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Teil 9: Das mobile Intranet mit Office 365

Stellen Sie sich vor Sie sind auf einer Reise zum Kunden und benötigen schnell Informationen über den Status zum Projekt. Können Sie diese Informationen schnell per Smartphone oder Tablet erreichen oder stecken Sie schon beim Laden der Intranet-Startseite fest? Ein mobiler Benutzer ist häufig zielgerichteter unterwegs als ein Mitarbeiter am Schreibtisch, dessen Bildschirm mehr Platz besitzt und gegebenenfalls nicht in Eile ist. Diese unterschiedlichen Bedürfnisse sollten im Design Ihres Intranets beachtet werden, um eine höhere Produktivität Ihres Unternehmens zu erzielen.

Mobile Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter am Intranet erkennen

Stellen Sie sich vor Sie sind auf einer Reise zum Kunden und benö­ti­gen schnell Informationen über den Status zum Projekt. Können Sie diese Informationen schnell per Smartphone oder Tablet errei­chen oder ste­cken Sie schon beim Laden der Intranet-Startseite fest?
Ein mobi­ler Benutzer ist häu­fig ziel­ge­rich­te­ter unter­wegs als ein Mitarbeiter am Schreibtisch, des­sen Bildschirm mehr Platz besitzt und gege­be­nen­falls nicht in Eile ist. Diese unter­schied­li­chen Bedürfnisse soll­ten im Design Ihres Intranets beach­tet wer­den, um eine höhere Produktivität Ihres Unternehmens zu erzie­len.

Das Intranet steht – doch was ist mit dem mobilen Zugriff?

Nun, zunächst soll­ten wir einen Schritt zurück­ge­hen, um zu wis­sen was die Anforderungen sind für einem mobi­len Zugriff der Mitarbeiter. Somit wäre zum Beispiel eine Nutzeranalyse hilf­reich, des­sen Ziel ist her­aus­zu­fin­den, wel­che Nutzer im mobi­len Kontext, wel­che Informationen benö­ti­gen.

Es gibt meh­rere Ansätze, um die mobi­len Bedürfnisse Ihrer Nutzer nach­zu­kom­men, zum Beispiel mit einem Content Audit. Bei einem Content Audit wür­den wir eine Bestandsaufnahme aller Seiten und Inhalte Ihres Intranets erstel­len und nach bestimm­ten Bewertungskriterien bewer­ten. Hier wird dann ein Kriterium der mobi­len Nutzung hin­zu­ge­fügt, um dadurch ein neue Priorisierung der Inhalte erzie­len zu kön­nen. Eine weni­ger auf­wen­di­gere Methode ist es, im Unternehmen ein­fach eine kleine SharePoint-Umfrage zu star­ten, mit dem Ziel her­aus­zu­fin­den, auf wel­che Inhalte die mobi­len Benutzer in Ihrem Intranet zugrei­fen möch­ten. Hier erhal­ten Sie direkte Antworten von poten­ti­el­len Endanwender aus Ihrem Unternehmen, die wir für die wei­tere Planung Ihres opti­mier­ten mobi­len Zugriffs nut­zen könn­ten.

Es gibt noch kein Intranet oder ein Relaunch steht an?

"Das Handy ist die Ikone des Augenblicks und wir füh­ren eine neue Regel ein:
Mobile first. Wenn wir neue Services vor­stel­len, dann fan­gen wir mit einer mobi­len Version an. Wir wol­len die Vorteile der neuen Generation an Smartphones nut­zen …"
Google CEO Eric Schmidt auf der Mobile World Barcelona 2010

Falls Ihr Intranet auf Basis von Office 365 auf der grü­nen Wiese ent­ste­hen kann, dann sollte ein „Mobile First“-Ansatz gewählt wer­den. Mit die­sem Ansatz wer­den zunächst die Struktur und das Design auf Grundlage von klei­nen Bildschirmen ent­wi­ckelt. Später wird das Intranet um grö­ßere Versionen erwei­tert, wel­che zusätz­li­che Informationen und Funktionen bie­ten kön­nen. Dadurch ent­steht eine klare Priorisierung & Reduzierung der Inhalte für die mobile Arbeit mit dem Intranet. Es ent­ste­hen mit die­sem Ansatz häu­fig funk­tio­nale Designs, wel­che nicht über­la­den sind, Informationen und Funktionen sinn­voll grup­pie­ren sowie die Nutzung von Touch-Screens bei der Entwicklung beach­ten.

Ihr Office 365 mobil gestalten

Je nach Komplexität, Individualität und Budget kann ein opti­mier­ter mobi­ler Zugriff auf Ihr Office 365 Intranet geschaf­fen wer­den. In vie­len Fällen reicht viel­leicht schon eine der Standard-Apps von Microsoft (zum Beispiel OneDrive App, Office Delve, Office Mobile Apps oder Yammer).

Die frisch ver­öf­fent­lichte offi­zi­elle Microsoft SharePoint App zum Beispiel kann in eini­gen Fällen schon hel­fen. Mit der App kön­nen Sie im jet­zi­gen Stand auf Ihre Räume zugrei­fen, um dort Aktivitäten, Listen und Dokumente anzu­schauen sowie eine Suche über Ihre Mitarbeiter, Dokumenten und Arbeitsräumen star­ten. Jedoch springt die App häu­fig zum inter­nen Browser und stellt zum Beispiel Teamsites und bestimmte Räume in Reinform dar. Wenn Sie Ihr Intranet dann nicht mobil opti­miert haben, könnte es womög­lich zu Frust bei den Benutzern kom­men.

