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Vom Nutzer zum Fan – Machen Sie die Einführung Ihres Confluence Intranets zum Erfolg

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was Sie bei der Einführung Ihres Confluence Intranets beachten müssen, damit es unter Ihren Mitarbeitern zum Erfolg wird.

Unsere lang­jäh­rige Erfahrung zeigt: Die gute tech­ni­sche Umsetzung eines Confluence Intranets führt nicht immer auto­ma­tisch zum Erfolg und eine hohe Akzeptanz der Nutzer. In die­sem Blogbeitrag ver­ra­ten wir Ihnen, wie es Ihnen gelingt, Ihre Mitarbeiter zu begeis­ter­ten Intranetfans zu machen und Ihr neues Confluence Intranet durch eine rege Beteiligung mit Leben zu fül­len.

 

 

Warum ist Change & Adoption so wichtig?

Grundsätzlich stellt jede Einführung eines neuen Systems für die Mitarbeiter zunächst eine Veränderung dar – eine Veränderung der Gewohnheiten, per­sön­li­cher Arbeitsweisen und lau­fen­der Prozesse. Kennen Sie nicht auch die­ses Gefühl des Widerstandes, das ent­steht, wenn sich plötz­lich eine lieb gewon­nene Webseite kom­plett ver­än­dert hat und Sie nichts mehr fin­den? Oder wenn Sie ein neues Handy oder Auto erhal­ten, da das alte plötz­lich kaputt ging, und nichts mehr wie gewohnt funk­tio­niert? Mit dem neuen Intranet geht es den Mitarbeitern meist nicht anders.

Was ist nun zu tun, damit es Ihre Kollegen beim Rollout Ihres Intranets mit Confluence Lust bekom­men, voll und ganz in das neue Tool ein­zu­stei­gen?

 

Theorie vs. Realität

Zuerst ein­mal ist Nutzerakzeptanz kein Selbstläufer! Anfängliches Interesse und die Neugier für einem neuen Tool, kann schnell rück­läu­fig sein. Um die­ses Problem zu lösen, soll­ten Sie früh­zei­tig mit der „Sensibilisierungsphase“ begin­nen. Starten Sie also nicht „live“ mit einem neuen Tool, son­dern suchen Sie im Vorhinein die Interaktion mit Ihren Mitarbeitern. Es ist wich­tig, dabei nicht nur ein tech­ni­sches Port bereit­zu­stel­len, son­dern auch über die not­wen­dige Qualifikation zu ver­fü­gen, um die Mitarbeiter bei der Einführung zu beglei­ten.

Wie ver­hält es sich mit der Akzeptanz von Innovationen im Unternehmen?

 

 

Das Problem der Adoptionlücke

Es ist nicht ein­fach, die große breite Masse „abzu­ho­len“ und von neuen Innovationen ähn­lich leicht zu beein­dru­cken, wie bei­spiels­weise die Enthusiasten und die Visionäre. Die Gute Nachricht ist aber, dass es viele Kniffe gibt, um lang­fris­tig alle Mitarbeiter zu begeis­tern. So machen Sie Ihre Nutzer zu Fans!  Wichtige Aspekte sind hier­bei:

 

  1. Awareness: Verstehen des „Warum“
  2. Desire: Persönlicher Wunsch der Veränderung
  3. Knowledge: Wissen um das „Wie“
  4. Ability: Fähigkeiten in die rich­tige Richtung ein­set­zen
  5. Reinforcement: Verankerung der Veränderung

 

8 Schritte für eine erfolgreiche Einführung

Was heißt „erfolg­rei­che“ Einführung?

  • Zielerreichung
  • Nutzerakzeptanz
  • Zufriedenheit
  • Nutzungsgrad
  • Mitarbeiterbeteiligung
  • Arbeitserleichterung
  • Mehrwert
  • Austausch von Informationen und Wissen

 

  1. Erarbeiten Sie Ihre Vision!

Unter Vision ver­steht man immer die Frage nach dem „Warum“. Das „Warum“ sollte von Beginn an erar­bei­tet sein und deut­lich fest­ge­hal­ten wer­den, da es die Grundlage für die Kommunikation dar­stellt. Wenn die Mitarbeiter die Einführung der neuen Innovation ver­ste­hen, führt dies zu einer höhe­ren Akzeptanz.

 

  1. Definieren Sie klare Ziele!

Halten Sie fest, was Sie kon­kret errei­chen wol­len.

Entwickeln Sie dafür SMART-Ziele:

  • Spezi­fisch
  • Mess­bar
  • Attrak­tiv
  • Realis­tisch
  • Termi­niert

 

  1. Identifizieren und beschrei­ben Sie die Zielgruppen!

Kennen Sie Ihre Nutzer und Zielgruppen? Nein? Dann soll­ten Sie schnellst­mög­lich die Mitarbeiter aus­fin­dig machen, die das neue Tool nut­zen wer­den. Wenn Sie ein­mal Ihre Zielgruppe(n) defi­niert haben, kön­nen Sie die rich­ti­gen Formaten ent­wi­ckeln, um Ihre Kollegen von der Lösung zu begeis­tern!

 

  1. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein!

Nachdem Sie Ihre Zielgruppe(n) iden­ti­fi­ziert haben, kön­nen Sie Ihre Mitarbeiter sys­te­ma­tisch und früh­zei­tig in den gesam­ten Einführungsprozess ein­bin­den. Das geht zum Beispiel wun­der­bar über Umfragen, z.B. zur Namenfindung, wie das Design aus­se­hen kann und wel­che Inhalte das Dashboard anzei­gen sollte.

 

  1. Entwickeln Sie indi­vi­du­elle Einführungsformate!

Vergessen Sie nicht die indi­vi­du­el­len bedürf­nisse der ein­zel­nen Zielgruppen. Es emp­fiehlt sich daher, ver­schie­dene ziel­grup­pen­spe­zi­fi­sche Formate zu ent­wi­ckeln und umzu­set­zen.

 

  1. Setzen Sie auch pro­fes­sio­nelle Projektsteuerung!

Gute Einführungsplanung und enge Abstimmung mit den ver­schie­de­nen Stakeholdern ermög­li­chen von Anfang an eine pro­fes­sio­nelle Projektsteuerung. So blei­ben unan­ge­nehme Überraschungen aus.

 

  1. Machen Sie Ihre Erfolge mess­bar!

Machen Sie erfolge sicht­bar und defi­nie­ren Sie klare Ziele, die Sie stets mess­bar nach­ver­fol­gen kön­nen. Die Auswertung wird so ein­fa­cher und Sie kön­nen gemein­sam mit Ihrem Team und den Kollegen die erreich­ten Meilensteine fei­ern.

 

  1. Live Evergreen

Live Evergreen bedeu­tet, dass Sie Ihr Intranet mit Hilfe eines kon­ti­nu­ier­li­chen Change & Adoption Managements wei­ter­ent­wi­ckeln. Dadurch bleibt die neue Lösung immer auf dem neus­ten Stand.

 


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Ihr Weg zum Modern Intranet mit Confluence

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