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Aufgabenmanagement in Office 365 – Aufgaben in Planner, Outlook, Microsoft To-Do

Gute Vorsätze für das neues Jahr - Aufgaben strukturieren und nichts mehr vergessen
Wer sein persönliches Aufgabenmanagement eher so kennt:

Chaotische Zettelwirtschaft

weiß, dass Aufgaben schnell übersehen werden können. Wir möchten Sie beruhigen, und Ihnen zeigen wie Sie in Ihre Aufgaben Struktur reinbringen.

Gute Vorsätze für das neues Jahr – Aufgaben strukturieren und nichts mehr vergessen

Communardo möchte Ihnen im Folgenden dafür eine Möglichkeit aufzeigen – Aufgaben lassen sich nämlich leicht mit den Tools von Office 365 organisieren. Mit folgendem Szenario wollen wir Sie durch die verschiedenen Tools führen:

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen im Meeting mit Ihren Kollegen und es fallen wieder unzählige Aufgaben an. In meinem Fall sitze ich mit Maik in unserem wöchentlichen Standup-Meeting. Wir diskutieren über unsere vergangenen Workshops und uns fällt auf, dass die letzte Reisekostenabrechnung noch nicht eingereicht wurde und Kundendokumente migriert werden müssen. Wir kommen vom Hundertsten ins Tausendste und am Ende stehen einige Aufgaben auf unseren To-Do Zettelchen:

Aufgabenverwaltung

Damit diese nie wieder lose am Schreibtisch oder am Monitor herumflattern, bietet Office 365 einige Tools, um diese digital für unterschiedliche Zwecke zu organisieren:

Als Planner die Zettelwirtschaft ablöste

Mit Planner werden meine Aufgabenzettel an verschiedene Buckets (Spalten) angeheftet. Diese können je nach Belieben erstellt und angeordnet werden, beispielsweise nach Status (Nicht begonnen – in Bearbeitung – Erledigt), Projektphase (Vorbereitung – Planung – Umsetzung – Nachbereitung) oder Sparte (Social Media – Webseite – Messen). Aufgaben können somit auch zwischen den Buckets verschoben oder anderen Personen zugewiesen werden. Weitere Funktionen von Planner umfassen den Fortschrittsstatus, Anhang von Dateien und Checklisten.

Planner Bucket

Planner eignet sich gerade dann, wenn Aufgaben von mehreren Personen bearbeitet werden, es aber egal ist, wer die Aufgabe erledigt. In meinem Fall ist es nicht relevant, ob Maik oder ich die Kundendokumente migrieren, sondern dass es überhaupt geschieht. Unserer Aufgabe weisen wir zudem als Frist den 20.01. zu. Analog dazu ist auch die Vorbereitung des Meetingraums nicht an eine Person gebunden und kann nicht nur von Maik oder mir erledigt, sondern sogar von einem anderen Teammitglied erfüllt werden.

Und dann flatterten meine To-Dos in To-Do

Im Vergleich zu Planner sind Aufgaben in To-Do nur für mich. Diese können jeglicher Natur sein: privat, beruflich oder einfach meine To-Dos des Tages. Habe ich eine Aufgabe erledigt, hake ich sie einfach in der Checklistendarstellung ab und werde durch einen Signalton belohnt. Durch Listen lege ich selbst fest, wie To-Dos thematisch kategorisiert werden. Meine Aufgaben können Fristen haben, sodass ich rechtzeitig benachrichtigt oder erinnert werde, oder in der Aufgabensammlung ohne Deadline verbleiben, wenn sie nicht dringlich sind. Da Peter erst in ein paar Wochen Geburtstag hat, gebe ich der Aufgabe noch keine hohe Priorität und sie verbleibt in meiner Aufgabensammlung. Auch meine Reisekostenabrechnung muss zwar erledigt werden, ist aber nicht zeitkritisch.

Es hat sich ausgezettelt mit Outlook

In Outlook kann ich nun meine eigenen Aufgaben verwalten oder mit anderen teilen. Besonders praktisch ist dabei, dass ich meine in To-Do erstellten Aufgaben in Outlook wieder finde und umgekehrt. In Office 365 sind Outlook und To-Do miteinander synchronisiert. Das heißt, wenn ich eine Aufgabe in einem der Systeme ändere, taucht die Änderung im anderen System auch auf. Outlook bietet mir jedoch mehr Funktionalität als To-Do. Daher eignet es sich immer dann, wenn ich mehr als nur eine einfache Checkliste brauche. Zu den Funktionen gehören das Einstellen von Startdatum, Enddatum, Status, Clusterungen und Serien-Aufgaben, eine Erinnerungsfunktion, die Möglichkeit Notizen zu formatieren sowie das Anhängen von Dateien. Das Zuweisen von Aufgaben ist bisher nur in der Desktop-Version möglich, jedoch noch nicht im Client.

In unserem Meeting haben Maik und ich uns darauf geeinigt, dass ich das Microsoft Kundentelefonat vorbereite und unseren Kunden Contoso anrufe. Ich weise den Aufgaben Fristen mit Uhrzeiten zu und schreibe mir in die Notizen, was ich bereits sagen möchte. Damit ich die Aufgabe nicht übersehe, stelle ich mir eine Erinnerung ein. So werde ich drei Tage vor der Frist rechtzeitig benachrichtigt.

Schlussendlich wird nun meine Zettelwirtschaft ein Tool-Durcheinander – Oder doch nicht?

Der Durchblick bei den Office 365 Tools ist natürlich entscheidend. Sonst ersetze ich nur das alte Problem durch ein neues. Die folgende Grafik hilft mir, den Überblick zu behalten.

 

Aufgabenmanagement mit Office 365 - Planner, To-Do, Outlook

Maiks und meine Zettelwirtschaft hat Office 365 abgelöst. Wenn auch Sie Ihre Zettelwirtschaft loswerden wollen, stehen wir Ihnen gern für Fragen rund um Office 365 zur Verfügung.

Sie möchten mehr zum Thema erfahren? Dann fordern Sie gleich die kostenlose Aufzeichnung zu meinem Webinar Schluss mit Zettelwirtschaft – Wie Sie Ihr Aufgabenmanagement in Office 365 professionalisieren an.

Webinaraufzeichnung_Schluss mit Zettelwirtschaft - Wie Sie Ihr Aufgabenmanagement in Office 365 professionalisieren vom 07.12.2017

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