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Der spannende Weg zum Intranet 2.0: Firmen-Wiki als Teamweb mit Atlassian Confluence

Wir leben in einer span­nen­den Zeit. Nach­dem Intra­nets über viele Jahre das Dasein eines zen­tral redak­tio­nier­ten Infor­ma­ti­ons­por­tals fris­te­ten, wel­ches von den Mit­ar­bei­tern oft nur mit Des­in­ter­esse gestraft wor­den ist, bringt nun das Web 2.0 fri­schen Wind in die Unter­neh­men. Von Zen­tral­ab­tei­lun­gen gut gehü­tete Intra­net-Redak­ti­ons­sys­teme machen Platz für neue, von den Mit­ar­bei­tern selbst gestal­tete Platt­for­men für Infor­ma­ti­ons­aus­tau­sch und Zusam­men­ar­beit.

Es gibt immer mehr Unter­neh­men, die die­sen muti­gen, aber kon­se­quen­ten Schritt hin zu mehr Frei­heit in der inter­nen Kom­mu­ni­ka­tion gehen. Über die Schwei­zer Syn­a­xon AG wurde schon viel berich­tet. Wir haben der­zeit die Gele­gen­heit, unse­ren Kun­den T-Sys­tems Mul­ti­me­dia Solu­ti­ons bei die­sem Pro­zess zu beglei­ten. Ganz kon­kret geht es dabei um den Auf­bau eines “Team­web” als neue wiki-basierte Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form. Für diese Platt­form wurde das Ent­er­prise-Wiki Sys­tem Con­flu­ence von Atlas­sian aus­ge­wählt. Die Gründe hier­für lagen im Wesent­li­chen in der guten Abde­ckung der für ein Intra­net not­wen­di­gen Wiki-Funk­tio­na­li­tät, in der guten Anpass­bar­keit und Erwei­ter­bar­keit und der Ska­lier­bar­keit des Sys­tems, wel­ches den gestie­ge­nen Anfor­de­run­gen des in den letz­ten Jah­ren stark gewach­se­nen IT-Unter­neh­mens gerecht wer­den muss.

Beson­ders her­vor­zu­he­ben ist vor allem die breite Betei­li­gung der Fach­be­rei­che an die­sem Vor­ha­ben. Im Kern­team sind nicht nur Ver­tre­ter der IT und des Rea­li­sie­rungs­part­ners ver­tre­ten, son­dern eben auch Mit­strei­ter aus ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen, dar­un­ter Con­sul­tants, Abtei­lungs­lei­ter und Ver­tre­ter aus dem Stab der Geschäfts­füh­rung. Diese Mischung macht Ent­schei­dun­gen nicht immer ein­fach, dafür wird jedoch eine breite Ver­an­ke­rung im Hause erzielt und viele gute Ideen und Erfah­run­gen aus den eige­nen Pro­jek­ten kön­nen in die Ent­wick­lung, einer ech­ten Gemein­schafts­pro­duk­tion, ein­flie­ßen.

Unsere Auf­gabe als Imple­men­tie­rungs­part­ner für Atlas­sian Con­flu­ence war neben der kon­zep­tio­nel­len Aus­rich­tung vor allem die tech­ni­sche Rea­li­sie­rung des Team­web. Die Ent­wick­lung erfolgte in kur­zen mehr­wö­chi­gen Ent­wick­lungs­pha­sen, die jeweils einen Pra­xis­test durch die Pilot­nut­zer beinhal­te­ten. Dabei ging es vor allem um die CI/CD-konforme Anpas­sung der Ober­flä­che von Con­flu­ence-The­mes, die Bereit­stel­lung von spe­zi­el­len Sei­ten­tem­pla­tes, die Erwei­te­rung der Blog­ging-Funk­tio­na­li­tät um wesent­li­che Fea­tures wie z.B. Tag­clouds und Kate­go­rien sowie um die Gestal­tung eines per­sön­li­chen Berei­ches für alle Mit­ar­bei­ter. Hinzu kamen Sin­gle-Sign-On Funk­tio­nen und die Ein­bin­dung von für die Arbeit im Team­web nütz­li­chen Plug­ins. In die Ent­wick­lung sind unzäh­lige Hin­weise der IT-Con­sul­tants von T-Sys­tems MMS ein­ge­flos­sen. Dabei ist es immer wie­der hoch­span­nend zu beob­ach­ten, mit wie­viel Ide­en­reich­tum Mit­ar­bei­ter die Mög­lich­kei­ten von Con­flu­ence nut­zen, um eigene Infor­ma­ti­ons­an­ge­bote auf­zu­bauen oder mit ande­ren Diens­ten zu ver­bin­den. Auf diese Weise ent­stand u.a. eine per­sön­li­che Visi­ten­karte für alle Nut­zer, die auto­ma­ti­sch mit den Kon­takt- und Foto­da­ten aus dem zen­tra­len Mit­ar­bei­ter­ver­zeich­nis gefüllt wird.

