Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden
0800 1 255 255

Die Killer-Anwendungsfälle des Social Business #3: Social Collaboration

Nachdem ich zuletzt in den Artikeln Die Killer-Anwendungsfälle des Social Business #1: Social Business ist über­all und Die Killer-Anwendungsfälle des Social Business #2: Social Networking über die zen­trale Bedeutung der rich­ti­gen Anwendungsfälle für das Social Business all­ge­mein und aus Sicht des Social Networking berich­tet habe, soll sich Teil 3 nun um Social Collaboration dre­hen.

Social Collaboration

Bei Social Collaboration dreht sich vie­les um die Zusammenarbeit in Teams und die Verbesserung die­ser mit Hilfe des Internet und elek­tro­ni­scher Medien. Landläufig ist dabei auch oft von ver­netz­ter Zusammenarbeit die Rede, in deren Rahmen nicht nur tech­ni­sche Fragen (geeig­nete Plattformen, Auswahl von Kommunikationskanälen usw.), son­dern auch nicht-technische Anforderungen eine zen­trale Rolle spie­len. Wir ver­wen­den den Begriff Social Collaboration des­halb häu­fig syn­onym mit Enterprise 2.0, weil auch hier u.a. die sozio-kulturelle Entwicklung des Kommunikationsverhaltens sowie ver­än­derte Arbeitsweisen der Anwender in den Vordergrund rücken.

Es sind daher vor allem Collaboration-Allzweckwaffen, die als Kommunikationsmedien ver­stärkt in den Fokus von Unternehmen rücken. Diese sind nicht nur in der Lage, vor­han­dene Systeme (E‑Mail, Textverarbeitung, Businessanwendungen usw.) um Social-Komponenten zu erwei­tern, son­dern inte­grie­ren – wenn nicht gar erset­zen diese inzwi­schen. Eine Gartner-Studie zu Social- und Collaboration-Trends pro­gnos­ti­ziert in die­sem Zusammenhang, dass 2016 bereits 50 Prozent aller Großunternehmen über sol­che Plattformen ver­fü­gen und 30 Prozent davon diese als ebenso lebens­wich­tig erach­ten wer­den wie E‑Mail oder Telefonie.

Bevor es jedoch tat­säch­lich soweit ist, muss auch an die­ser Stelle gefragt wer­den, wo Social Collaboration in mei­nem Unternehmen Einzug hal­ten kann, denn orga­ni­sa­to­ri­sche und tech­ni­sche Hürden gibt es reich­lich. Ich habe dazu drei unse­rer Anwendungsfälle aus­ge­wählt, die die Potenziale der Social Collaboration anhand all­ge­mei­ner Use Cases ver­an­schau­li­chen sol­len. Wie schon beim Social Networking beschränkt sich die­ser Beitrag auf einige von uns als Killer-Anwendungsfälle klas­si­fi­zierte Cases.

Die Killer-Anwendungsfälle der Social Collaboration

Effiziente MeetingsDie Abstimmung in Teams oder Gruppen bie­tet einen ganz zen­tra­len Use Case für Social Business-Lösungen. Probleme, die in der Praxis häu­fig beob­ach­tet wer­den kön­nen, sind die Häufung und zuneh­mende Ineffizienz von Meetings. Social Software-Anwendungen bie­ten hierzu die Möglichkeit, ins­be­son­dere ver­teilte Teams zusam­men zu brin­gen. Entfernte Gesprächspartner kön­nen leich­ter in Meetings ein­ge­bun­den wer­den. Virtuelle Meetings erspa­ren eine phy­si­sche Präsenz (so u.a. auch Reise- und Rüstkosten) ohne dabei an Informationsgehalt oder Effektivität zu ver­lie­ren. Die Effizienz von Meetings kann zudem ver­bes­sert wer­den, wenn bspw. durch inte­grierte Abstimmungswerkzeuge Abstimmungen erleich­tert und so die Dauer ver­kürzt wer­den kann. Zusätzlich haben Außenstehende oder jene, die nicht am Meeting teil­neh­men konn­ten, die Möglichkeit, die Ergebnisse in Form von Aufzeichnungen mit­zu­neh­men. Social Software unter­stützt hier­bei die Transparenz der Ergebnisfindung und ‑dar­stel­lung – auch bei zuneh­men­der Teamgröße.

