Ein Meilenstein für die Interne Kommunikation mit SharePoint – Die News von Las Vegas

Thomas Walz, Head of Microsoft Workplace Solutions, über neue Features bei SharePoint
Thomas Walz, Head of Microsoft Workplace Solutions, über neue Features bei SharePoint

Als langjähriger SharePoint Consultant habe ich seit Version SharePoint 2007 bis hin zu SharePoint Online alle Versionen mit- oder durchgemacht: für mich, für uns Communarden und vor allem für unsere Kunden. Dabei waren im Laufe der Zeit viele sinnvolle, manche auch weniger sinnvolle und durchaus auch einige innovative Funktionen mit dabei. Der Fokus der Anwendung (und auch Microsoft) lag aber mit Themen wie Dokumentenmanagement, Workflows & Co. immer auf der IT. Die Aufgabe von uns Berater*innen und Spezialist*innen war es immer schon, die Unternehmen zu den vielfältigen Möglichkeiten zielführend zu beraten und ihre Probleme und Anforderungen damit zu lösen.
Das hat schon immer (früher mehr, heute weniger) erfordert. dass ein oder andere Add-on oder die ein oder andere Individualentwicklung mit einzubringen. Was jedoch auch schon immer eine große Stärke von SharePoint war! Im Laufe der Jahre ist diese Notwendigkeit immer geringer geworden, einfach weil im Standard mehr möglich war.

Microsoft 365 Conference  Die SharePoint News von Las Vegas

Die bisher größte Änderung bei SharePoint war sicherlich der Wechsel hin zur Modern UI, die im Zuge der Cloud und mit SharePoint Online vollzogen wurde. Definitiv ein richtiger Schritt, da damit viele Unzulänglichkeiten, wie z.B. die mobile Nutzung, endlich besser wurden. Und auch wenn in den letzten Jahren dafür immer wieder Dinge verbessert wurden und neu dazugekommen sind, so sind die Neuigkeiten, die am 2. Mai in Las Vegas auf der M365 Conference gezeigt wurden, nichts Geringeres als ein Meilenstein. Ich persönlich teile die Meinung, dass dies das größte Update seit über 20 Jahren SharePoint ist und wird, unter anderem auch deshalb, weil es vor allem die Zielgruppe der Internen Kommunikation (IK) bzw. die Employee Experience als Ganzes adressiert und nicht mehr nur die IT.

Die vorgestellten Neuerungen machen es für jeden, insbesondere aber für die Interne Kommunikation, das Marketing und Redakteur*innen einfacher, überzeugende und ansprechende Websites und -Seiten zu erstellen. Es definiert vollkommen neu, was es bedeutet, Inhalte auf einem Intranet zu erstellen, indem allen Mitarbeitenden in einer Organisation die Erstellung von Content erleichtert wird.

Die vorgestellten Neuigkeiten kann man dabei grob in vier Kategorien einteilen:

Microsoft 365 Conference  Die SharePoint News von Las Vegas
News im Channel-Tab in Teams, als Email-Newsletter oder verknüpft mit Microsoft Viva © Microsoft

Engagement ist alles – Was nützt das beste Intranet, wenn es nicht aktiv genutzt wird?

Das kennt jeder erfahrene SharePoint-Berater und jede -Beraterin leider zur Genüge: Das technisch und funktional beste Intranet nützt gar nichts, wenn es nicht genutzt wird. Dass für die Einführung eines neuen Intranets der Bereich Adoption & Change, also z.B. ein Einführungskonzept und begleitende Maßnahmen dazu wichtig sind, hat sich im Laufe der letzten Jahre endlich rumgesprochen und wird größtenteils auch beachtet.

Aber natürlich kann die Akzeptanz und das Engagement auch mit anderen Mitteln verbessert werden. Was wäre da naheliegender als die Power der M365 Plattform und den vorhandenen Möglichkeiten zu nutzen? Die kürzlich und in den letzten Monaten vorgestellten Integrationen für SharePoint in E-Mail, Teams und Microsoft Viva ermöglichen genau das! Redaktionen können sich auf SharePoint verlassen, um Leser dort zu treffen, wo sie arbeiten, und die Auswirkungen der Inhalte messen. In Kombination mit den kommenden Internal Comms Tools wie z.B. Viva Amplify wird das Intranet um ein komplettes Management Studio für die Interne Kommunikation erweitert – inklusive Kampagnenmanagement und Multi-Target Publishing!

Microsoft 365 Conference  Die SharePoint News von Las Vegas
Der Zeitplan von Microsoft zum Rollout der neuen SharePoint-Features © Microsoft

Flexible Plattform – Zukunftssicherheit ist gewährleistet

Am Anfang dieses Artikels hatte ich geschrieben, dass die Notwendigkeit von individuellen Erweiterungen zwar geringer geworden ist, gleichzeitig aber auch schon immer eine große Stärke von SharePoint war. Mit kontinuierlichen Investitionen in Vorlagen, das SharePoint Framework und Microsoft Graph bleibt uns und allen Nutzer*innen diese Flexibilität glücklicherweise weiterhin erhalten. Das bedeutet, alle bereits vorhandenen Lösungen funktionieren weiter, es kann aber an der ein oder anderen Stelle sein, dass durch die Optimierungen in der Bedienung natürlich wieder eine Kommunikation zu den Endnutzer*innen notwendig wird – aber gerade hier können die vielfältigen neuen Möglichkeiten die Unternehmen natürlich auch unterstützen.

Summary

Die Dynamik in unserer modernen, Cloud-basierten Welt ist groß, aber natürlich kann auch ein großer Anbieter wie Microsoft nicht zaubern. Dementsprechend sind alle vorgestellten neuen Funktionen mit einer Bereitstellung im Laufe dieses Jahres bzw. in einem Fall für Anfang nächsten Jahres eingeplant. Die genaue Roadmap kann direkt bei Microsoft eingesehen werden.*

Entscheidend bei all den vielen News und neuen vorgestellten Funktionen des heutigen Tages ist aus meiner Sicht aber etwas ganz anderes: Nämlich dass aktuell ein wirklicher Change im Mindset von Microsoft stattfindet – und zwar nicht mehr nur die IT als Zielgruppe in den Mittelpunkt zu stellen, sondern auch andere wichtige Fachbereiche in den Unternehmen.
So wird mit Viva als Employee Experience Plattform ja bereits HR und andere Abteilungen adressiert, aber mit den vielen neuen Updates rückt die Interne Kommunikation ins Zentrum – eine wirkliche Bereicherung!

Bauen auch Sie mit Microsoft 365 inkl. SharePoint Online eine People Experience Plattform auf

Neugierig geworden? Profitieren auch Sie von den bewährten sowie kürzlich vorgestellten Möglichkeiten und bringen Sie die Power von Microsoft 365 und SharePoint Online als People Experience Plattform in Ihr Unternehmen. Erzeugen Sie nicht nur anschauliche Inhalte für Ihre Interne Kommunikation, sondern auch mehr Engagement und Partizipation unter Ihren Mitarbeitenden.

Unsere Leistungsangebote, z.B. für Ihren Intranet-Relaunch können Sie unkompliziert und schnell mit unserer langjährigen Erfahrung, zuverlässigen Projektteams und modernen Workshops starten. Immer mit dem Ziel, möglichst schnell zum Erfolg zu kommen.

Thomas Walz
04. Mai 2023 

Sprechen Sie gerne noch heute unsere Expert*innen für in unverbindliches Beratungsgespräch an.