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Onboarding 2.0 - So wird die digitale Einarbeitung für neue Mitarbeitende und das Personalmanagement zum Erfolg

Das Onboarding im Homeoffice ist salon­fä­hig geworden

Wussten Sie schon? Die ers­ten sechs Monate in einem neuen Unternehmen sind ent­schei­dend. 80 Prozent der Mitarbeitenden ent­schei­den in die­ser Phase, ob sie im Unternehmen ver­blei­ben oder wie­der aus­schei­den.1 Gelungenes Onboarding kann die­ser Anfangsfluktuation entgegenwirken.

Das hybride Arbeitsmodell hat sich in den ver­gan­ge­nen Jahren eta­bliert und mitt­ler­weile wird deut­lich, dass dies auch nach dem Abklingen der Pandemie ein gän­gi­ges Arbeitsprinzip sein wird. Mehr zum Thema hybri­des Arbeiten kön­nen Sie hier, in unse­rem Blogbeitrag "Hybrid Work und New Normal", erfah­ren. Doch wie las­sen sich neue Mitarbeitende unter den aktu­el­len und zukünf­ti­gen Umständen gelun­gen und nach­hal­tig einarbeiten?

Wir haben sie­ben hilf­rei­che Tipps für das Onboarding im Homeoffice zusam­men­ge­tra­gen und zei­gen Ihnen wie Sie dabei, unter Verwendung der Microsoft 365 Tools, eine Qualitäts- und Effizienzsteigerung gene­rie­ren können.

Aktuelle Herausforderungen beim Onboarding-Prozess

Durch die pan­de­mie­be­dingte Verringerung sozia­ler Kontakte und das Ausbleiben von Team-Aktivitäten oder Kaffee-Pausen vor Ort, ist es für neue Mitarbeiter:innen schwe­rer denn je, sich in das bestehende Team zu inte­grie­ren. Als Neuling kann man sich im Homeoffice schnell ver­lo­ren oder über­for­dert fühlen.

Doch auch für das Human Resource Management (HRM) haben sich neue Hürden bei der Einarbeitung von Mitarbeitenden erge­ben. So ist es bei­spiels­weise eine wich­tige Frage, wie man den Mitarbeitenden zeit­spa­rend ein­ar­bei­tet und ihn sowohl fach­lich als auch sozial in das Unternehmen inte­griert. So kann es durch die Herausforderungen der remo­ten Einarbeitung zu einer Verzögerung des gesam­ten Prozesses und somit zu Frustration, sowohl von Seiten der neuen Mitarbeitenden, als auch des HRM, kom­men. Die Pre- & Onboarding Phase kann sich, mit­hilfe der rich­ti­gen Mittel und Maßnahmen, grund­le­gend posi­tiv auf die Employee Experience, also die Mitarbeitererfahrung und die damit ver­bun­dene Einstellung zum Unternehmen, auswirken.

Unsere sie­ben Tipps für ein gelun­ge­nes Onboarding im Homeoffice

1.      Regelmäßiger Kontakt, auch vor dem ers­ten Arbeitstag

Schon vor dem ers­ten Arbeitstag ist es wich­tig, zukünf­ti­gen Mitarbeitenden ein posi­ti­ves Gefühl und Verbundenheit zum neuen Mitarbeiter zu ver­mit­teln. 30 Prozent der Arbeitgeber haben näm­lich schon eine Kündigung zwi­schen der Unterschrift des Arbeitsvertrags und dem ers­ten Arbeitstag erle­ben müs­sen.1 Um ein Abspringen noch vor Start des neuen Arbeitsverhältnis zu ver­hin­dern, ist es emp­feh­lens­wert, auch in die­ser Zeit regel­mä­ßig Kontakt zum neuen Mitarbeitenden zu pfle­gen, bei­spiels­weise durch eine Einladung zum ers­ten Arbeitstag. Außerdem sollte deut­lich kom­mu­ni­ziert wer­den, wo sich neue Mitarbeitende bei Fragen mel­den kön­nen. Auch erste Einladungen für digi­tale Veranstaltungen via Teams kön­nen dabei hel­fen, eine gute Orientierung über den wei­te­ren Ablauf zu erhalten. 

