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Der spannende Weg zum Intranet 2.0: Firmen-Wiki als Teamweb mit Atlassian Confluence

Wir leben in einer spannenden Zeit. Nachdem Intranets über viele Jahre das Dasein eines zentral redaktionierten Informationsportals fristeten, welches von den Mitarbeitern oft nur mit Desinteresse gestraft worden ist, bringt nun das Web 2.0 frischen Wind in die Unternehmen. Von Zentralabteilungen gut gehütete Intranet-Redaktionssysteme machen Platz für neue, von den Mitarbeitern selbst gestaltete Plattformen für Informationsaustausch und Zusammenarbeit.

Es gibt immer mehr Unternehmen, die diesen mutigen, aber konsequenten Schritt hin zu mehr Freiheit in der internen Kommunikation gehen. Über die Schweizer Synaxon AG wurde schon viel berichtet. Wir haben derzeit die Gelegenheit, unseren Kunden T-Systems Multimedia Solutions bei diesem Prozess zu begleiten. Ganz konkret geht es dabei um den Aufbau eines "Teamweb" als neue wiki-basierte Kommunikationsplattform. Für diese Plattform wurde das Enterprise-Wiki System Confluence von Atlassian ausgewählt. Die Gründe hierfür lagen im Wesentlichen in der guten Abdeckung der für ein Intranet notwendigen Wiki-Funktionalität, in der guten Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit und der Skalierbarkeit des Systems, welches den gestiegenen Anforderungen des in den letzten Jahren stark gewachsenen IT-Unternehmens gerecht werden muss.

Besonders hervorzuheben ist vor allem die breite Beteiligung der Fachbereiche an diesem Vorhaben. Im Kernteam sind nicht nur Vertreter der IT und des Realisierungspartners vertreten, sondern eben auch Mitstreiter aus verschiedenen Abteilungen, darunter Consultants, Abteilungsleiter und Vertreter aus dem Stab der Geschäftsführung. Diese Mischung macht Entscheidungen nicht immer einfach, dafür wird jedoch eine breite Verankerung im Hause erzielt und viele gute Ideen und Erfahrungen aus den eigenen Projekten können in die Entwicklung, einer echten Gemeinschaftsproduktion, einfließen.

Unsere Aufgabe als Implementierungspartner für Atlassian Confluence war neben der konzeptionellen Ausrichtung vor allem die technische Realisierung des Teamweb. Die Entwicklung erfolgte in kurzen mehrwöchigen Entwicklungsphasen, die jeweils einen Praxistest durch die Pilotnutzer beinhalteten. Dabei ging es vor allem um die CI/CD-konforme Anpassung der Oberfläche von Confluence-Themes, die Bereitstellung von speziellen Seitentemplates, die Erweiterung der Blogging-Funktionalität um wesentliche Features wie z.B. Tagclouds und Kategorien sowie um die Gestaltung eines persönlichen Bereiches für alle Mitarbeiter. Hinzu kamen Single-Sign-On Funktionen und die Einbindung von für die Arbeit im Teamweb nützlichen Plugins. In die Entwicklung sind unzählige Hinweise der IT-Consultants von T-Systems MMS eingeflossen. Dabei ist es immer wieder hochspannend zu beobachten, mit wieviel Ideenreichtum Mitarbeiter die Möglichkeiten von Confluence nutzen, um eigene Informationsangebote aufzubauen oder mit anderen Diensten zu verbinden. Auf diese Weise entstand u.a. eine persönliche Visitenkarte für alle Nutzer, die automatisch mit den Kontakt- und Fotodaten aus dem zentralen Mitarbeiterverzeichnis gefüllt wird.

Judith Schmalz hat unseren Ansatz für Wiki-basierte Intranet-Lösungen auch im Rahmen des Atlassian Usergroup Treffens am 23.10. in Berlin vorgestellt.

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Das Teamweb bietet allen Abteilungen, Teams, Interessensgruppen und Mitarbeitern ein virtuelles Zuhause im Intranet. Mittlerweile sind viele Bereiche des Hauses mit eigenen Wikiseiten vertreten. Interessensgruppen können sich finden, un für ein Thema einen Bereich eröffnen. Mitarbeiter erhalten einen eigenen Bereich, der quasi als eigene Homepage mit Visitenkarte und Weblog dienst. Das Ganze ist selbstverständlich kein Zwang, sondern ein freiwilliges Angebot. Vor allem die Blogfunktionalität wird immer häufiger genutzt. Das Teamweb wird zunehmend zur Plattform für bereichsübergreifendes Wissensmanagement und die Zusammenarbeit. Beispielsweise erfolgte die Entwicklung der neuen Unternehmensstratege durch die Führungskräfte in einem sogenannten "StraWiki" innerhalb des Teamweb. Nachdem die Strategiedefinition zunächst im kleinen Kreis (zugriffsgeschützt) erarbeitet wurde, folgte später die Öffnung für alle Mitarbeiter des Hauses. Dieses Vorgehen ist durchaus als "Best Practice" anzusehen, denn zum einen wurde frühzeitig gezeigt, dass die Wikiplattform als Arbeitsmedium taugt und zum anderen wurden Mitarbeiter und Führungskräfte darüber frühzeitig mit dem Teamweb vertraut gemacht.

