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Ideenmanagement mit Jira und Confluence

Ideenmanagement leichtgewichtig mit Jira und Confluence – ohne zusätzliche Add-ons.

Sie haben bereits Confluence und Jira im Einsatz und sind auf der Suche nach neuen Anwendungsfeldern? In die­sem Beitrag möch­ten wir Ihnen zei­gen, wie Sie mit­hilfe der bei­den Atlassian-Lösungen gleich­zei­tig Ihre Mitarbeiter zufrie­de­ner machen und einen lang­fris­ti­gen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaf­fen können.

Warum Ideenmanagement?

'Durch das Ideenmanagement stei­gern wir unsere Wettbewerbsfähigkeit und opti­mie­ren Abläufe', erklärt der Chemiekonzern. Insgesamt seien [inner­halb eines Jahres] bei BASF von rund 12.000 Mitarbeitern gut 19.000 Ideen ein­ge­reicht wor­den. [..] Die Entwicklungen der Mitarbeiter brach­ten dem Unternehmen ins­ge­samt Einsparungen in Höhe von 33,2 Millionen Euro.

ZEIT In den Köpfen der Mitarbeiter schlum­mern Milliarden – von Peter Ilg

Ideen- und Innovationsmanagement ist eine rundum gute Sache. Während der Arbeitgeber von Verbesserungen beson­ders im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit pro­fi­tiert, haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, aktiv in das Unternehmensgeschehen ein­zu­grei­fen und sich mit ihren Ideen ein Stück weit selbst zu ver­wirk­li­chen. Mitarbeiter, die erle­ben, dass ihre Idee die Firma bes­ser macht und dafür Lob und viel­leicht sogar eine Prämie erhal­ten, sind moti­vier­ter und loya­ler. Davon pro­fi­tiert wie­derum auch das Unternehmen.

Studien und Erfahrungsberichte im Netz:

ZEIT In den Köpfen der Mitarbeiter schlum­mern Milliarden – von Peter Ilg
ZEIT Mitarbeiter und Kunden als Ideenquelle – von Ulrich Groothuis
star­ting up Wie pro­fes­sio­nel­les Ideenmanagement heute funk­tio­niert – von David P. Heberling

Warum brauche ich dafür Software wie Confluence und Jira?

Brauchen Sie nicht unbe­dingt. Bei klei­ne­ren Unternehmen mit zehn Ideen im Jahr genügt zur rei­nen Ideenverwaltung sicher­lich eine Excel-Tabelle. Aber selbst da stellt sich die Frage: Wie kön­nen Mitarbeiter zur akti­ven Teilnahme ani­miert wer­den? Wo laden sie die Ideen ab? Wie kann über Vorschläge dis­ku­tiert und diese bewer­tet wer­den? Wir möch­ten Ihnen zei­gen, warum eine in Ihr Intranet inte­grierte Lösung bes­ser ist.
Die fol­gende Grafik soll ver­an­schau­li­chen, wel­che Aufgaben / Funktionen von wel­chem der bei­den Systeme über­nom­men / bereit­ge­stellt werden:

Aufmerksamkeit erlangen: Widgets

Ideenwidget auf DashboardMotivieren Sie Ihre Mitarbeiter zum akti­ven Mitgestalten! Beispielsweise indem Sie die belieb­tes­ten neuen Ideen auf der Startseite Ihres Modernen Intranets prä­sen­tie­ren. So wer­den die Mitarbeiter ohne akti­ves Suchen jeden Tag aufs Neue mit den aktu­el­len Vorschlägen kon­fron­tiert. Profitieren Sie von Netzwerkeffekten ("Mh, ja wenn Kollege Zöllner seine Idee ein­ge­stellt hat, dann kann ich das auch…!") und ermög­li­chen Sie durch den Diskurs (Kommentarfunktion, Abstimmungsmechanismen) eine Eigendynamik.

Das Einbinden einer Übersicht, wie in den Grafiken dar­ge­stellt, ist durch Makros über­all in Confluence mög­lich. Die Ideen selbst lie­gen als Vorgänge in Jira und wer­den beim Betreten der Seite auto­ma­tisch gela­den. In den Makro-Einstellungen lässt sich genau kon­fi­gu­rie­ren, wel­che Ideen anzu­zei­gen sind (z.B. die belieb­tes­ten oder neusten).

Ideen schnell und einfach einsenden

Anleitung Ideenmanagement ConfluenceIm Confluence-Bereich "Ideen und Verbesserungsvorschläge" zei­gen Sie Ihren Mitarbeitern, wie ein­fach diese eine Idee ein­stel­len kön­nen und wie es danach wei­ter­geht. Wie ent­schei­det sich, ob eine Idee umge­setzt wird? Gibt es viel­leicht eine Prämie für beson­ders gute Vorschläge? Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Ihnen ihre Idee wich­tig ist und sen­ken Sie dadurch Barrieren.

Eingabemaske Neue Idee erstellen JiraMit einem Klick auf den Button "Neue Idee" wird ein simp­les Formular geöff­net, das die Eingabe aller not­wen­di­gen Informationen ermög­licht. Beim Absenden wird auto­ma­tisch ein Jira-Ticket im Projekt "Ideenmanagement" ange­legt. Beobachter, wie der Ideenkoordinator, erhal­ten bei Bedarf auto­ma­tisch eine E‑Mail. Somit ent­geht ihnen kein Beitrag.