Judith Schmalz hat unse­ren Ansatz für Wiki-basierte Intra­net-Lösun­gen auch im Rah­men des Atlas­sian User­group Tref­fens am 23.10. in Ber­lin vor­ge­stellt.


Das Team­web bie­tet allen Abtei­lun­gen, Teams, Inter­es­sens­grup­pen und Mit­ar­bei­tern ein vir­tu­el­les Zuhause im Intra­net. Mitt­ler­weile sind viele Berei­che des Hau­ses mit eige­nen Wiki­sei­ten ver­tre­ten. Inter­es­sens­grup­pen kön­nen sich fin­den, un für ein Thema einen Bereich eröff­nen. Mit­ar­bei­ter erhal­ten einen eige­nen Bereich, der quasi als eigene Home­page mit Visi­ten­karte und Web­log dienst. Das Ganze ist selbst­ver­ständ­lich kein Zwang, son­dern ein frei­wil­li­ges Ange­bot. Vor allem die Blog­funk­tio­na­li­tät wird immer häu­fi­ger genutzt. Das Team­web wird zuneh­mend zur Platt­form für bereichs­über­grei­fen­des Wis­sens­ma­nage­ment und die Zusam­men­ar­beit. Bei­spiels­weise erfolgte die Ent­wick­lung der neuen Unter­neh­mens­stra­tege durch die Füh­rungs­kräfte in einem soge­nann­ten “Stra­Wiki” inner­halb des Team­web. Nach­dem die Stra­te­gie­de­fi­ni­tion zunächst im klei­nen Kreis (zugriffs­ge­schützt) erar­bei­tet wurde, folgte spä­ter die Öff­nung für alle Mit­ar­bei­ter des Hau­ses. Die­ses Vor­ge­hen ist durch­aus als “Best Prac­tice” anzu­se­hen, denn zum einen wurde früh­zei­tig gezeigt, dass die Wiki­platt­form als Arbeits­me­dium taugt und zum ande­ren wur­den Mit­ar­bei­ter und Füh­rungs­kräfte dar­über früh­zei­tig mit dem Team­web ver­traut gemacht.

Ohne das Stra­wiki wäre der Stra­te­gie­pro­zess nicht so gut umsetz­bar gewe­sen, berich­ten betei­ligte Füh­rungs­kräfte. Man sei in der haus-inter­nen Kom­mu­ni­ka­tion einen gro­ßen Schritt vor­an­ge­kom­men, sagen andere. Doch die fir­men­weite Ein­füh­rung braucht Zeit, durch­dachte Kom­mu­ni­ka­tion und viel Enga­ge­ment. Erste gute Erfah­run­gen der “Leucht­türme” müs­sen auch in ande­ren Berei­chen umge­setzt wer­den. Noch sind nicht alle Berei­che an Bord. Die Ver­ant­wort­li­chen bei T-Sys­tems MMS spre­chen offen über ihre Erfah­run­gen auf dem Weg zum Ent­er­prise 2.0. So führte Ulrike Rein­hardt vor weni­gen Wochen ein Inter­view mit Ste­fan Ehr­lich und Berit Jung­mann, die im Team­web-Kern­team die Ent­wick­lung ganz ent­schei­dend vor­an­ge­trie­ben haben:

A video used to be embed­ded here but the ser­vice that it was hosted on has shut down.

In einem wei­te­ren Inter­view mit Peter Klin­gen­burg, dem Geschäfts­füh­rer von T-Sys­tems Mul­ti­me­dia steht vor allem der Aspekt des Wis­sens­ma­nage­ments im Mit­tel­punkt des Gesprächs:

A video used to be embed­ded here but the ser­vice that it was hosted on has shut down.

Dar­über­hin­aus hat Ste­fan Ehr­lich das Team­web-Pro­jekt auch in einer Ses­sion auf dem Bar­camp Ber­lin 3 vor­ge­stellt. Einen Live-Bericht dazu hat Mar­tin Koser in sei­nem Blog ver­fasst.

