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Teil 9: Das mobile Intranet mit Office 365

Stellen Sie sich vor Sie sind auf einer Reise zum Kunden und benötigen schnell Informationen über den Status zum Projekt. Können Sie diese Informationen schnell per Smartphone oder Tablet erreichen oder stecken Sie schon beim Laden der Intranet-Startseite fest? Ein mobiler Benutzer ist häufig zielgerichteter unterwegs als ein Mitarbeiter am Schreibtisch, dessen Bildschirm mehr Platz besitzt und gegebenenfalls nicht in Eile ist. Diese unterschiedlichen Bedürfnisse sollten im Design Ihres Intranets beachtet werden, um eine höhere Produktivität Ihres Unternehmens zu erzielen.

Mobile Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter am Intranet erkennen

Stellen Sie sich vor Sie sind auf einer Reise zum Kunden und benötigen schnell Informationen über den Status zum Projekt. Können Sie diese Informationen schnell per Smartphone oder Tablet erreichen oder stecken Sie schon beim Laden der Intranet-Startseite fest?
Ein mobiler Benutzer ist häufig zielgerichteter unterwegs als ein Mitarbeiter am Schreibtisch, dessen Bildschirm mehr Platz besitzt und gegebenenfalls nicht in Eile ist. Diese unterschiedlichen Bedürfnisse sollten im Design Ihres Intranets beachtet werden, um eine höhere Produktivität Ihres Unternehmens zu erzielen.

Das Intranet steht – doch was ist mit dem mobilen Zugriff?

Nun, zunächst sollten wir einen Schritt zurückgehen, um zu wissen was die Anforderungen sind für einem mobilen Zugriff der Mitarbeiter. Somit wäre zum Beispiel eine Nutzeranalyse hilfreich, dessen Ziel ist herauszufinden, welche Nutzer im mobilen Kontext, welche Informationen benötigen.

Es gibt mehrere Ansätze, um die mobilen Bedürfnisse Ihrer Nutzer nachzukommen, zum Beispiel mit einem Content Audit. Bei einem Content Audit würden wir eine Bestandsaufnahme aller Seiten und Inhalte Ihres Intranets erstellen und nach bestimmten Bewertungskriterien bewerten. Hier wird dann ein Kriterium der mobilen Nutzung hinzugefügt, um dadurch ein neue Priorisierung der Inhalte erzielen zu können. Eine weniger aufwendigere Methode ist es, im Unternehmen einfach eine kleine SharePoint-Umfrage zu starten, mit dem Ziel herauszufinden, auf welche Inhalte die mobilen Benutzer in Ihrem Intranet zugreifen möchten. Hier erhalten Sie direkte Antworten von potentiellen Endanwender aus Ihrem Unternehmen, die wir für die weitere Planung Ihres optimierten mobilen Zugriffs nutzen könnten.

Es gibt noch kein Intranet oder ein Relaunch steht an?

„Das Handy ist die Ikone des Augenblicks und wir führen eine neue Regel ein:
Mobile first. Wenn wir neue Services vorstellen, dann fangen wir mit einer mobilen Version an. Wir wollen die Vorteile der neuen Generation an Smartphones nutzen …“
Google CEO Eric Schmidt auf der Mobile World Barcelona 2010

Falls Ihr Intranet auf Basis von Office 365 auf der grünen Wiese entstehen kann, dann sollte ein „Mobile First“-Ansatz gewählt werden. Mit diesem Ansatz werden zunächst die Struktur und das Design auf Grundlage von kleinen Bildschirmen entwickelt. Später wird das Intranet um größere Versionen erweitert, welche zusätzliche Informationen und Funktionen bieten können. Dadurch entsteht eine klare Priorisierung & Reduzierung der Inhalte für die mobile Arbeit mit dem Intranet. Es entstehen mit diesem Ansatz häufig funktionale Designs, welche nicht überladen sind, Informationen und Funktionen sinnvoll gruppieren sowie die Nutzung von Touch-Screens bei der Entwicklung beachten.

Ihr Office 365 mobil gestalten

Je nach Komplexität, Individualität und Budget kann ein optimierter mobiler Zugriff auf Ihr Office 365 Intranet geschaffen werden. In vielen Fällen reicht vielleicht schon eine der Standard-Apps von Microsoft (zum Beispiel OneDrive App, Office Delve, Office Mobile Apps oder Yammer).

Die frisch veröffentlichte offizielle Microsoft SharePoint App zum Beispiel kann in einigen Fällen schon helfen. Mit der App können Sie im jetzigen Stand auf Ihre Räume zugreifen, um dort Aktivitäten, Listen und Dokumente anzuschauen sowie eine Suche über Ihre Mitarbeiter, Dokumenten und Arbeitsräumen starten. Jedoch springt die App häufig zum internen Browser und stellt zum Beispiel Teamsites und bestimmte Räume in Reinform dar. Wenn Sie Ihr Intranet dann nicht mobil optimiert haben, könnte es womöglich zu Frust bei den Benutzern kommen.