Ohne das Strawiki wäre der Strategieprozess nicht so gut umsetzbar gewesen, berichten beteiligte Führungskräfte. Man sei in der haus-internen Kommunikation einen großen Schritt vorangekommen, sagen andere. Doch die firmenweite Einführung braucht Zeit, durchdachte Kommunikation und viel Engagement. Erste gute Erfahrungen der "Leuchttürme" müssen auch in anderen Bereichen umgesetzt werden. Noch sind nicht alle Bereiche an Bord. Die Verantwortlichen bei T-Systems MMS sprechen offen über ihre Erfahrungen auf dem Weg zum Enterprise 2.0. So führte Ulrike Reinhardt vor wenigen Wochen ein Interview mit Stefan Ehrlich und Berit Jungmann, die im Teamweb-Kernteam die Entwicklung ganz entscheidend vorangetrieben haben:

A video used to be embedded here but the service that it was hosted on has shut down.

In einem weiteren Interview mit Peter Klingenburg, dem Geschäftsführer von T-Systems Multimedia steht vor allem der Aspekt des Wissensmanagements im Mittelpunkt des Gesprächs:

A video used to be embedded here but the service that it was hosted on has shut down.

Darüberhinaus hat Stefan Ehrlich das Teamweb-Projekt auch in einer Session auf dem Barcamp Berlin 3 vorgestellt. Einen Live-Bericht dazu hat Martin Koser in seinem Blog verfasst.

Im Rahmen dieses Projekte wurden eine Reihe von Erfahrungswerten bestätigt, die im Rahmen von Intranet-Projekten immer wieder wichtig sind:

  • Es ist hilfreich und wichtig, frühzeitig Nutzer einzubeziehen und deren Feedback in die Entwicklung einfließen zu lassen.
  • Unternehmens-Wikis brauchen einen "Kümmerer" oder "Wiki-Gärtner", der mit Begeisterung für die Vorzüge der Plattform wirbt, neue Formen der Zusammenarbeit vorlebt und gute Praktiken aktiv vermittelt.
  • Es ist förderlich, wenn das Management hinter dem Team steht und aktiv an der Nutzung teilnimmt.
  • Wiki-Intranets werden in kurzer Zeit angenommen und für produktive Zwecke genutzt. Deshalb muss von Beginn an, trotz "Pilot" und "Beta" für einen stabilen Betrieb der Plattform mit Ausfallsicherheit, Backup und Systemmonitoring gesorgt werden.
  • Tagging ist nicht für alle Mitarbeiter sofort verständlich. Einige Hinweise und Regeln helfen, das Potential der Folksonomien im Unternehmen zu entfalten
  • Eine iterative Vorgehensweise in kleinen Schritten ist besser als ein "Big Bang"

Es liegt in der Natur der Sache, dass der Weg zum Intranet 2.0 noch lange an seinem Ende ist. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung des Teamweb und die Einsatzformen in der täglichen Praxis.

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Thank you for sharing your story about crea­ting an "Intranet 2.0." Keep us pos­ted on how things pro­gress. One idea for dri­ving adop­tion is to encou­rage all new employees to create an intro­duc­tory blog post on their first day. It gets them accus­to­med to blog­ging and also allows ever­yone in the com­pany a chance to wel­come them to the com­pany by com­men­ting on the blog post.
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Vielen Dank das Sie Ihre Geschichte über die Implementierung eines "Intranets 2.0" mit der Öffentlichkeit tei­len. Bitte hal­ten Sie uns auf dem lau­fen­den wie das Projekt fortschreitet.

Eine Idee die mit der Akzeptanz hel­fen kann ist neue Mitarbeiter anzu­re­gen einen Blog Post zu schrei­ben um sich dem Rest der Firma vor­zu­stel­len. Das hilft neuen Mitarbeitern gleich von Anfang an an das Bloggen zu gewöh­nen und erlaubt es dem Rest der Firma den neuen Mitarbeiter Wilkommen zu heis­sen indem man Ihm/Ihr einen Kommentar hinterlässt.

