Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden
+49 (0) 351/850 33-0

Die Killer-Anwendungsfälle des Social Business #3: Social Collaboration

Nachdem ich zuletzt in den Artikeln Die Killer-Anwendungsfälle des Social Business #1: Social Business ist überall und Die Killer-Anwendungsfälle des Social Business #2: Social Networking über die zentrale Bedeutung der richtigen Anwendungsfälle für das Social Business allgemein und aus Sicht des Social Networking berichtet habe, soll sich Teil 3 nun um Social Collaboration drehen.

Social Collaboration

Bei Social Collaboration dreht sich vieles um die Zusammenarbeit in Teams und die Verbesserung dieser mit Hilfe des Internet und elektronischer Medien. Landläufig ist dabei auch oft von vernetzter Zusammenarbeit die Rede, in deren Rahmen nicht nur technische Fragen (geeignete Plattformen, Auswahl von Kommunikationskanälen usw.), sondern auch nicht-technische Anforderungen eine zentrale Rolle spielen. Wir verwenden den Begriff Social Collaboration deshalb häufig synonym mit Enterprise 2.0, weil auch hier u.a. die sozio-kulturelle Entwicklung des Kommunikationsverhaltens sowie veränderte Arbeitsweisen der Anwender in den Vordergrund rücken.

Es sind daher vor allem Collaboration-Allzweckwaffen, die als Kommunikationsmedien verstärkt in den Fokus von Unternehmen rücken. Diese sind nicht nur in der Lage, vorhandene Systeme (E-Mail, Textverarbeitung, Businessanwendungen usw.) um Social-Komponenten zu erweitern, sondern integrieren – wenn nicht gar ersetzen diese inzwischen. Eine Gartner-Studie zu Social- und Collaboration-Trends prognostiziert in diesem Zusammenhang, dass 2016 bereits 50 Prozent aller Großunternehmen über solche Plattformen verfügen und 30 Prozent davon diese als ebenso lebenswichtig erachten werden wie E-Mail oder Telefonie.

Bevor es jedoch tatsächlich soweit ist, muss auch an dieser Stelle gefragt werden, wo Social Collaboration in meinem Unternehmen Einzug halten kann, denn organisatorische und technische Hürden gibt es reichlich. Ich habe dazu drei unserer Anwendungsfälle ausgewählt, die die Potenziale der Social Collaboration anhand allgemeiner Use Cases veranschaulichen sollen. Wie schon beim Social Networking beschränkt sich dieser Beitrag auf einige von uns als Killer-Anwendungsfälle klassifizierte Cases.

Die Killer-Anwendungsfälle der Social Collaboration

Effiziente MeetingsDie Abstimmung in Teams oder Gruppen bietet einen ganz zentralen Use Case für Social Business-Lösungen. Probleme, die in der Praxis häufig beobachtet werden können, sind die Häufung und zunehmende Ineffizienz von Meetings. Social Software-Anwendungen bieten hierzu die Möglichkeit, insbesondere verteilte Teams zusammen zu bringen. Entfernte Gesprächspartner können leichter in Meetings eingebunden werden. Virtuelle Meetings ersparen eine physische Präsenz (so u.a. auch Reise- und Rüstkosten) ohne dabei an Informationsgehalt oder Effektivität zu verlieren. Die Effizienz von Meetings kann zudem verbessert werden, wenn bspw. durch integrierte Abstimmungswerkzeuge Abstimmungen erleichtert und so die Dauer verkürzt werden kann. Zusätzlich haben Außenstehende oder jene, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, die Möglichkeit, die Ergebnisse in Form von Aufzeichnungen mitzunehmen. Social Software unterstützt hierbei die Transparenz der Ergebnisfindung und -darstellung – auch bei zunehmender Teamgröße.

