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Teil 9: Das mobile Intranet mit Office 365

Stellen Sie sich vor Sie sind auf einer Reise zum Kunden und benötigen schnell Informationen über den Status zum Projekt. Können Sie diese Informationen schnell per Smartphone oder Tablet erreichen oder stecken Sie schon beim Laden der Intranet-Startseite fest? Ein mobiler Benutzer ist häufig zielgerichteter unterwegs als ein Mitarbeiter am Schreibtisch, dessen Bildschirm mehr Platz besitzt und gegebenenfalls nicht in Eile ist. Diese unterschiedlichen Bedürfnisse sollten im Design Ihres Intranets beachtet werden, um eine höhere Produktivität Ihres Unternehmens zu erzielen.

Mobile Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter am Intranet erkennen

Stel­len Sie sich vor Sie sind auf einer Reise zum Kun­den und benö­ti­gen schnell Infor­ma­tio­nen über den Sta­tus zum Pro­jekt. Kön­nen Sie diese Infor­ma­tio­nen schnell per Smart­phone oder Tablet errei­chen oder ste­cken Sie schon beim Laden der Intra­net-Start­seite fest?
Ein mobi­ler Benut­zer ist häu­fig ziel­ge­rich­te­ter unter­wegs als ein Mit­ar­bei­ter am Schreib­ti­sch, des­sen Bild­schirm mehr Platz besitzt und gege­be­nen­falls nicht in Eile ist. Diese unter­schied­li­chen Bedürf­nisse soll­ten im Design Ihres Intra­nets beach­tet wer­den, um eine höhere Pro­duk­ti­vi­tät Ihres Unter­neh­mens zu erzie­len.

Das Intranet steht – doch was ist mit dem mobilen Zugriff?

Nun, zunächst soll­ten wir einen Schritt zurück­ge­hen, um zu wis­sen was die Anfor­de­run­gen sind für einem mobi­len Zugriff der Mit­ar­bei­ter. Somit wäre zum Bei­spiel eine Nut­zer­ana­lyse hilf­reich, des­sen Ziel ist her­aus­zu­fin­den, wel­che Nut­zer im mobi­len Kon­text, wel­che Infor­ma­tio­nen benö­ti­gen.

Es gibt meh­rere Ansätze, um die mobi­len Bedürf­nisse Ihrer Nut­zer nach­zu­kom­men, zum Bei­spiel mit einem Con­tent Audit. Bei einem Con­tent Audit wür­den wir eine Bestands­auf­nahme aller Sei­ten und Inhalte Ihres Intra­nets erstel­len und nach bestimm­ten Bewer­tungs­kri­te­rien bewer­ten. Hier wird dann ein Kri­te­rium der mobi­len Nut­zung hin­zu­ge­fügt, um dadurch ein neue Prio­ri­sie­rung der Inhalte erzie­len zu kön­nen. Eine weni­ger auf­wen­di­gere Methode ist es, im Unter­neh­men ein­fach eine kleine Sha­re­Point-Umfrage zu star­ten, mit dem Ziel her­aus­zu­fin­den, auf wel­che Inhalte die mobi­len Benut­zer in Ihrem Intra­net zugrei­fen möch­ten. Hier erhal­ten Sie direkte Ant­wor­ten von poten­ti­el­len End­an­wen­der aus Ihrem Unter­neh­men, die wir für die wei­tere Pla­nung Ihres opti­mier­ten mobi­len Zugriffs nut­zen könn­ten.

Es gibt noch kein Intranet oder ein Relaunch steht an?