Deswegen sollten Sie in Betracht ziehen, auch die Startseite sowie andere Seitetypen wie Wikiseiten oder Ihre Teamseiten in Ihrem Office 365 Intranet mobil zu gestalten, um diesen Frust zu verhindern und ein gutes mobiles Benutzererlebnis zu ermöglich. Eine mobile Ansicht dieser Seiten erhöht auch die Produktivität durch ein schnelleres Auffinden von wichtigen Informationen und Funktionen.

         

Responsive Design

Eine beliebte und zufriedenstellende Lösung in unseren Kundenprojekten war häufig die des Responsiven Webdesigns, dessen Prinzip Sie auch auf Ihr Office 365 Intranet anwenden können. Dazu gibt es zum Beispiel als gute Grundlage ein responsives Template, welches von der Office 365 Dev Patterns & Practices (PnP) Initiative frei zur Verfügung gestellt wurde. Diese Initiative bestehend aus Microsoft Entwicklern und Consultants, haben auch das SharePoint-UI-Responsive Framework für die On-Premise Lösung veröffentlicht, mit der wir uns bereits in einem anderen Blogartikel beschäftigt haben.

Dieses Template, bestehend aus einer JavaScript und CSS Datei, kann eine Basis für eine mobile Lösung darstellen. Bei Geräten mit kleinerem Bildschirm stellt das Template die Navigation mobil dar, sodass der Nutzer diese bei einem Klick auf das typische Menü-Icon sehen kann. Aber auch Listen zeigen mit dem eingebundenen Template keine störenden Scrollbalken mehr an, sondern passen sich an den Bildschirm des Gerätes an.

Auf dieser Grundlage kann nun mit zum Beispiel CSS Flexbox ein fluides individuelles mobiles Design entstehen. Dieser neue Layout-Modus bietet viele neue Möglichkeiten, um ein flexibles Layout zu erstellen. Zum Beispiel kann die Positionierung von Containern sehr einfach durch flex-direction oder order angepasst werden, sodass die Sortierung bzw. Priorisierung von Informationen je nach Bildschirmgröße geändert werden kann. Aber auch das automatische Umbrechen (flex-wrap), wenn zu wenig Platz vorhanden ist, hilft dabei eine strikte Festlegung von Breakpoints zu vermeiden und dadurch offen für alle Bildschirmgrößen zu sein.

Mit PowerApps alle wichtigen Daten zu einer App aggregieren

Die Alternative zu einem responsiven Design ist die eine individuelle App, welche genau auf die Anwendungsfälle der mobilen Nutzung abgestimmt ist. Doch eine native App ist mit hohen Kosten verbunden, besonders wenn es um die Integration von SharePoint und anderen Diensten geht. Mit der neuen Microsoft-Lösung „PowerApps„, welche in Office 365 integriert ist und laut Roadmap eine stärkere SharePoint-Integration Ende des Jahres erwartet, kann dies performant, zugeschnitten und ohne große Programmierkenntnisse umgesetzt werden.

Wenn Sie somit zum Beispiel eine Anwendung für das Ideenmanagement im Unternehmen bereitstellen wollen, können Sie mit PowerApps zum Bespiel eine mobile Oberfläche erstellen, mit welcher Ihre Mitarbeiter Ideen und Vorschläge bequem auf dem Smartphone oder Tablet einreichen und bewerten können.

        

Mit PowerApps kann bequem eine Webapp oder native App für iOS-, Android- und Windows Geräte gebaut werden, indem all Ihre gewünschten Datenströme aggregiert werden können. Aus diesen Datenströmen, „Connections“ genannt, können die gewünschten Daten entnommen und bequem Feldern, Listen und anderen UI-Elementen zugewiesen werden. So können Dateien aus Ihren OneDrive angezeigt aber auch SharePoint-Funktionalitäten wie Wikiseiten und Listen auf der App zugeschnitten präsentiert werden. Die Windows App PowerApps bringt auch schon einige Vorlagen zur Erstellung Ihrer App mit, auf dessen Basis wir starten können.

Mobilität ist auch bei Ihnen ein Thema?

Gern unterstützen wir Sie dabei, Ihr Intranet (z.B. auf Basis von Office 365) für die mobile Nutzung zu optimieren. Dazu planen wir mit Ihnen Ihre mobile Intranet-Strategie und helfen Ihnen bei Design-Anpassungen sowie Usability-Verbesserungen. Sprechen Sie uns einfach an.

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