Es ist erstaun­lich, wie sich gewisse Dinge im Leben wie­der­ho­len, wenn auch in Varianten: So erin­nert mich das Thema „Teamweb“ an die erfolg­rei­che Einführung von Fertigungsinseln (als Ersatz für die stu­pide und wenig moti­vie­rende Fließbandarbeit) in der Produktionslogistik der Automobilindustrie, hierzu eine inter­es­sante Definition bei LexisNexis: „Als Fertigungsinsel bezeich­net man eine Form der Gruppenarbeit, bei der eine bestimmte Fertigungsaufgabe durch meh­rere Arbeitskräfte gemein­sam an einem Ort, an dem alle Betriebsmittel zusam­men­ge­fasst sind, erle­digt wird. Die Verantwortung für die Arbeitsteilung und Organisation liegt in der Gruppe, die an der Fertigungsinsel arbei­tet. […] Die Gruppenmitglieder müs­sen in der Lage sein, ver­schie­dene Maschinen in der Fertigungsinsel zu bedie­nen und bei Bedarf auch die Aufgaben ande­rer Kollegen zu über­neh­men. Ein ent­schei­den­der Aspekt für diese Art der Fertigung ist daher die Bereitschaft und Fähigkeit der Mitarbeiter, ver­schie­dene Tätigkeiten aus­zu­üben, unmit­tel­bare Verantwortung für die Produktionsziele zu über­neh­men und eng mit den ande­ren Kollegen zusam­men­zu­ar­bei­ten. Dieses Konzept der Gruppenarbeit wurde in der jün­ge­ren Vergangenheit daher vor allem dort ein­ge­setzt, wo die Fließfertigung auf Grund man­geln­der Motivation an Grenzen stieß. Fertigungsinseln haben in sol­chen Fällen u.a. zur Verringerung der Fehlzeiten, zur Erhöhung der Qualität und zu ver­stärk­ter Höherqualifizierung der Mitarbeiter geführt.“ Bei aller Unterschiedlichkeit – zum beschrie­be­nen, wis­sens­ba­sier­ten Teamweb inklu­sive des Endprodukts – sind mei­ner Meinung nach den­noch ein paar ganz wesent­li­che Begriffe und damit Gemeinsamkeiten u.v.a. Stärken her­vor­zu­he­ben wie „Verantwortung für Ziele“, „Motivation“ oder auch „Höherqualifizierung“. Sicher, es gibt in jeder sozia­len Gemeinschaft, sei dies das Unternehmen, die Familie, die Schule oder der Verein, immer Einzelgänger oder Einzelkämpfer. Doch blei­ben gemein­sam erzielte Erfolge inner­halb eines Unternehmens – um die es hier gehen soll – die dau­er­haf­tes­ten und mani­fes­tie­ren sich zudem bei allen an die­sem Erfolg betei­lig­ten Teammitgliedern nach­hal­tig im Gedächtnis. Insofern kann man den Verantwortlichen in den Unternehmen heute nur zuru­fen: ‚Öffnet euch für neue, zeit­ge­mäße Formen einer offe­nen Unternehmens- und damit Kommunikationskultur im Enterprise 2.0 nutzt die vor­han­den, pra­xis­er­prob­ten Werkzeuge wie etwa das Atlassian-Tool Confluence – das u.a. auch von Unternehmen wie Siemens, Microsoft, Deutsche Bank und auch Disney ein­ge­setzt wird – und greift auch auf die Spezialisten in die­sem Gebiet wie etwa Communardo zurück. Legt die Potenziale eurer Mitarbeiter frei, nutzt deren Wissen noch stär­ker für den und betei­ligt sie damit am Unternehmenserfolg. Reist die Bestandssicherungsmauern in den Köpfen ein, macht Platz für die Zukunft!’ Denn: die hat bekann­ter­ma­ßen schon heute begonnen.

Hallo. Ich mag es wirk­lich wenn ein Beitrag aus­führ­lich ist und sich Zeit für die Details nimmt sowie ein­zelne Aspekte. Danke für den Artikel. Ich hätte auch gerne noch die Interviews mit Stefan Ehrlich und Berit Jungmann gese­hen, aber lei­der wer­den sie nicht ange­zeigt – nicht im FF 3 und nicht in der aktu­ells­ten Opera-Version. Ich würde mich freuen wenn ihr das repa­rie­ren könn­tet. Danke und viele Grüße, Ludwig

Hallo Ludwig, vie­len Dank für Deine Rückmeldung und den Hinweis zu den Videos, wel­che jetzt auch wie­der ange­zeigt wer­den. Viele Grüße nach München, Dirk.

In der Computerwoche ist ein wei­te­rer inter­es­san­ter Bericht zum Teamweb erschienen:
http://www.computerwoche.de/job_karriere/personal_management/1878893/

[…] Der span­nende Weg zum Intranet 2.0: Firmen-Wiki als Teamweb mit Atlassian Confluence […]

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