Kollaboratives SchreibenTrotz mei­ner Feststellung ein­gangs wer­den die Chancen der Social Collaboration häu­fig mit tech­ni­schen Möglichkeiten argu­men­tiert – und das nicht ohne Grund. Allein das her­kömm­li­che Check-In/Check-Out-Vorgehen bei der Erstellung von Dokumenten sowie den damit ver­bun­de­nen Dokumentenablagen und E‑Mail-Kaskaden sind nicht nur läs­tig, son­dern auch feh­ler­an­fäl­lig. Die Zusammenarbeit via E‑Mail führt nicht nur zu über­füll­ten Postfächern, son­dern auch dazu, dass die per­sön­li­che Inbox zu einem von außen unzu­gäng­li­chen Silo mutiert. Social Collaboration baut daher auf andere Ansätze, mit deren Hilfe Informationen und Wissen erfasst und wie­der­ver­wen­det wer­den, Gruppenaufgaben koor­di­niert und Inhalte "social" gefil­tert wer­den kön­nen. Für das kol­la­bo­ra­tive Schreiben bedeu­tet das, dass vor allem Wiki-Technologien wie Atlassian Confluence oder bspw. die TeamSites im Microsoft SharePoint als Ersatz für die her­kömm­li­chen Routinen ver­wen­det wer­den. Vorteile die­ser Veränderungen sind u. a. die Möglichkeit für die Beteiligten, stets auf den aktu­ells­ten Stand des Dokumentes zugrei­fen zu kön­nen, diese (z.T. sogar gleich­zei­tig) zu bear­bei­ten und natür­lich das ein­fa­che Archivieren von Arbeitsständen über die Versionshistorie. Für den Erstellungsprozess selbst bedeu­tet das auch, dass unkom­pli­ziert externe Autoren ein­ge­bun­den wer­den kön­nen, Änderungen nach­ver­folg­bar wer­den und Zeit durch Parallelisierung gespart wird, die dann in das Konzipieren und Schreiben inves­tiert wer­den kann. Das för­dert schluss­end­lich nicht nur die Ergebnisqualität, son­dern auch die Motivation, insb. wenn sicht­bar wird, wer wel­chen Anteil am Endergebnis bei­gesteu­ert hat.

ProtokollierungKiller-Anwendungsfall #3, das Protokollieren, geht im Grunde in eine ähn­li­che Richtung wie das kol­la­bo­ra­tive Schreiben. Meetingteilnehmer pro­to­kol­lie­ren gemein­same Beschlüsse, ver­teilte Aufgaben, Diskussionsergebnisse, Arbeitsstände und stel­len diese für alle Teilnehmer und ggf. auch Außenstehende bereit. Was frü­her oft Aufgabe eines Protokollanten wäh­rend und im Nachgang an ein Meeting war, kann nun von den Teilnehmern selbst über­nom­men wer­den. Auch hier kön­nen Protokolldokumente kol­la­bo­ra­tiv erstellt wer­den. Während der Protokollant zuvor alle Ergebnisse, Beschlüsse, Notizen usw. aggre­gie­ren, in ein Dokument über­füh­ren und den Beteiligten zur Verfügung stel­len musste, kann in Wikis jeder Teilnehmer Protokollinhalte zu den Themen, für die er ver­ant­wort­lich ist, noch wäh­rend des Meetings able­gen. Ein sol­ches Dokument kann auch in Vorbereitung auf ein Meeting dazu genutzt wer­den, eine Agenda zu ent­wi­ckeln, Verantwortlichkeiten zuzu­wei­sen oder Zeitfenster abzu­stim­men. Es dient somit als zen­tra­ler Ort für sämt­li­che, meeting-relevanten Inhalte und kann auch von Außenstehenden, die am Meeting selbst nicht teil­neh­men konn­ten, aber Interesse an den Ergebnissen haben, ange­steu­ert wer­den. Zusätzlich kann dank der Hypertext-Struktur von Wikis, das Protokoll als Absprungpunkt auf ver­knüpfte Inhalte, Protokolle zu vor­he­ri­gen oder ver­wand­ten Veranstaltungen usw. genutzt wer­den. Anders als bei Protokollen in E‑Mail-Form oder als Office-Dokument erhöht eine Wikiseite die Transparenz von Meetings und führt schluss­end­lich dazu, dass das Dokument frü­her einer brei­te­ren Masse ver­füg­bar ist.

Neben den drei genann­ten exis­tie­ren natür­lich auch bei der Social Collaboration viele wei­tere Anwendungsfälle, die die Einsatzpotenziale von Social Software im Unternehmenseinsatz ver­deut­li­chen. Allen gemein ist jedoch, dass Social Business hier stark auf Produktivitätsgewinne, effi­zi­en­tere Zusammenarbeit und eine Beschleunigung der Arbeitsabläufe aus­ge­rich­tet ist. Dabei wird weni­ger ver­sucht, eta­blierte Formate und Vorgehen zu ver­än­dern – Meetings wird es auch in Zukunft wei­ter­hin geben -, son­dern viel­mehr diese durch die tech­ni­schen und nicht-technischen Möglichkeiten des Social Business auf­zu­wer­ten.

Next: Teil 4 mit aus­ge­wähl­ten Killer-Anwendungsfällen aus den Bereichen Kommunikation, Koordination & Support.

Related Posts

1 Kommentar

[…] Die Killer-Anwendungsfälle des Social Business #3: Social Collaboration – Human Network Competenc… Bei Social Collaboration dreht sich vie­les um die Zusammenarbeit in Teams und die Verbesserung die­ser mit Hilfe des Internet und elek­tro­ni­scher Medien. Landläufig ist dabei auch oft von ver­netz­ter Zusammenarbeit die Rede, in deren Rahmen nicht nur tech­ni­sche Fragen (geeig­nete Plattformen, Auswahl von Kommunikationskanälen usw.), son­dern auch nicht-technische Anforderungen eine zen­trale Rolle spie­len. Wir ver­wen­den den Begriff Social Collaboration des­halb häu­fig syn­onym mit Enterprise 2.0, weil auch hier u.a. die sozio-kulturelle Entwicklung des Kommunikationsverhaltens sowie ver­än­derte Arbeitsweisen der Anwender in den Vordergrund rücken […]

Comments are closed.

Pin It on Pinterest