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Ein Meilenstein für die Interne Kommunikation mit SharePoint – Die News von Las Vegas


Thomas Walz, Head of Microsoft Workplace Solutions, über neue Features bei SharePoint

Als lang­jäh­ri­ger SharePoint Consultant habe ich seit Version SharePoint 2007 bis hin zu SharePoint Online alle Versionen mit- oder durch­ge­macht: für mich, für uns Communarden und vor allem für unsere Kunden. Dabei waren im Laufe der Zeit viele sinn­volle, man­che auch weni­ger sinn­volle und durch­aus auch einige inno­va­tive Funktionen mit dabei. Der Fokus der Anwendung (und auch Microsoft) lag aber mit Themen wie Dokumentenmanagement, Workflows & Co. immer auf der IT. Die Aufgabe von uns Berater*innen und Spezialist*innen war es immer schon, die Unternehmen zu den viel­fäl­ti­gen Möglichkeiten ziel­füh­rend zu bera­ten und ihre Probleme und Anforderungen damit zu lösen.
Das hat schon immer (frü­her mehr, heute weni­ger) erfor­dert. dass ein oder andere Add-on oder die ein oder andere Individualentwicklung mit ein­zu­brin­gen. Was jedoch auch schon immer eine große Stärke von SharePoint war! Im Laufe der Jahre ist diese Notwendigkeit immer gerin­ger gewor­den, ein­fach weil im Standard mehr mög­lich war.

Die bis­her größte Änderung bei SharePoint war sicher­lich der Wechsel hin zur Modern UI, die im Zuge der Cloud und mit SharePoint Online voll­zo­gen wurde. Definitiv ein rich­ti­ger Schritt, da damit viele Unzulänglichkeiten, wie z.B. die mobile Nutzung, end­lich bes­ser wur­den. Und auch wenn in den letz­ten Jahren dafür immer wie­der Dinge ver­bes­sert wur­den und neu dazu­ge­kom­men sind, so sind die Neuigkeiten, die am 2. Mai in Las Vegas auf der M365 Conference gezeigt wur­den, nichts Geringeres als ein Meilenstein. Ich per­sön­lich teile die Meinung, dass dies das größte Update seit über 20 Jahren SharePoint ist und wird, unter ande­rem auch des­halb, weil es vor allem die Zielgruppe der Internen Kommunikation (IK) bzw. die Employee Experience als Ganzes adres­siert und nicht mehr nur die IT.

Die vor­ge­stell­ten Neuerungen machen es für jeden, ins­be­son­dere aber für die Interne Kommunikation, das Marketing und Redakteur*innen ein­fa­cher, über­zeu­gende und anspre­chende Websites und -Seiten zu erstel­len. Es defi­niert voll­kom­men neu, was es bedeu­tet, Inhalte auf einem Intranet zu erstel­len, indem allen Mitarbeitenden in einer Organisation die Erstellung von Content erleich­tert wird.

Die vor­ge­stell­ten Neuigkeiten kann man dabei grob in vier Kategorien einteilen:

Einfacheres Verfassen und Verwalten für Redakteure + Co.

Ein Punkt, den wir als Beratende frü­her häu­fi­ger in etwas umständ­li­chen Dashboards zusam­men­ge­baut haben, ist das mög­lichst ein­fa­che Management von Unternehmensnews. Und Tada: Endlich kommt ein zen­tra­ler Platz für Redakteur*innen, um ihre Inhalte ein­fach und schnell zu erstel­len, aber auch zu ver­wal­ten. Und damit ist noch mehr Sinn ergibt, kön­nen hier auch Entwürfe ver­wal­tet und Analysen auf­ge­ru­fen wer­den, um z.B. das Engagement zu wich­ti­gen Unternehmensnews zu sehen.

Das Thema AI ist spä­tes­tens seit ChatGPT nicht nur in aller Munde, son­dern auch in der Breite der Gesellschaft ange­kom­men. Microsoft ist hier nicht nur sehr früh, son­dern auch sehr stark ver­tre­ten und hat bereits zahl­rei­che Funktionen gezeigt und ein­ge­führt. Daher war die Einführung von Copilot in SharePoint ein logi­scher nächs­ter Schritt, und umso mehr freut es mich und uns Communarden, dass die­ser Schritt nun voll­zo­gen wird.