Im Rah­men die­ses Pro­jekte wur­den eine Reihe von Erfah­rungs­wer­ten bestä­tigt, die im Rah­men von Intra­net-Pro­jek­ten immer wie­der wich­tig sind:

  • Es ist hilf­reich und wich­tig, früh­zei­tig Nut­zer ein­zu­be­zie­hen und deren Feed­back in die Ent­wick­lung ein­flie­ßen zu las­sen.
  • Unter­neh­mens-Wikis brau­chen einen “Küm­me­rer” oder “Wiki-Gärt­ner”, der mit Begeis­te­rung für die Vor­züge der Platt­form wirbt, neue For­men der Zusam­men­ar­beit vor­lebt und gute Prak­ti­ken aktiv ver­mit­telt.
  • Es ist för­der­lich, wenn das Manage­ment hin­ter dem Team steht und aktiv an der Nut­zung teil­nimmt.
  • Wiki-Intra­nets wer­den in kur­zer Zeit ange­nom­men und für pro­duk­tive Zwecke genutzt. Des­halb muss von Beginn an, trotz “Pilot” und “Beta” für einen sta­bi­len Betrieb der Platt­form mit Aus­fall­si­cher­heit, Backup und Sys­tem­mo­ni­to­ring gesorgt wer­den.
  • Tag­ging ist nicht für alle Mit­ar­bei­ter sofort ver­ständ­lich. Einige Hin­weise und Regeln hel­fen, das Poten­tial der Folk­sono­mien im Unter­neh­men zu ent­fal­ten
  • Eine ite­ra­tive Vor­ge­hens­weise in klei­nen Schrit­ten ist bes­ser als ein “Big Bang”

Es liegt in der Natur der Sache, dass der Weg zum Intra­net 2.0 noch lange an sei­nem Ende ist. Wir sind gespannt auf die wei­tere Ent­wick­lung des Team­web und die Ein­satz­for­men in der täg­li­chen Pra­xis.

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Thank you for sharing your story about crea­ting an “Intra­net 2.0.” Keep us pos­ted on how things pro­gress. One idea for dri­ving adop­tion is to encou­rage all new employees to create an intro­duc­tory blog post on their first day. It gets them accust­o­med to blog­ging and also allows ever­yone in the com­pany a chance to wel­come them to the com­pany by com­men­ting on the blog post.
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Vie­len Dank das Sie Ihre Geschichte über die Imple­men­tie­rung eines “Intra­nets 2.0” mit der Öffent­lich­keit tei­len. Bitte hal­ten Sie uns auf dem lau­fen­den wie das Pro­jekt fort­schrei­tet.

Eine Idee die mit der Akzep­tanz hel­fen kann ist neue Mit­ar­bei­ter anzu­re­gen einen Blog Post zu schrei­ben um sich dem Rest der Firma vor­zu­stel­len. Das hilft neuen Mit­ar­bei­tern gleich von Anfang an an das Blog­gen zu gewöh­nen und erlaubt es dem Rest der Firma den neuen Mit­ar­bei­ter Wil­kom­men zu heis­sen indem man Ihm/Ihr einen Kom­men­tar hin­ter­lässt.

