Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden

Leads von eigenem CMS in Dynamics 365 übernehmen

Um Kontaktanfragen von Interessenten im Dynamics über­tra­gen zu kön­nen, hatte man bis April 2019 nur die Möglichkeit, ein Dynamics 365-Portal zu nut­zen, wenn man auf eine Eigenentwicklung ver­zich­ten wollte. Es musste ein Portal ein­ge­rich­tet und eine Landingpage in Dynamics 365 Marketing erstellt wer­den. Hier konnte man ein Formular ein­bin­den. Die Leads aus dem Formular wur­den auto­ma­tisch als Leaddatensatz in Dynamics über­tra­gen. Portale waren auch Voraussetzung, um das Abonnementcenter und Einblicke nut­zen zu können.

Seit April 2019 sind die Portale jedoch optio­nal, die Formulare aus Dynamics 365 Marketing kön­nen nun auch naht­los in ein gewünsch­tes Content-Management-System (CMS) eines Drittanbieters inte­griert wer­den. Ebenso ist es mög­lich, Daten aus bereits bestehen­den Formularen auf exter­nen Seiten aus­zu­le­sen und an Dynamics zu übertragen.

Folgende Möglichkeiten gibt es, um Leads von der Website ins Dynamics CRM zu übernehmen

Formulare aus Dynamics 365 Marketing auf Website einbinden

Formulare, die in Dynamics erstellt wor­den sind, kön­nen auf einer exter­nen Website mit­tels Java-Script Code ein­ge­bun­den wer­den. Es wird ein Lead erstellt, wenn jemand das Formular absen­det. Falls der Kontakt im System bereits vor­han­den ist, wird er auto­ma­tisch dem Lead zuge­ord­net. Falls nicht, wird ein neuer Kontakt erstellt. Einzelne Formulare kön­nen auf meh­re­ren Seiten ein­ge­bun­den wer­den. Im Feld Thema kann man erken­nen, aus wel­chem Formular die Anfrage kam.

Dynamics 365 Formular-Leads

 

Das Formular wird mit einem Marketingformular Designer ohne Programmierkenntnisse erstellt.

Dynamics 365 Formulardesigner

 

In der Toolbox gibt es ver­schie­dene Elemente, wie z. B. Dreispaltige Abschnitte, die mit Drag and Drop auf dem Formular plat­ziert wer­den. Auf diese Weise wer­den auch Felder aus dem Lead- oder Kontaktdatensatz, wie Vorname, Nachname, E‑Mail usw. in den jewei­li­gen Abschnitten posi­tio­niert. Die beim Absenden ein­ge­tra­ge­nen Daten wer­den in das ent­spre­chende Feld geschrieben.

Dynamics 365 Toolbox

 

Das Aussehen der ein­zel­nen Felder kann bis zu einem gewis­sen Grad im Designer ange­passt werden.

Dynamics 365 Formular-Styling

 

Im Editor kann auch der HTML-Code bear­bei­tet wer­den, um das Aussehen anzu­pas­sen. Eine wei­tere Möglichkeit ist, das Formular in „Rohform“ auf der Website ein­zu­bin­den und mit den vor­han­de­nen CSS-Klassen das Styling direkt auf der Website und nicht in Dynamics 365 Marketing vorzunehmen.

Dynamics 365 html Editor

Formularerfassung aus Dynamics 365 Marketing nutzen

Die Formularerfassung aus Dynamics 365 Marketing bie­tet sich an, um Daten aus den Formularen einer exter­nen Website zu holen. Hierfür muss in den jewei­li­gen Landingpages mit den Formularen ein JavaScript-Code ein­ge­bun­den wer­den, um die Formulardaten ins CRM-System über­neh­men zu kön­nen. Es ist keine Änderung an der Website notwendig.

Auch hier wird in Dynamics ein Lead erstellt, wenn jemand das Formular absen­det. Für jede Seite, auf der Formularerfassung zum Einsatz kom­men soll, wird ein eige­nes Script ein­ge­bun­den. Bei jeder Anfrage wird die URL der betref­fen­den Seite mit­ge­ge­ben, somit ist eine genaue Zuordnung der Quellseite möglich.

Ein paar Dinge sind bei der Einbindung aller­dings zu beach­ten. Die Formulare dür­fen nicht per Ajax abge­sen­det wer­den, damit die Formularerfassung ein­wand­frei funk­tio­niert. Bei man­chen Formular Plugins von CMS-Systemen kann man die ent­spre­chende Einstellung vornehmen.