Copilot in SharePoint ermög­licht die KI-geführte Erstellung von Startseiten und jeg­li­cher Inhalte eines Intranets mit Hilfe von natür­li­cher Sprache. Damit macht es die täg­li­che Arbeit für die Redakteur*innen deut­lich ein­fa­cher und ange­neh­mer und es bleibt mehr Zeit, um sich auf wich­ti­gere Aufgaben zu kon­zen­trie­ren. Wie man es von ChatGPT oder Bing AI kennt, kön­nen Inhalte auf Basis von Inhalten aus Microsoft 365, Dokumenten oder ande­ren Quellen auto­ma­tisch vor­ge­schla­gen wer­den, inklu­sive der Tonalität und des Umfangs. Natürlich kön­nen die Redakteur*innen dabei jeder­zeit Einfluss neh­men und die Vorschläge anpas­sen oder ergänzen.

Anspruchsvollere und aus­ge­fal­le­nere Seiten und Websites sind mög­lich. © Microsoft

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Copilot ver­kürzt die Zeit, zur Einrichtung einer SharePoint-Website. © Microsoft

Eine wei­tere Funktion, die oft schmerz­lich ver­misst wurde, ist die Möglichkeit gemein­sam und in Echtzeit an Seiten zu arbei­ten, das soge­nannte Co-Authoring. Mit die­sem erschlie­ßen sich in Kombination mit der Power der Microsoft 365 Plattform und Tools wie Teams ganz neue Einsatzszenarien, die bis­her Tools wie Atlassian Confluence vor­be­hal­ten waren.

Design, Design, Design – das Look & Feel macht den Unterschied

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Mehr Möglichkeiten für CICD. © Microsoft

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Damit wird Inhalte zu erstel­len noch leich­ter. © Microsoft

Ein auch von mir immer mal wie­der gehör­ter Vorwurf der Unternehmen, gerade aus der Internen Kommunikation war: „Das sieht lang­wei­lig oder tech­nisch aus“. Gerade bei einem Intranet, wel­ches die Interne Kommunikation reprä­sen­tiert, will man natür­lich nicht nur die Corporate Design Farben und das Logo inte­grie­ren, son­dern durch­aus etwas mehr Gestaltungsmöglichkeiten haben.
Durch die Modern UI in SharePoint Online gab es in die­sem Bereich bereits sehr viele gute Neuerungen. Mit dem Update spielt das zukünf­tige Intranet aus mei­ner Sicht in einer neuen Liga. Das betrifft nicht nur das grund­sätz­li­che Branding mit vie­len neuen Möglichkeiten, wie einem Brand Center, neuen Schriftarten, Animationen und mehr, son­dern auch nütz­li­chen Funktionen für Redakteur*innen, wie Möglichkeiten Text, Bild und Video zu umflie­ßen oder Bilder nicht nur in der stan­dar­di­sier­ten Rechteckform, son­dern als runde Grafik oder mit abge­run­de­ten Ecken dar­zu­stel­len und mit Texten zu über­la­gern – ein­fach stark!

Auch hier kommt die KI mit Copilot zum Einsatz und macht z.B. Vorschläge, bestehende Inhalte in andere Seiten zu inte­grie­ren oder erstellt kom­plette Design- und Layout-Vorschläge für ein­zelne Seiten.

Engagement ist alles – Was nützt das beste Intranet, wenn es nicht aktiv genutzt wird?

Das kennt jeder erfah­rene SharePoint-Berater und jede -Beraterin lei­der zur Genüge: Das tech­nisch und funk­tio­nal beste Intranet nützt gar nichts, wenn es nicht genutzt wird. Dass für die Einführung eines neuen Intranets der Bereich Adoption & Change, also z.B. ein Einführungskonzept und beglei­tende Maßnahmen dazu wich­tig sind, hat sich im Laufe der letz­ten Jahre end­lich rum­ge­spro­chen und wird größ­ten­teils auch beachtet.