2.      Einrichtung einer Pre-Onboarding-Website

Mitarbeitende kön­nen bereits ab dem Unterzeichnen ihres Arbeitsvertrages digi­tal an das Unternehmen ange­bun­den wer­den. Eine Pre-Onboarding-Website mit den wich­tigs­ten Informationen zum Team, dem ers­ten Arbeitstag und den Arbeitsweisen und Werten in Ihrem Unternehmen, hilft dabei sich direkt mit dem zukünf­ti­gen Arbeitgeber zu iden­ti­fi­zie­ren. Der Zugang zu der Website wird an die pri­vate E-Mail-Adresse der zukünf­ti­gen Kolleg:innen geschickt und kann von die­sen direkt auf­ge­ru­fen werden.

3.      Versorgung mit tech­ni­scher Ausstattung

Der Verlauf der tech­ni­schen Ausstattung sollte früh­zei­tig ange­kün­digt und vor­be­rei­tet wer­den. Die Bereitstellung der not­wen­di­gen Passwörter und gege­be­nen­falls eine Hilfestellung beim Einrichten der VPN-Verbindung soll­ten mit in die­sem Schritt erfolgen.

Hier bie­tet es sich an, die nöti­gen Informationen, bei­spiels­weise zum gewünsch­ten Laptop-Modell, gebün­delt über eine auf der Pre-Onboarding-Site hin­ter­leg­ten MS Forms-Umfrage zu sam­meln. Die Ergebnisse wer­den auto­ma­ti­siert an die zustän­dige Abteilung wei­ter­ge­lei­tet. So erleich­tern Sie nicht nur dem zukünf­ti­gen Mitarbeitenden die Arbeit, son­dern ver­ein­fa­chen auch Ihre Unternehmensprozesse.

4.      Begrüßungsbotschaft der Geschäftsführung

Die Geschäftsführung sollte sich bereits vor dem ers­ten Arbeitstag mit einer Willkommens-Botschaft bei dem Mitarbeitenden mel­den. Diese kann ganz ein­fach als Video auf der Pre-Onboarding-Website inte­griert wer­den. Inhalt des Videos kann die Vorstellung der eige­nen Person und die Zusicherung der Freude über das bevor­ste­hende Kennenlernen sein, um dem zukünf­ti­gen Kollegen/ der zukünf­ti­gen Kollegin bereits vor Antritt der Tätigkeit die nötige Wertschätzung entgegenzubringen.

5.      Erstellung eines gemein­sa­men Onboarding-Bereichs

Der erste Arbeitstag des neuen Kollegen oder der Kollegin hat nun end­lich begon­nen, doch wie läuft die­ser ab, wenn keine Möglichkeit besteht die Person per­sön­lich im Büro ken­nen­zu­ler­nen? An die­ser Stelle ist es wich­tig, alle rele­van­ten Informationen zur Verfügung zu stel­len, um einer mög­li­chen Verunsicherung des Neulings vor­zu­beu­gen. Es bie­tet sich also an, einen Onboarding-Bereich im Intranet mit allen Informationen, die noch nicht im Pre-Onboarding ver­mit­telt wur­den, zur Verfügung zu stel­len. Mögliche Inhalte sind bei­spiels­weise ein detail­lier­ter Einarbeitungsplan, ein FAQ mit typi­schen Fragen oder ein Überblick der Unternehmenshierarchie. In die­sem Zusammenhang kann ein eige­ner Teams-Raum nur für den Onboarding-Prozess ange­legt wer­den, in wel­chem alle nöti­gen Informationen und Dokumente hin­ter­legt sind. Mitarbeitende aus dem HRM kön­nen dort gezielt auf Fragen ein­ge­hen. Der selb­stän­dige Einarbeitungsprozess des Onboardees wird somit unter­stüt­zend koordiniert.

