Vom Nutzer zum Fan – Machen Sie die Einführung Ihres Confluence Intranets zum Erfolg

Unsere lang­jäh­rige Erfahrung zeigt: Die gute tech­ni­sche Umsetzung eines Confluence Intranets führt nicht immer auto­ma­tisch zum Erfolg und eine hohe Akzeptanz der Nutzer. In die­sem Blogbeitrag ver­ra­ten wir Ihnen, wie es Ihnen gelingt, Ihre Mitarbeiter zu begeis­ter­ten Intranetfans zu machen und Ihr neues Confluence Intranet durch eine rege Beteiligung mit Leben zu füllen.

Warum ist Change & Adoption so wichtig?

Grundsätzlich stellt jede Einführung eines neuen Systems für die Mitarbeiter zunächst eine Veränderung dar – eine Veränderung der Gewohnheiten, per­sön­li­cher Arbeitsweisen und lau­fen­der Prozesse. Kennen Sie nicht auch die­ses Gefühl des Widerstandes, das ent­steht, wenn sich plötz­lich eine lieb gewon­nene Webseite kom­plett ver­än­dert hat und Sie nichts mehr fin­den? Oder wenn Sie ein neues Handy oder Auto erhal­ten, da das alte plötz­lich kaputt ging, und nichts mehr wie gewohnt funk­tio­niert? Mit dem neuen Intranet geht es den Mitarbeitern meist nicht anders.

Was ist nun zu tun, damit es Ihre Kollegen beim Rollout Ihres Intranets mit Confluence Lust bekom­men, voll und ganz in das neue Tool einzusteigen?

Theorie vs. Realität

Zuerst ein­mal ist Nutzerakzeptanz kein Selbstläufer! Anfängliches Interesse und die Neugier für einem neuen Tool, kann schnell rück­läu­fig sein. Um die­ses Problem zu lösen, soll­ten Sie früh­zei­tig mit der „Sensibilisierungsphase“ begin­nen. Starten Sie also nicht „live“ mit einem neuen Tool, son­dern suchen Sie im Vorhinein die Interaktion mit Ihren Mitarbeitern. Es ist wich­tig, dabei nicht nur ein tech­ni­sches Port bereit­zu­stel­len, son­dern auch über die not­wen­dige Qualifikation zu ver­fü­gen, um die Mitarbeiter bei der Einführung zu begleiten.

Wie ver­hält es sich mit der Akzeptanz von Innovationen im Unternehmen?

Das Problem der Adoptionlücke

Es ist nicht ein­fach, die große breite Masse „abzu­ho­len“ und von neuen Innovationen ähn­lich leicht zu beein­dru­cken, wie bei­spiels­weise die Enthusiasten und die Visionäre. Die Gute Nachricht ist aber, dass es viele Kniffe gibt, um lang­fris­tig alle Mitarbeiter zu begeis­tern. So machen Sie Ihre Nutzer zu Fans!  Wichtige Aspekte sind hierbei:

1. Awareness: Verstehen des „Warum“
2. Desire: Persönlicher Wunsch der Veränderung
3. Knowledge: Wissen um das „Wie“
4. Ability: Fähigkeiten in die rich­tige Richtung einsetzen
5. Reinforcement: Verankerung der Veränderung

8 Schritte für eine erfolg­rei­che Einführung

Was heißt „erfolg­rei­che“ Einführung?

• Zielerreichung
• Nutzerakzeptanz
• Zufriedenheit
• Nutzungsgrad
• Mitarbeiterbeteiligung
• Arbeitserleichterung
• Mehrwert
• Austausch von Informationen und Wissen

1. Erarbeiten Sie Ihre Vision!

Unter Vision ver­steht man immer die Frage nach dem „Warum“. Das „Warum“ sollte von Beginn an erar­bei­tet sein und deut­lich fest­ge­hal­ten wer­den, da es die Grundlage für die Kommunikation dar­stellt. Wenn die Mitarbeiter die Einführung der neuen Innovation ver­ste­hen, führt dies zu einer höhe­ren Akzeptanz.

2. Definieren Sie klare Ziele!

Halten Sie fest, was Sie kon­kret errei­chen wollen.

Entwickeln Sie dafür SMART-Ziele:

• Spezi­fisch
• Mess­bar
• Attrak­tiv
• Realis­tisch
• Termi­niert

3. Identifizieren und beschrei­ben Sie die Zielgruppen!

Kennen Sie Ihre Nutzer und Zielgruppen? Nein? Dann soll­ten Sie schnellst­mög­lich die Mitarbeiter aus­fin­dig machen, die das neue Tool nut­zen wer­den. Wenn Sie ein­mal Ihre Zielgruppe(n) defi­niert haben, kön­nen Sie die rich­ti­gen Formaten ent­wi­ckeln, um Ihre Kollegen von der Lösung zu begeistern!

4. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein!

Nachdem Sie Ihre Zielgruppe(n) iden­ti­fi­ziert haben, kön­nen Sie Ihre Mitarbeiter sys­te­ma­tisch und früh­zei­tig in den gesam­ten Einführungsprozess ein­bin­den. Das geht zum Beispiel wun­der­bar über Umfragen, z.B. zur Namenfindung, wie das Design aus­se­hen kann und wel­che Inhalte das Dashboard anzei­gen sollte.

5. Entwickeln Sie indi­vi­du­elle Einführungsformate!

Vergessen Sie nicht die indi­vi­du­el­len bedürf­nisse der ein­zel­nen Zielgruppen. Es emp­fiehlt sich daher, ver­schie­dene ziel­grup­pen­spe­zi­fi­sche Formate zu ent­wi­ckeln und umzusetzen.

6. Setzen Sie auch pro­fes­sio­nelle Projektsteuerung!

Gute Einführungsplanung und enge Abstimmung mit den ver­schie­de­nen Stakeholdern ermög­li­chen von Anfang an eine pro­fes­sio­nelle Projektsteuerung. So blei­ben unan­ge­nehme Überraschungen aus.

7. Machen Sie Ihre Erfolge messbar!

Machen Sie erfolge sicht­bar und defi­nie­ren Sie klare Ziele, die Sie stets mess­bar nach­ver­fol­gen kön­nen. Die Auswertung wird so ein­fa­cher und Sie kön­nen gemein­sam mit Ihrem Team und den Kollegen die erreich­ten Meilensteine feiern.

8. Live Evergreen

Live Evergreen bedeu­tet, dass Sie Ihr Intranet mit Hilfe eines kon­ti­nu­ier­li­chen Change & Adoption Managements wei­ter­ent­wi­ckeln. Dadurch bleibt die neue Lösung immer auf dem neus­ten Stand.

Wenn Sie mehr zu einem moder­nen Intranet mit Confluence und Linchpin erfah­ren möch­ten, emp­feh­len wir Ihnen Teil 1 und Teil 2 unse­rer Webinar-Reihe zum Thema "Modern Intranet mit Linchpin und Confluence".

• Teil 1: Intranet neu gedacht – So gelingt es mit der Linchpin Cloud
• Teil 2: Intranet mit Atlassian Confluence – Linchpin in der Praxis

Ihr Weg zum Modern Intranet mit Confluence

Sie möch­ten die Einführung Ihres Confluence Intranets zum Erfolg machen? Als zuver­läs­si­ger Linchpin- und Atlassian Partner sind wir Ihr Ansprechpartner zur Realisierung Ihrer Vorhaben rund um das Thema Intranet mit Confluence und Linchpin. Kontaktieren Sie uns jetzt!

Mehr zum Leistungsportfolio erfah­ren Sie hier: Atlassian Confluence