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 News im Channel-Tab in Teams, als Email-Newsletter oder ver­knüpft mit Microsoft Viva © Microsoft

Aber natür­lich kann die Akzeptanz und das Engagement auch mit ande­ren Mitteln ver­bes­sert wer­den. Was wäre da nahe­lie­gen­der als die Power der M365 Plattform und den vor­han­de­nen Möglichkeiten zu nut­zen? Die kürz­lich und in den letz­ten Monaten vor­ge­stell­ten Integrationen für SharePoint in E-Mail, Teams und Microsoft Viva ermög­li­chen genau das! Redaktionen kön­nen sich auf SharePoint ver­las­sen, um Leser dort zu tref­fen, wo sie arbei­ten, und die Auswirkungen der Inhalte messen. In Kombination mit den kom­men­den Internal Comms Tools wie z.B. Viva Amplify wird das Intranet um ein kom­plet­tes Management Studio für die Interne Kommunikation erwei­tert – inklu­sive Kampagnenmanagement und Multi-Target Publishing!

Flexible Plattform – Zukunftssicherheit ist gewährleistet

Am Anfang die­ses Artikels hatte ich geschrie­ben, dass die Notwendigkeit von indi­vi­du­el­len Erweiterungen zwar gerin­ger gewor­den ist, gleich­zei­tig aber auch schon immer eine große Stärke von SharePoint war. Mit kon­ti­nu­ier­li­chen Investitionen in Vorlagen, das SharePoint Framework und Microsoft Graph bleibt uns und allen Nutzer*innen diese Flexibilität glück­li­cher­weise wei­ter­hin erhal­ten. Das bedeu­tet, alle bereits vor­han­de­nen Lösungen funk­tio­nie­ren wei­ter, es kann aber an der ein oder ande­ren Stelle sein, dass durch die Optimierungen in der Bedienung natür­lich wie­der eine Kommunikation zu den Endnutzer*innen not­wen­dig wird – aber gerade hier kön­nen die viel­fäl­ti­gen neuen Möglichkeiten die Unternehmen natür­lich auch unterstützen.

Summary

Die Dynamik in unse­rer moder­nen, Cloud-basierten Welt ist groß, aber natür­lich kann auch ein gro­ßer Anbieter wie Microsoft nicht zau­bern. Dementsprechend sind alle vor­ge­stell­ten neuen Funktionen mit einer Bereitstellung im Laufe die­ses Jahres bzw. in einem Fall für Anfang nächs­ten Jahres ein­ge­plant. Die genaue Roadmap kann direkt bei Microsoft ein­ge­se­hen werden.*

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Der Zeitplan von Microsoft zum Rollout der neuen SharePoint-Features © Microsoft

Entscheidend bei all den vie­len News und neuen vor­ge­stell­ten Funktionen des heu­ti­gen Tages ist aus mei­ner Sicht aber etwas ganz ande­res: Nämlich dass aktu­ell ein wirk­li­cher Change im Mindset von Microsoft statt­fin­det – und zwar nicht mehr nur die IT als Zielgruppe in den Mittelpunkt zu stel­len, son­dern auch andere wich­tige Fachbereiche in den Unternehmen.
So wird mit Viva als Employee Experience Plattform ja bereits HR und andere Abteilungen adres­siert, aber mit den vie­len neuen Updates rückt die Interne Kommunikation ins Zentrum – eine wirk­li­che Bereicherung!

Bauen auch Sie mit Microsoft 365 inkl. SharePoint Online eine People Experience Plattform auf

Neugierig gewor­den? Profitieren auch Sie von den bewähr­ten sowie kürz­lich vor­ge­stell­ten Möglichkeiten und brin­gen Sie die Power von Microsoft 365 und SharePoint Online als People Experience Plattform in Ihr Unternehmen. Erzeugen Sie nicht nur anschau­li­che Inhalte für Ihre Interne Kommunikation, son­dern auch mehr Engagement und Partizipation unter Ihren Mitarbeitenden.

Unsere Leistungsangebote, z.B. für Ihren Intranet-Relaunch kön­nen Sie unkom­pli­ziert und schnell mit unse­rer lang­jäh­ri­gen Erfahrung, zuver­läs­si­gen Projektteams und moder­nen Workshops star­ten. Immer mit dem Ziel, mög­lichst schnell zum Erfolg zu kommen.

Sprechen Sie gerne noch heute unsere Expert*innen für in unver­bind­li­ches Beratungsgespräch an.

*Quelle: Harmetz, Adam (2023.05.02): SharePoint in the AI Era: Introducing Copilot in SharePoint and 10 more inno­va­tions for crea­tors, The SharePoint Community Blog, Microsoft, Link

4. Mai 2023

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