Das Handy ist die Ikone des Augen­blicks und wir füh­ren eine neue Regel ein:
Mobile first. Wenn wir neue Ser­vices vor­stel­len, dann fan­gen wir mit einer mobi­len Ver­sion an. Wir wol­len die Vor­teile der neuen Gene­ra­tion an Smart­pho­nes nut­zen …”
Goo­gle CEO Eric Schmidt auf der Mobile World Bar­ce­lona 2010

Falls Ihr Intra­net auf Basis von Office 365 auf der grü­nen Wiese ent­ste­hen kann, dann sollte ein „Mobile First“-Ansatz gewählt wer­den. Mit die­sem Ansatz wer­den zunächst die Struk­tur und das Design auf Grund­lage von klei­nen Bild­schir­men ent­wi­ckelt. Spä­ter wird das Intra­net um grö­ßere Ver­sio­nen erwei­tert, wel­che zusätz­li­che Infor­ma­tio­nen und Funk­tio­nen bie­ten kön­nen. Dadurch ent­steht eine klare Prio­ri­sie­rung & Redu­zie­rung der Inhalte für die mobile Arbeit mit dem Intra­net. Es ent­ste­hen mit die­sem Ansatz häu­fig funk­tio­nale Designs, wel­che nicht über­la­den sind, Infor­ma­tio­nen und Funk­tio­nen sinn­voll grup­pie­ren sowie die Nut­zung von Touch-Screens bei der Ent­wick­lung beach­ten.

Ihr Office 365 mobil gestalten

Je nach Kom­ple­xi­tät, Indi­vi­dua­li­tät und Bud­get kann ein opti­mier­ter mobi­ler Zugriff auf Ihr Office 365 Intra­net geschaf­fen wer­den. In vie­len Fäl­len reicht viel­leicht schon eine der Stan­dard-Apps von Micro­soft (zum Bei­spiel One­D­rive App, Office Delve, Office Mobile Apps oder Yam­mer).

Die fri­sch ver­öf­fent­lichte offi­zi­elle Micro­soft Sha­re­Point App zum Bei­spiel kann in eini­gen Fäl­len schon hel­fen. Mit der App kön­nen Sie im jet­zi­gen Stand auf Ihre Räume zugrei­fen, um dort Akti­vi­tä­ten, Lis­ten und Doku­mente anzu­schauen sowie eine Suche über Ihre Mit­ar­bei­ter, Doku­men­ten und Arbeits­räu­men star­ten. Jedoch springt die App häu­fig zum inter­nen Brow­ser und stellt zum Bei­spiel Team­si­tes und bestimmte Räume in Rein­form dar. Wenn Sie Ihr Intra­net dann nicht mobil opti­miert haben, könnte es womög­lich zu Frust bei den Benut­zern kom­men.

Des­we­gen soll­ten Sie in Betracht zie­hen, auch die Start­seite sowie andere Sei­te­ty­pen wie Wiki­sei­ten oder Ihre Team­sei­ten in Ihrem Office 365 Intra­net mobil zu gestal­ten, um die­sen Frust zu ver­hin­dern und ein gutes mobi­les Benut­zer­er­leb­nis zu ermög­lich. Eine mobile Ansicht die­ser Sei­ten erhöht auch die Pro­duk­ti­vi­tät durch ein schnel­le­res Auf­fin­den von wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen und Funk­tio­nen.

         

Responsive Design

Eine beliebte und zufrie­den­stel­lende Lösung in unse­ren Kun­den­pro­jek­ten war häu­fig die des Res­pon­siven Web­de­signs, des­sen Prin­zip Sie auch auf Ihr Office 365 Intra­net anwen­den kön­nen. Dazu gibt es zum Bei­spiel als gute Grund­lage ein res­pon­sives Tem­plate, wel­ches von der Office 365 Dev Pat­terns & Prac­tices (PnP) Initia­tive frei zur Ver­fü­gung gestellt wurde. Diese Initia­tive bestehend aus Micro­soft Ent­wick­lern und Con­sul­tants, haben auch das Sha­re­Point-UI-Res­pon­sive Frame­work für die On-Pre­mise Lösung ver­öf­fent­licht, mit der wir uns bereits in einem ande­ren Blog­ar­ti­kel beschäf­tigt haben.

