Unsere langjährige Erfahrung zeigt: Die gute technische Umsetzung eines Confluence Intranets führt nicht immer automatisch zum Erfolg und eine hohe Akzeptanz der Nutzer. In diesem Blogbeitrag verraten wir Ihnen, wie es Ihnen gelingt, Ihre Mitarbeiter zu begeisterten Intranetfans zu machen und Ihr neues Confluence Intranet durch eine rege Beteiligung mit Leben zu füllen.



Warum ist Change & Adoption so wichtig?
Grundsätzlich stellt jede Einführung eines neuen Systems für die Mitarbeiter zunächst eine Veränderung dar - eine Veränderung der Gewohnheiten, persönlicher Arbeitsweisen und laufender Prozesse. Kennen Sie nicht auch dieses Gefühl des Widerstandes, das entsteht, wenn sich plötzlich eine lieb gewonnene Webseite komplett verändert hat und Sie nichts mehr finden? Oder wenn Sie ein neues Handy oder Auto erhalten, da das alte plötzlich kaputt ging, und nichts mehr wie gewohnt funktioniert? Mit dem neuen Intranet geht es den Mitarbeitern meist nicht anders.
Was ist nun zu tun, damit es Ihre Kollegen beim Rollout Ihres Intranets mit Confluence Lust bekommen, voll und ganz in das neue Tool einzusteigen?
Theorie vs. Realität
Zuerst einmal ist Nutzerakzeptanz kein Selbstläufer! Anfängliches Interesse und die Neugier für einem neuen Tool, kann schnell rückläufig sein. Um dieses Problem zu lösen, sollten Sie frühzeitig mit der „Sensibilisierungsphase“ beginnen. Starten Sie also nicht „live“ mit einem neuen Tool, sondern suchen Sie im Vorhinein die Interaktion mit Ihren Mitarbeitern. Es ist wichtig, dabei nicht nur ein technisches Port bereitzustellen, sondern auch über die notwendige Qualifikation zu verfügen, um die Mitarbeiter bei der Einführung zu begleiten.
Wie verhält es sich mit der Akzeptanz von Innovationen im Unternehmen?
Das Problem der Adoptionlücke
Es ist nicht einfach, die große breite Masse „abzuholen“ und von neuen Innovationen ähnlich leicht zu beeindrucken, wie beispielsweise die Enthusiasten und die Visionäre. Die Gute Nachricht ist aber, dass es viele Kniffe gibt, um langfristig alle Mitarbeiter zu begeistern. So machen Sie Ihre Nutzer zu Fans! Wichtige Aspekte sind hierbei:
- Awareness: Verstehen des „Warum“
- Desire: Persönlicher Wunsch der Veränderung
- Knowledge: Wissen um das „Wie“
- Ability: Fähigkeiten in die richtige Richtung einsetzen
- Reinforcement: Verankerung der Veränderung
8 Schritte für eine erfolgreiche Einführung
Was heißt „erfolgreiche“ Einführung?
- Zielerreichung
- Nutzerakzeptanz
- Zufriedenheit
- Nutzungsgrad
- Mitarbeiterbeteiligung
- Arbeitserleichterung
- Mehrwert
- Austausch von Informationen und Wissen
- Erarbeiten Sie Ihre Vision!
Unter Vision versteht man immer die Frage nach dem „Warum“. Das „Warum“ sollte von Beginn an erarbeitet sein und deutlich festgehalten werden, da es die Grundlage für die Kommunikation darstellt. Wenn die Mitarbeiter die Einführung der neuen Innovation verstehen, führt dies zu einer höheren Akzeptanz.
- Definieren Sie klare Ziele!
Halten Sie fest, was Sie konkret erreichen wollen.
Entwickeln Sie dafür SMART-Ziele:
- Spezifisch
- Messbar
- Attraktiv
- Realistisch
- Terminiert
- Identifizieren und beschreiben Sie die Zielgruppen!
Kennen Sie Ihre Nutzer und Zielgruppen? Nein? Dann sollten Sie schnellstmöglich die Mitarbeiter ausfindig machen, die das neue Tool nutzen werden. Wenn Sie einmal Ihre Zielgruppe(n) definiert haben, können Sie die richtigen Formaten entwickeln, um Ihre Kollegen von der Lösung zu begeistern!
- Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein!
Nachdem Sie Ihre Zielgruppe(n) identifiziert haben, können Sie Ihre Mitarbeiter systematisch und frühzeitig in den gesamten Einführungsprozess einbinden. Das geht zum Beispiel wunderbar über Umfragen, z.B. zur Namenfindung, wie das Design aussehen kann und welche Inhalte das Dashboard anzeigen sollte.
- Entwickeln Sie individuelle Einführungsformate!
Vergessen Sie nicht die individuellen bedürfnisse der einzelnen Zielgruppen. Es empfiehlt sich daher, verschiedene zielgruppenspezifische Formate zu entwickeln und umzusetzen.
- Setzen Sie auch professionelle Projektsteuerung!
Gute Einführungsplanung und enge Abstimmung mit den verschiedenen Stakeholdern ermöglichen von Anfang an eine professionelle Projektsteuerung. So bleiben unangenehme Überraschungen aus.
- Machen Sie Ihre Erfolge messbar!
Machen Sie erfolge sichtbar und definieren Sie klare Ziele, die Sie stets messbar nachverfolgen können. Die Auswertung wird so einfacher und Sie können gemeinsam mit Ihrem Team und den Kollegen die erreichten Meilensteine feiern.
- Live Evergreen
Live Evergreen bedeutet, dass Sie Ihr Intranet mit Hilfe eines kontinuierlichen Change & Adoption Managements weiterentwickeln. Dadurch bleibt die neue Lösung immer auf dem neusten Stand.
Wenn Sie mehr zu einem modernen Intranet mit Confluence und Linchpin erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen Teil 1 und Teil 2 unserer Webinar-Reihe zum Thema "Modern Intranet mit Linchpin und Confluence".
- Teil 1: Intranet neu gedacht – So gelingt es mit der Linchpin Cloud
- Teil 2: Intranet mit Atlassian Confluence – Linchpin in der Praxis
Ihr Weg zum Modern Intranet mit Confluence
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