Es ist erstaun­lich, wie sich gewisse Dinge im Leben wie­der­ho­len, wenn auch in Vari­an­ten: So erin­nert mich das Thema „Team­web“ an die erfolg­rei­che Ein­füh­rung von Fer­ti­gungs­in­seln (als Ersatz für die stu­pide und wenig moti­vie­rende Fließ­band­ar­beit) in der Pro­duk­ti­ons­lo­gis­tik der Auto­mo­bil­in­dus­trie, hierzu eine inter­es­sante Defi­ni­tion bei Lexis­Ne­xis: „Als Fer­ti­gungs­in­sel bezeich­net man eine Form der Grup­pen­ar­beit, bei der eine bestimmte Fer­ti­gungs­auf­gabe durch meh­rere Arbeits­kräfte gemein­sam an einem Ort, an dem alle Betriebs­mit­tel zusam­men­ge­fasst sind, erle­digt wird. Die Ver­ant­wor­tung für die Arbeits­tei­lung und Orga­ni­sa­tion liegt in der Gruppe, die an der Fer­ti­gungs­in­sel arbei­tet. […] Die Grup­pen­mit­glie­der müs­sen in der Lage sein, ver­schie­dene Maschi­nen in der Fer­ti­gungs­in­sel zu bedie­nen und bei Bedarf auch die Auf­ga­ben ande­rer Kol­le­gen zu über­neh­men. Ein ent­schei­den­der Aspekt für diese Art der Fer­ti­gung ist daher die Bereit­schaft und Fähig­keit der Mit­ar­bei­ter, ver­schie­dene Tätig­kei­ten aus­zu­üben, unmit­tel­bare Ver­ant­wor­tung für die Pro­duk­ti­ons­ziele zu über­neh­men und eng mit den ande­ren Kol­le­gen zusam­men­zu­ar­bei­ten. Die­ses Kon­zept der Grup­pen­ar­beit wurde in der jün­ge­ren Ver­gan­gen­heit daher vor allem dort ein­ge­setzt, wo die Fließ­fer­ti­gung auf Grund man­geln­der Moti­va­tion an Gren­zen stieß. Fer­ti­gungs­in­seln haben in sol­chen Fäl­len u.a. zur Ver­rin­ge­rung der Fehl­zei­ten, zur Erhö­hung der Qua­li­tät und zu ver­stärk­ter Höher­qua­li­fi­zie­rung der Mit­ar­bei­ter geführt.“ Bei aller Unter­schied­lich­keit – zum beschrie­be­nen, wis­sens­ba­sier­ten Team­web inklu­sive des End­pro­dukts – sind mei­ner Mei­nung nach den­noch ein paar ganz wesent­li­che Begriffe und damit Gemein­sam­kei­ten u.v.a. Stär­ken her­vor­zu­he­ben wie „Ver­ant­wor­tung für Ziele“, „Moti­va­tion“ oder auch „Höher­qua­li­fi­zie­rung“. Sicher, es gibt in jeder sozia­len Gemein­schaft, sei dies das Unter­neh­men, die Fami­lie, die Schule oder der Ver­ein, immer Ein­zel­gän­ger oder Ein­zel­kämp­fer. Doch blei­ben gemein­sam erzielte Erfolge inner­halb eines Unter­neh­mens – um die es hier gehen soll – die dau­er­haf­tes­ten und mani­fes­tie­ren sich zudem bei allen an die­sem Erfolg betei­lig­ten Team­mit­glie­dern nach­hal­tig im Gedächt­nis. Inso­fern kann man den Ver­ant­wort­li­chen in den Unter­neh­men heute nur zuru­fen: ‚Öff­net euch für neue, zeit­ge­mäße For­men einer offe­nen Unter­neh­mens- und damit Kom­mu­ni­ka­ti­ons­kul­tur im Ent­er­prise 2.0 nutzt die vor­han­den, pra­xis­er­prob­ten Werk­zeuge wie etwa das Atlas­sian-Tool Con­flu­ence – das u.a. auch von Unter­neh­men wie Sie­mens, Micro­soft, Deut­sche Bank und auch Dis­ney ein­ge­setzt wird – und greift auch auf die Spe­zia­lis­ten in die­sem Gebiet wie etwa Communardo zurück. Legt die Poten­ziale eurer Mit­ar­bei­ter frei, nutzt deren Wis­sen noch stär­ker für den und betei­ligt sie damit am Unter­neh­mens­er­folg. Reist die Bestands­si­che­rungs­mau­ern in den Köp­fen ein, macht Platz für die Zukunft!’ Denn: die hat bekann­ter­ma­ßen schon heute begon­nen.

Hallo. Ich mag es wirk­lich wenn ein Bei­trag aus­führ­lich ist und sich Zeit für die Details nimmt sowie ein­zelne Aspekte. Danke für den Arti­kel. Ich hätte auch gerne noch die Inter­views mit Ste­fan Ehr­lich und Berit Jung­mann gese­hen, aber lei­der wer­den sie nicht ange­zeigt – nicht im FF 3 und nicht in der aktu­ells­ten Opera-Ver­sion. Ich würde mich freuen wenn ihr das repa­rie­ren könn­tet. Danke und viele Grüße, Lud­wig

Hallo Lud­wig, vie­len Dank für Deine Rück­mel­dung und den Hin­weis zu den Videos, wel­che jetzt auch wie­der ange­zeigt wer­den. Viele Grüße nach Mün­chen, Dirk.

In der Com­pu­ter­wo­che ist ein wei­te­rer inter­es­san­ter Bericht zum Team­web erschie­nen:
http://www.computerwoche.de/job_karriere/personal_management/1878893/

[…] Der span­nende Weg zum Intra­net 2.0: Fir­men-Wiki als Team­web mit Atlas­sian Con­flu­ence […]

[…] Bei­trag von Dirk Röhr­born: Der span­nende Weg zum Intra­net 2.0: Fir­men-Wiki als Team­web mit Atlas­sian Con­flu­ence http://www.humannetworkcompetence.de/2008/10/28/der-spannende-weg-zum-intranet-20-firmen-wiki-als-te… […]

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