Ideenmanagement mit Jira und Confluence
Ideenmanagement leichtgewichtig mit Jira und Confluence – ohne zusätzliche Add-ons.
Sie haben bereits Confluence und Jira im Einsatz und sind auf der Suche nach neuen Anwendungsfeldern? In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mithilfe der beiden Atlassian-Lösungen gleichzeitig Ihre Mitarbeiter zufriedener machen und einen langfristigen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen können.
Warum Ideenmanagement?
'Durch das Ideenmanagement steigern wir unsere Wettbewerbsfähigkeit und optimieren Abläufe', erklärt der Chemiekonzern. Insgesamt seien [innerhalb eines Jahres] bei BASF von rund 12.000 Mitarbeitern gut 19.000 Ideen eingereicht worden. [..] Die Entwicklungen der Mitarbeiter brachten dem Unternehmen insgesamt Einsparungen in Höhe von 33,2 Millionen Euro.
— ZEIT In den Köpfen der Mitarbeiter schlummern Milliarden – von Peter Ilg
Ideen- und Innovationsmanagement ist eine rundum gute Sache. Während der Arbeitgeber von Verbesserungen besonders im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit profitiert, haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, aktiv in das Unternehmensgeschehen einzugreifen und sich mit ihren Ideen ein Stück weit selbst zu verwirklichen. Mitarbeiter, die erleben, dass ihre Idee die Firma besser macht und dafür Lob und vielleicht sogar eine Prämie erhalten, sind motivierter und loyaler. Davon profitiert wiederum auch das Unternehmen.
Studien und Erfahrungsberichte im Netz:
Warum brauche ich dafür Software wie Confluence und Jira?
Brauchen Sie nicht unbedingt. Bei kleineren Unternehmen mit zehn Ideen im Jahr genügt zur reinen Ideenverwaltung sicherlich eine Excel-Tabelle. Aber selbst da stellt sich die Frage: Wie können Mitarbeiter zur aktiven Teilnahme animiert werden? Wo laden sie die Ideen ab? Wie kann über Vorschläge diskutiert und diese bewertet werden? Wir möchten Ihnen zeigen, warum eine in Ihr Intranet integrierte Lösung besser ist.
Die folgende Grafik soll veranschaulichen, welche Aufgaben / Funktionen von welchem der beiden Systeme übernommen / bereitgestellt werden:
Aufmerksamkeit erlangen: Widgets
Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zum aktiven Mitgestalten! Beispielsweise indem Sie die beliebtesten neuen Ideen auf der Startseite Ihres Modernen Intranets präsentieren. So werden die Mitarbeiter ohne aktives Suchen jeden Tag aufs Neue mit den aktuellen Vorschlägen konfrontiert. Profitieren Sie von Netzwerkeffekten ("Mh, ja wenn Kollege Zöllner seine Idee eingestellt hat, dann kann ich das auch…!") und ermöglichen Sie durch den Diskurs (Kommentarfunktion, Abstimmungsmechanismen) eine Eigendynamik.
Das Einbinden einer Übersicht, wie in den Grafiken dargestellt, ist durch Makros überall in Confluence möglich. Die Ideen selbst liegen als Vorgänge in Jira und werden beim Betreten der Seite automatisch geladen. In den Makro-Einstellungen lässt sich genau konfigurieren, welche Ideen anzuzeigen sind (z.B. die beliebtesten oder neusten).
Ideen schnell und einfach einsenden
Im Confluence-Bereich "Ideen und Verbesserungsvorschläge" zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie einfach diese eine Idee einstellen können und wie es danach weitergeht. Wie entscheidet sich, ob eine Idee umgesetzt wird? Gibt es vielleicht eine Prämie für besonders gute Vorschläge? Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Ihnen ihre Idee wichtig ist und senken Sie dadurch Barrieren.
Mit einem Klick auf den Button "Neue Idee" wird ein simples Formular geöffnet, das die Eingabe aller notwendigen Informationen ermöglicht. Beim Absenden wird automatisch ein Jira-Ticket im Projekt "Ideenmanagement" angelegt. Beobachter, wie der Ideenkoordinator, erhalten bei Bedarf automatisch eine E-Mail. Somit entgeht ihnen kein Beitrag.
Prozess in Jira
Besonders für mittelständische und große Unternehmen mit einem hohen Ideeaufkommen ist eine systematische Bearbeitung der Zusendungen im Sinne der Übersichtlichkeit von großer Relevanz. Für diesen Zweck ist Jira das ideale Werkzeug, da sich damit ganz einfach der eigene Ideenmanagementprozess abbilden und nutzen lassen kann. In der Grafik sehen Sie einen simplen Beispiel-Workflow für einen Idee-Prozess.
Jedes der Kästchen stellt einen bestimmten Status (1) dar, in dem sich eine Idee befinden kann.
Die Standardfunktionalitäten von Confluence und Jira eignen sich wunderbar für ein leichtgewichtiges und dennoch umfangreiches Ideenmanagement.