Kollaboratives SchreibenTrotz meiner Feststellung eingangs werden die Chancen der Social Collaboration häufig mit technischen Möglichkeiten argumentiert – und das nicht ohne Grund. Allein das herkömmliche Check-In/Check-Out-Vorgehen bei der Erstellung von Dokumenten sowie den damit verbundenen Dokumentenablagen und E-Mail-Kaskaden sind nicht nur lästig, sondern auch fehleranfällig. Die Zusammenarbeit via E-Mail führt nicht nur zu überfüllten Postfächern, sondern auch dazu, dass die persönliche Inbox zu einem von außen unzugänglichen Silo mutiert. Social Collaboration baut daher auf andere Ansätze, mit deren Hilfe Informationen und Wissen erfasst und wiederverwendet werden, Gruppenaufgaben koordiniert und Inhalte „social“ gefiltert werden können. Für das kollaborative Schreiben bedeutet das, dass vor allem Wiki-Technologien wie Atlassian Confluence oder bspw. die TeamSites im Microsoft SharePoint als Ersatz für die herkömmlichen Routinen verwendet werden. Vorteile dieser Veränderungen sind u. a. die Möglichkeit für die Beteiligten, stets auf den aktuellsten Stand des Dokumentes zugreifen zu können, diese (z.T. sogar gleichzeitig) zu bearbeiten und natürlich das einfache Archivieren von Arbeitsständen über die Versionshistorie. Für den Erstellungsprozess selbst bedeutet das auch, dass unkompliziert externe Autoren eingebunden werden können, Änderungen nachverfolgbar werden und Zeit durch Parallelisierung gespart wird, die dann in das Konzipieren und Schreiben investiert werden kann. Das fördert schlussendlich nicht nur die Ergebnisqualität, sondern auch die Motivation, insb. wenn sichtbar wird, wer welchen Anteil am Endergebnis beigesteuert hat.

ProtokollierungKiller-Anwendungsfall #3, das Protokollieren, geht im Grunde in eine ähnliche Richtung wie das kollaborative Schreiben. Meetingteilnehmer protokollieren gemeinsame Beschlüsse, verteilte Aufgaben, Diskussionsergebnisse, Arbeitsstände und stellen diese für alle Teilnehmer und ggf. auch Außenstehende bereit. Was früher oft Aufgabe eines Protokollanten während und im Nachgang an ein Meeting war, kann nun von den Teilnehmern selbst übernommen werden. Auch hier können Protokolldokumente kollaborativ erstellt werden. Während der Protokollant zuvor alle Ergebnisse, Beschlüsse, Notizen usw. aggregieren, in ein Dokument überführen und den Beteiligten zur Verfügung stellen musste, kann in Wikis jeder Teilnehmer Protokollinhalte zu den Themen, für die er verantwortlich ist, noch während des Meetings ablegen. Ein solches Dokument kann auch in Vorbereitung auf ein Meeting dazu genutzt werden, eine Agenda zu entwickeln, Verantwortlichkeiten zuzuweisen oder Zeitfenster abzustimmen. Es dient somit als zentraler Ort für sämtliche, meeting-relevanten Inhalte und kann auch von Außenstehenden, die am Meeting selbst nicht teilnehmen konnten, aber Interesse an den Ergebnissen haben, angesteuert werden. Zusätzlich kann dank der Hypertext-Struktur von Wikis, das Protokoll als Absprungpunkt auf verknüpfte Inhalte, Protokolle zu vorherigen oder verwandten Veranstaltungen usw. genutzt werden. Anders als bei Protokollen in E-Mail-Form oder als Office-Dokument erhöht eine Wikiseite die Transparenz von Meetings und führt schlussendlich dazu, dass das Dokument früher einer breiteren Masse verfügbar ist.

Neben den drei genannten existieren natürlich auch bei der Social Collaboration viele weitere Anwendungsfälle, die die Einsatzpotenziale von Social Software im Unternehmenseinsatz verdeutlichen. Allen gemein ist jedoch, dass Social Business hier stark auf Produktivitätsgewinne, effizientere Zusammenarbeit und eine Beschleunigung der Arbeitsabläufe ausgerichtet ist. Dabei wird weniger versucht, etablierte Formate und Vorgehen zu verändern – Meetings wird es auch in Zukunft weiterhin geben -, sondern vielmehr diese durch die technischen und nicht-technischen Möglichkeiten des Social Business aufzuwerten.

Next: Teil 4 mit ausgewählten Killer-Anwendungsfällen aus den Bereichen Kommunikation, Koordination & Support.

Related Posts

1 Kommentar

[…] Die Killer-Anwendungsfälle des Social Business #3: Social Collaboration – Human Network Competenc… Bei Social Collaboration dreht sich vieles um die Zusammenarbeit in Teams und die Verbesserung dieser mit Hilfe des Internet und elektronischer Medien. Landläufig ist dabei auch oft von vernetzter Zusammenarbeit die Rede, in deren Rahmen nicht nur technische Fragen (geeignete Plattformen, Auswahl von Kommunikationskanälen usw.), sondern auch nicht-technische Anforderungen eine zentrale Rolle spielen. Wir verwenden den Begriff Social Collaboration deshalb häufig synonym mit Enterprise 2.0, weil auch hier u.a. die sozio-kulturelle Entwicklung des Kommunikationsverhaltens sowie veränderte Arbeitsweisen der Anwender in den Vordergrund rücken […]

Kommentar hinterlassen


Pin It on Pinterest