dene Elemente, wie z. B. Dreispaltige Abschnitte, die mit Drag and Drop auf dem Formular plat­ziert wer­den. Auf diese Weise wer­den auch Felder aus dem Lead- oder Kontaktdatensatz, wie Vorname, Nachname, E‑Mail usw. in den jewei­li­gen Abschnitten posi­tio­niert. Die beim Absenden ein­ge­tra­ge­nen Daten wer­den in das ent­spre­chende Feld geschrie­ben.

Dynamics 365 Toolbox

 

Das Aussehen der ein­zel­nen Felder kann bis zu einem gewis­sen Grad im Designer ange­passt wer­den.

Dynamics 365 Formular-Styling

 

Im Editor kann auch der HTML-Code bear­bei­tet wer­den, um das Aussehen anzu­pas­sen. Eine wei­tere Möglichkeit ist, das Formular in „Rohform“ auf der Website ein­zu­bin­den und mit den vor­han­de­nen CSS-Klassen das Styling direkt auf der Website und nicht in Dynamics 365 Marketing vor­zu­neh­men.

Dynamics 365 html Editor

Formularerfassung aus Dynamics 365 Marketing nutzen

Die Formularerfassung aus Dynamics 365 Marketing bie­tet sich an, um Daten aus den Formularen einer exter­nen Website zu holen. Hierfür muss in den jewei­li­gen Landingpages mit den Formularen ein JavaScript-Code ein­ge­bun­den wer­den, um die Formulardaten ins CRM-System über­neh­men zu kön­nen. Es ist keine Änderung an der Website not­wen­dig.

Auch hier wird in Dynamics ein Lead erstellt, wenn jemand das Formular absen­det. Für jede Seite, auf der Formularerfassung zum Einsatz kom­men soll, wird ein eige­nes Script ein­ge­bun­den. Bei jeder Anfrage wird die URL der betref­fen­den Seite mit­ge­ge­ben, somit ist eine genaue Zuordnung der Quellseite mög­lich.

Ein paar Dinge sind bei der Einbindung aller­dings zu beach­ten. Die Formulare dür­fen nicht per Ajax abge­sen­det wer­den, damit die Formularerfassung ein­wand­frei funk­tio­niert. Bei man­chen Formular Plugins von CMS-Systemen kann man die ent­spre­chende Einstellung vor­neh­men.

Sobald das Script ein­ge­bun­den ist, erkennt Dynamics 365 Marketing die Felder. Dann kann eine Zuordnung der Felder des exter­nen Formulares zu den Feldern in Dynamics 365 Marketing vor­ge­nom­men wer­den. Es bie­tet sich an, die Felder in Dynamics 365 Marketing unter Marketingvorlagen –> Formularfelder vor der Zuordnung zu erstel­len. Bei Absenden des Formulares wer­den die Daten in die Zugeordneten Felder geschrie­ben.

Dynamics 365 Feldzuordnung

 

Sowohl bei den Formularen, die in Dynamics 365 erstellt wur­den, als auch bei einer Formularerfassung gibt es im Reiter „Einblicke“ ein Dashboard. Hier kann man sich einen Überblick ver­schaf­fen, wie oft die Formularseite auf­ge­ru­fen, das Formular abge­sen­det und neue Kontakte/Leads aus dem Formular her­aus erstellt wor­den sind.

Dynamics 365 Einblicke

 

Weitere Informationen zur Einbettung von Formularen:

https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365/marketing/embed-forms

 

Datenschutzrechtliche Anforderungen beachten

Um ein Formular ein­zu­bet­ten und die Formularerfassung zu nut­zen, muss jeweils ein JavaScript Code aus Dynamics 365 ein­ge­bun­den wer­den. Daher ist vorab zu prü­fen, wel­che daten­schutz­recht­li­chen Anforderungen beach­tet wer­den müs­sen bei der Einbindung von exter­nen Skripten. Nach neu­es­ter Gesetzgebung erfor­dern extern ein­ge­bun­dene Skripte die Zustimmung des Nutzers. Hier kön­nen die jewei­li­gen Datenschutzbeauftragten Auskunft geben.

Unter fol­gen­den Link gibt es Informationen zur Datenschutz/DSGVO-Konformität von Dynamics 365.

https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365/get-started/gdpr/

Alternative: Mailweiterleitung von Website an Dynamics 365 zur Leaderzeugung

Falls o. g. Möglichkeiten nicht in Frage kom­men oder tech­nisch nicht umsetz­bar sind, kann man auch per Mail einen Lead in Dynamics 365 erzeu­gen. Diese Leads kön­nen in Dynamics 365 Marketing eben­falls in Marketingkampagnen ein­be­zo­gen wer­den.

Hierfür wird in Dynamics 365 unter Einstellungen –> Unternehmensmanagement zunächst eine Warteschlange ein­ge­rich­tet, an wel­che man eine Mail sen­den kann. Wenn eine Mail in der Warteschlange ein­geht, wird im Bereich Service unter Aktivitäten eine Aktivität vom Aktivitätstyp E‑Mail erzeugt.

Das Erzeugen die­ser Aktivität neh­men wir als Auslöser für eine Regel für auto­ma­ti­sche Datensatzerstellung und ‑aktua­li­sie­rung, diese fin­det man auch unter Einstellungen –> Unternehmensmanagement.

Dynamics 365 Regel-fuer-Datensatzerstellung

 

Ein Regelelement wird so kon­fi­gu­riert, dass ein Lead erstellt wird, sobald eine E‑Mail Aktivität in der genann­ten Warteschlange erstellt wird.Dynamics 365 Lead-erzeugen

 

In den Eigenschaften kann noch ange­ge­ben wer­den, in wel­che Felder die Informationen aus der Mail ein­ge­fügt wer­den sol­len, wie z. B. der Betreff und die Absender-E-Mail-Adresse

Dynamics 365 Feldzuordnung-Regel

 

Wenn bereits ein Kontakt mit die­ser E‑Mail-Adresse in Dynamics exis­tiert, wird der Kontakt auto­ma­tisch der Mail-Aktivität zuge­ord­net.

Fazit

Die meis­ten Organisationen ver­wen­den bereits eine eigene Website, meis­tens mit einem CMS. Für sie ist Dynamics 365 Marketing nun attrak­ti­ver, da die umfang­rei­chen Funktionen wie Marketingautomation, Leadnurturing und Leadscoring auch mit bereits bestehen­den Systemen genutzt wer­den kön­nen. Es ist nicht mehr nötig, ein Dynamics 365-Portal ein­zu­rich­ten und dort die Landingpages zu hos­ten. Die Einstiegshürde ist gerin­ger um die zahl­rei­chen, teils auch KI-unterstützte Funktionen, von Dynamics 365 Marketing zu nut­zen, um Leads zur Vertriebsreife zu brin­gen.

Weitere Infos zu Marketingautomation mit Dynamics 365 Marketing gibt es in die­sem Blogbeitrag: Marketingautomation mit Dynamics 365 Marketing

11. März 2020

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