Deswegen soll­ten Sie in Betracht zie­hen, auch die Startseite sowie andere Seitetypen wie Wikiseiten oder Ihre Teamseiten in Ihrem Office 365 Intranet mobil zu gestal­ten, um die­sen Frust zu ver­hin­dern und ein gutes mobi­les Benutzererlebnis zu ermög­lich. Eine mobile Ansicht die­ser Seiten erhöht auch die Produktivität durch ein schnel­le­res Auffinden von wich­ti­gen Informationen und Funktionen.

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Responsive Design

Eine beliebte und zufrie­den­stel­lende Lösung in unse­ren Kundenprojekten war häu­fig die des Responsiven Webdesigns, des­sen Prinzip Sie auch auf Ihr Office 365 Intranet anwen­den kön­nen. Dazu gibt es zum Beispiel als gute Grundlage ein respon­si­ves Template, wel­ches von der Office 365 Dev Patterns & Practices (PnP) Initiative frei zur Verfügung gestellt wurde. Diese Initiative bestehend aus Microsoft Entwicklern und Consultants, haben auch das SharePoint-UI-Responsive Framework für die On-Premise Lösung ver­öf­fent­licht, mit der wir uns bereits in einem ande­ren Blogartikel beschäf­tigt haben.

Dieses Template, bestehend aus einer JavaScript und CSS Datei, kann eine Basis für eine mobile Lösung dar­stel­len. Bei Geräten mit klei­ne­rem Bildschirm stellt das Template die Navigation mobil dar, sodass der Nutzer diese bei einem Klick auf das typi­sche Menü-Icon sehen kann. Aber auch Listen zei­gen mit dem ein­ge­bun­de­nen Template keine stö­ren­den Scrollbalken mehr an, son­dern pas­sen sich an den Bildschirm des Gerätes an.

Auf die­ser Grundlage kann nun mit zum Beispiel CSS Flexbox ein flu­i­des indi­vi­du­el­les mobi­les Design ent­ste­hen. Dieser neue Layout-Modus bie­tet viele neue Möglichkeiten, um ein fle­xi­bles Layout zu erstel­len. Zum Beispiel kann die Positionierung von Containern sehr ein­fach durch flex-direction oder order ange­passt wer­den, sodass die Sortierung bzw. Priorisierung von Informationen je nach Bildschirmgröße geän­dert wer­den kann. Aber auch das auto­ma­ti­sche Umbrechen (flex-wrap), wenn zu wenig Platz vor­han­den ist, hilft dabei eine strikte Festlegung von Breakpoints zu ver­mei­den und dadurch offen für alle Bildschirmgrößen zu sein.

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Mit PowerApps alle wichtigen Daten zu einer App aggregieren

Die Alternative zu einem respon­si­ven Design ist die eine indi­vi­du­elle App, wel­che genau auf die Anwendungsfälle der mobi­len Nutzung abge­stimmt ist. Doch eine native App ist mit hohen Kosten ver­bun­den, beson­ders wenn es um die Integration von SharePoint und ande­ren Diensten geht. Mit der neuen Microsoft-Lösung "PowerApps", wel­che in Office 365 inte­griert ist und laut Roadmap eine stär­kere SharePoint-Integration Ende des Jahres erwar­tet, kann dies per­for­mant, zuge­schnit­ten und ohne große Programmierkenntnisse umge­setzt wer­den.

Wenn Sie somit zum Beispiel eine Anwendung für das Ideenmanagement im Unternehmen bereit­stel­len wol­len, kön­nen Sie mit PowerApps zum Bespiel eine mobile Oberfläche erstel­len, mit wel­cher Ihre Mitarbeiter Ideen und Vorschläge bequem auf dem Smartphone oder Tablet ein­rei­chen und bewer­ten kön­nen.

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Mit PowerApps kann bequem eine Webapp oder native App für iOS‑, Android- und Windows Geräte gebaut wer­den, indem all Ihre gewünsch­ten Datenströme aggre­giert wer­den kön­nen. Aus die­sen Datenströmen, "Connections" genannt, kön­nen die gewünsch­ten Daten ent­nom­men und bequem Feldern, Listen und ande­ren UI-Elementen zuge­wie­sen wer­den. So kön­nen Dateien aus Ihren OneDrive ange­zeigt aber auch SharePoint-Funktionalitäten wie Wikiseiten und Listen auf der App zuge­schnit­ten prä­sen­tiert wer­den. Die Windows App PowerApps bringt auch schon einige Vorlagen zur Erstellung Ihrer App mit, auf des­sen Basis wir star­ten kön­nen.

Mobilität ist auch bei Ihnen ein Thema?

Gern unter­stüt­zen wir Sie dabei, Ihr Intranet (z.B. auf Basis von Office 365) für die mobile Nutzung zu opti­mie­ren. Dazu pla­nen wir mit Ihnen Ihre mobile Intranet-Strategie und hel­fen Ihnen bei Design-Anpassungen sowie Usability-Verbesserungen. Sprechen Sie uns ein­fach an.

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