Prozess in Jira

Idee-Prozess JiraBesonders für mit­tel­stän­di­sche und große Unternehmen mit einem hohen Ideeaufkommen ist eine sys­te­ma­ti­sche Bearbeitung der Zusendungen im Sinne der Übersichtlichkeit von gro­ßer Relevanz. Für die­sen Zweck ist Jira das ideale Werkzeug, da sich damit ganz ein­fach der eigene Ideenmanagementprozess abbil­den und nut­zen las­sen kann. In der Grafik sehen Sie einen simp­len Beispiel-Workflow für einen Idee-Prozess.
Jedes der Kästchen stellt einen bestimm­ten Status (1) dar, in dem sich eine Idee befin­den kann.

Dokumentation und Zusammenarbeit

Idee in Jira
Für eine ein­fa­che Erklärung der Idee genügt oft das Beschreibungsfeld (3) des Jira-Vorgangs. Ergänzend las­sen sich dort auch Anhänge hin­zu­fü­gen. Für auf­wän­dige Ideen und zur Koordination der Umsetzung eig­net sich wie­derum Confluence. Dafür wird für die Idee eine neue Seite im Bereich "Ideen und Verbesserungsvorschläge" (7) erstellt und diese mit dem Vorgang in Jira ver­knüpft (4). Jetzt kön­nen alle Mitarbeiter an der Verbesserung feilen.
Kommentare (5) und eine simple Abstimmfunktion gehö­ren zu den Standardfunktionalitäten von Jira. Mithilfe der Kommentare kann über die Idee dis­ku­tiert wer­den – viel­leicht hat jemand einen Verbesserungsvorschlag für den Verbesserungsvorschlag? Bei der nati­ven Bewertungsfunktion von JIRA (6) kön­nen Nutzer für einen Vorgang abstim­men (oder eben nicht für ihn abstim­men). Auswerten lässt sich dabei ledig­lich die Anzahl an Stimmen. Durch die Erweiterung Issue Rating for Jira lässt sich eine auf Sternen basie­rende Bewertungsfunktion nach­rüs­ten (2). Damit kön­nen Ideen mit 1 bis 5 Sternen bewer­tet wer­den. Außerdem wird die Anzahl getä­tig­ter Bewertungen erfasst.


Zusammenfassung

Die Standardfunktionalitäten von Confluence und Jira eig­nen sich wun­der­bar für ein leicht­ge­wich­ti­ges und den­noch umfang­rei­ches Ideenmanagement. Wenn Sie sich unsere Demo-Umsetzung anse­hen möch­ten (die Screenshots ver­lin­ken direkt dort hin), erhal­ten Sie hier inner­halb weni­ger Sekunden Zugang.
Wenn Sie Fragen haben, Anregungen suchen oder Hilfe bei der Umsetzung benö­ti­gen, rufen wir Sie gerne zurück.

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Hallo Communardo!
Großartige Idee und coole Vorschläge (y)
Nun hät­ten wir so ein Ideenmanagement auch gerne bei uns im Unternehmen umge­setzt. Leider muss­ten wir aber fest­stel­len, dass Euer "Issue Rating for JIRA" nicht mehr im Marketplace zur Verfügung steht. Wie kommt's? Gibt es eine Alternative von Euch? Andere Plugins im Marketplace schei­nen ja nicht annä­hernd den Funktionsumfang von "Issue Rating for JIRA" zu haben.
Besten Dank für eine Antwort & viele Grüße! 

https://marketplace.atlassian.com/archive/de.communardo.jira.plugins.issue-rating-for-jira

Hallo Sabrina,

das Issue Rating Add-on ist wei­ter­hin als Bestandteil indi­vi­du­el­ler Lösungen ver­füg­bar. Bitte schreib uns bei Interesse eine direkte Nachricht unter communardo.de/kontakt. Wir hel­fen Dir gern weiter. 🙂

Freundliche Grüße
Martin Böhme

Hallo Communardo!

Wie viel Lizenzen für Jira wür­den hier­für benö­tigt? Würde eine 10er Lizenz für die "Verwalter" der Lizenzen rei­chen? Es wäre schön wenn die Ideen auch durch die Mitarbeiter kom­men­tiert und gevo­tet wer­den können.

Viele Grüße
Dirk

Hallo Dirk,
ein Szenario, in dem zwar jeder Mitarbeiter Ideen ein­rei­chen kann, aber nur wenige „Verwalter“ eine Jira-Lizenz haben, ist rea­li­sier­bar. Allerdings könn­ten dann die Ideen nur anonym ein­ge­reicht wer­den und die Mitarbeiter könn­ten nicht kom­men­tie­ren und voten (denn das kann nur ein Mitarbeiter mit Lizenz).
Wenn jeder kom­men­tie­ren, voten, beob­ach­ten, bei­tra­gen, … kön­nen soll, emp­feh­len wir für jeden Mitarbeiter eine Jira-Core-Lizenz (Kostenübersicht).
Viele Grüße
Martin Böhme

Hm.. das ist bei 2000 Anwendern dann schon eine Hausnummer… Hm… $$$
Man muss halt mal zusam­men­tra­gen was man noch alles mit JIRA Confluence umset­zen kann.

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