Die­ses Tem­plate, bestehend aus einer Java­Script und CSS Datei, kann eine Basis für eine mobile Lösung dar­stel­len. Bei Gerä­ten mit klei­ne­rem Bild­schirm stellt das Tem­plate die Navi­ga­tion mobil dar, sodass der Nut­zer diese bei einem Klick auf das typi­sche Menü-Icon sehen kann. Aber auch Lis­ten zei­gen mit dem ein­ge­bun­de­nen Tem­plate keine stö­ren­den Scroll­bal­ken mehr an, son­dern pas­sen sich an den Bild­schirm des Gerä­tes an.

Auf die­ser Grund­lage kann nun mit zum Bei­spiel CSS Flex­box ein flui­des indi­vi­du­el­les mobi­les Design ent­ste­hen. Die­ser neue Lay­out-Modus bie­tet viele neue Mög­lich­kei­ten, um ein fle­xi­bles Lay­out zu erstel­len. Zum Bei­spiel kann die Posi­tio­nie­rung von Con­tai­nern sehr ein­fach durch flex-direc­tion oder order ange­passt wer­den, sodass die Sor­tie­rung bzw. Prio­ri­sie­rung von Infor­ma­tio­nen je nach Bild­schirm­größe geän­dert wer­den kann. Aber auch das auto­ma­ti­sche Umbre­chen (flex-wrap), wenn zu wenig Platz vor­han­den ist, hilft dabei eine strikte Fest­le­gung von Bre­ak­points zu ver­mei­den und dadurch offen für alle Bild­schirm­grö­ßen zu sein.

Mit PowerApps alle wichtigen Daten zu einer App aggregieren

Die Alter­na­tive zu einem res­pon­siven Design ist die eine indi­vi­du­elle App, wel­che genau auf die Anwen­dungs­fälle der mobi­len Nut­zung abge­stimmt ist. Doch eine native App ist mit hohen Kos­ten ver­bun­den, beson­ders wenn es um die Inte­gra­tion von Sha­re­Point und ande­ren Diens­ten geht. Mit der neuen Micro­soft-Lösung “Power­Apps”, wel­che in Office 365 inte­griert ist und laut Road­map eine stär­kere Sha­re­Point-Inte­gra­tion Ende des Jah­res erwar­tet, kann dies per­for­mant, zuge­schnit­ten und ohne große Pro­gram­mier­kennt­nisse umge­setzt wer­den.

Wenn Sie somit zum Bei­spiel eine Anwen­dung für das Ide­en­ma­nage­ment im Unter­neh­men bereit­stel­len wol­len, kön­nen Sie mit Power­Apps zum Bespiel eine mobile Ober­flä­che erstel­len, mit wel­cher Ihre Mit­ar­bei­ter Ideen und Vor­schläge bequem auf dem Smart­phone oder Tablet ein­rei­chen und bewer­ten kön­nen.

        

Mit Power­Apps kann bequem eine Webapp oder native App für iOS-, Android- und Win­dows Geräte gebaut wer­den, indem all Ihre gewünsch­ten Daten­ströme aggre­giert wer­den kön­nen. Aus die­sen Daten­strö­men, “Con­nec­tions” genannt, kön­nen die gewünsch­ten Daten ent­nom­men und bequem Fel­dern, Lis­ten und ande­ren UI-Ele­men­ten zuge­wie­sen wer­den. So kön­nen Dateien aus Ihren One­D­rive ange­zeigt aber auch Sha­re­Point-Funk­tio­na­li­tä­ten wie Wiki­sei­ten und Lis­ten auf der App zuge­schnit­ten prä­sen­tiert wer­den. Die Win­dows App Power­Apps bringt auch schon einige Vor­la­gen zur Erstel­lung Ihrer App mit, auf des­sen Basis wir star­ten kön­nen.

Mobilität ist auch bei Ihnen ein Thema?

Gern unter­stüt­zen wir Sie dabei, Ihr Intra­net (z.B. auf Basis von Office 365) für die mobile Nut­zung zu opti­mie­ren. Dazu pla­nen wir mit Ihnen Ihre mobile Intra­net-Stra­te­gie und hel­fen Ihnen bei Design-Anpas­sun­gen sowie Usa­bi­lity-Ver­bes­se­run­gen. 

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