Sobald das Script ein­ge­bun­den ist, erkennt Dynamics 365 Marketing die Felder. Dann kann eine Zuordnung der Felder des exter­nen Formulares zu den Feldern in Dynamics 365 Marketing vor­ge­nom­men wer­den. Es bie­tet sich an, die Felder in Dynamics 365 Marketing unter Marketingvorlagen –> Formularfelder vor der Zuordnung zu erstel­len. Bei Absenden des Formulares wer­den die Daten in die Zugeordneten Felder geschrieben.

Dynamics 365 Feldzuordnung

 

Sowohl bei den Formularen, die in Dynamics 365 erstellt wur­den, als auch bei einer Formularerfassung gibt es im Reiter „Einblicke“ ein Dashboard. Hier kann man sich einen Überblick ver­schaf­fen, wie oft die Formularseite auf­ge­ru­fen, das Formular abge­sen­det und neue Kontakte/Leads aus dem Formular her­aus erstellt wor­den sind.

Dynamics 365 Einblicke

 

Weitere Informationen zur Einbettung von Formularen:

https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365/marketing/embed-forms

 

Datenschutzrechtliche Anforderungen beachten

Um ein Formular ein­zu­bet­ten und die Formularerfassung zu nut­zen, muss jeweils ein JavaScript Code aus Dynamics 365 ein­ge­bun­den wer­den. Daher ist vorab zu prü­fen, wel­che daten­schutz­recht­li­chen Anforderungen beach­tet wer­den müs­sen bei der Einbindung von exter­nen Skripten. Nach neu­es­ter Gesetzgebung erfor­dern extern ein­ge­bun­dene Skripte die Zustimmung des Nutzers. Hier kön­nen die jewei­li­gen Datenschutzbeauftragten Auskunft geben.

Unter fol­gen­den Link gibt es Informationen zur Datenschutz/DSGVO-Konformität von Dynamics 365.

https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365/get-started/gdpr/

Alternative: Mailweiterleitung von Website an Dynamics 365 zur Leaderzeugung

Falls o. g. Möglichkeiten nicht in Frage kom­men oder tech­nisch nicht umsetz­bar sind, kann man auch per Mail einen Lead in Dynamics 365 erzeu­gen. Diese Leads kön­nen in Dynamics 365 Marketing eben­falls in Marketingkampagnen ein­be­zo­gen werden.

Hierfür wird in Dynamics 365 unter Einstellungen –> Unternehmensmanagement zunächst eine Warteschlange ein­ge­rich­tet, an wel­che man eine Mail sen­den kann. Wenn eine Mail in der Warteschlange ein­geht, wird im Bereich Service unter Aktivitäten eine Aktivität vom Aktivitätstyp E‑Mail erzeugt.

Das Erzeugen die­ser Aktivität neh­men wir als Auslöser für eine Regel für auto­ma­ti­sche Datensatzerstellung und ‑aktua­li­sie­rung, diese fin­det man auch unter Einstellungen –> Unternehmensmanagement.

Dynamics 365 Regel-fuer-Datensatzerstellung

 

Ein Regelelement wird so kon­fi­gu­riert, dass ein Lead erstellt wird, sobald eine E‑Mail Aktivität in der genann­ten Warteschlange erstellt wird.Dynamics 365 Lead-erzeugen

 

In den Eigenschaften kann noch ange­ge­ben wer­den, in wel­che Felder die Informationen aus der Mail ein­ge­fügt wer­den sol­len, wie z. B. der Betreff und die Absender-E-Mail-Adresse

Dynamics 365 Feldzuordnung-Regel

 

Wenn bereits ein Kontakt mit die­ser E‑Mail-Adresse in Dynamics exis­tiert, wird der Kontakt auto­ma­tisch der Mail-Aktivität zugeordnet.

Fazit

Die meis­ten Organisationen ver­wen­den bereits eine eigene Website, meis­tens mit einem CMS. Für sie ist Dynamics 365 Marketing nun attrak­ti­ver, da die umfang­rei­chen Funktionen wie Marketingautomation, Leadnurturing und Leadscoring auch mit bereits bestehen­den Systemen genutzt wer­den kön­nen. Es ist nicht mehr nötig, ein Dynamics 365-Portal ein­zu­rich­ten und dort die Landingpages zu hos­ten. Die Einstiegshürde ist gerin­ger um die zahl­rei­chen, teils auch KI-unterstützte Funktionen, von Dynamics 365 Marketing zu nut­zen, um Leads zur Vertriebsreife zu bringen.

Weitere Infos zu Marketingautomation mit Dynamics 365 Marketing gibt es in die­sem Blogbeitrag: Marketingautomation mit Dynamics 365 Marketing

11. März 2020

Pin It on Pinterest