6.      Digitales Kennenlernen durch Vorgesetzte und das Team

Die vor­ge­setzte Person sollte sich am ers­ten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden die Zeit für ein digi­ta­les Kennenlernen neh­men. Dabei wird ein Überblick über den Aufgabenbereich und aktu­elle Regelungen in der Abteilung gege­ben. Im Anschluss kann ein Meeting mit dem gesam­ten Team statt­fin­den, um den neuen Mitarbeitenden herz­lich will­kom­men zu hei­ßen. Dabei stellt sich jede Person und die jewei­lige Rolle im Team vor. Auch hier kön­nen Sie durch digi­tale Helfer unter­stüt­zen. Microsoft Teams bie­tet die Möglichkeit, einen Icebreaker-Bot ein­zu­bin­den, wodurch Mitarbeitende dazu ermu­tigt wer­den, neue Kolleg:innen in einem Meeting oder im Chat bes­ser ken­nen­zu­ler­nen. Für die Einarbeitung ist es hilf­reich, einen soge­nann­ten „Buddy“ ein­zu­bin­den. Buddy sollte eine Person des Teams sein, die bereits einige Zeit im Unternehmen arbei­tet und genü­gend zeit­li­che Kapazitäten hat, um bei Fragen zur Verfügung zu stehen.

Der Onboardee kann jetzt bereits mit ers­ten klei­ne­ren Aufgaben, wie das eigen­stän­dige Einarbeiten in das Intranet, ver­traut gemacht wer­den. Dabei ist es wich­tig einen kla­ren Zeitplan, bei­spiels­weise im Microsoft Planner zu defi­nie­ren, um eine orga­ni­sa­to­ri­sche Stütze zu bieten.

7.      Die effi­zi­ente Bereitstellung von Wissen

In der Phase des Onboardings ist es wich­tig, den neuen Mitarbeitenden mit dem nöti­gen Wissen zu ver­sor­gen. Hierfür bie­ten sich Microsoft-Tools wie Viva Learning und SharePoint Online an. Durch ent­spre­chende Schulungen zu den wich­tigs­ten Tools, wie Teams, SharePoint und Co. sowie zu Themen wie Datenschutz und Arbeitssicherheit, wird effi­zi­ent und digi­tal Wissen ver­mit­telt. Eine anschlie­ßende Wissensabfrage kann ganz ein­fach über Microsoft Forms inte­griert wer­den. Auch hier sollte mit­hilfe von Planner oder Outlook ein kla­rer Zeitplan für die Teilnahme an den ent­spre­chen­den Schulungen kom­mu­ni­ziert werden.

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Fazit

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden im Homeoffice bringt einige Herausforderungen mit sich. Mit einer abge­stimm­ten Anpassung des Einarbeitungsplans ist es jedoch mög­lich, von Beginn an eine posi­tive Employee Experience zu ermög­li­chen. Durch eine klare Kommunikation von Aufgaben und Fristen bie­tet man eine Orientierungsmöglichkeit in den ers­ten Arbeitswochen und unter­stützt den Onboardee somit bei anfäng­li­chen Unsicherheiten. Auch der Zusammenhalt im Team sollte trotz des hybri­den Arbeitsmodells nicht ver­nach­läs­sigt wer­den. Microsoft bie­tet mit ihren Tools viel­sei­tige Möglichkeiten der inter­nen Unternehmenskommunikation und unter­stützt die Integration neuer Kolleg:innen, trotz räum­li­cher Trennung. Ein digi­ta­les Onboarding bie­tet somit Vorteile sowohl für neue Mitarbeitende, als auch für das HRM. Schlussendlich ist für neue Mitarbeitende und alle Angestellten das Entgegenbringen von Wertschätzung wich­tig. Diese wirkt sich nicht nur auf die Produktivität aus, son­dern trägt dazu bei, dass sich Mitarbeitende lang­fris­tig an ein Unternehmen bin­den und die Employee Experience opti­miert wird.

1 Haufe, 4. Onboarding Umfrage 2020: Onboarding im Wandel

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