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Aufgabenmanagement in Office 365 - Aufgaben in Planner, Outlook, Microsoft To-Do

Gute Vorsätze für das neues Jahr - Aufgaben strukturieren und nichts mehr vergessen
Wer sein persönliches Aufgabenmanagement eher so kennt:

Chaotische Zettelwirtschaft

weiß, dass Aufgaben schnell übersehen werden können. Wir möchten Sie beruhigen, und Ihnen zeigen wie Sie in Ihre Aufgaben Struktur reinbringen.

Gute Vorsätze für das neues Jahr – Aufgaben strukturieren und nichts mehr vergessen

Communardo möchte Ihnen im Folgenden dafür eine Möglichkeit auf­zei­gen – Aufgaben las­sen sich näm­lich leicht mit den Tools von Office 365 orga­ni­sie­ren. Mit fol­gen­dem Szenario wol­len wir Sie durch die ver­schie­de­nen Tools führen:

Stellen Sie sich vor, Sie sit­zen im Meeting mit Ihren Kollegen und es fal­len wie­der unzäh­lige Aufgaben an. In mei­nem Fall sitze ich mit Maik in unse­rem wöchent­li­chen Standup-Meeting. Wir dis­ku­tie­ren über unsere ver­gan­ge­nen Workshops und uns fällt auf, dass die letzte Reisekostenabrechnung noch nicht ein­ge­reicht wurde und Kundendokumente migriert wer­den müs­sen. Wir kom­men vom Hundertsten ins Tausendste und am Ende ste­hen einige Aufgaben auf unse­ren To-Do Zettelchen:

Aufgabenverwaltung

Damit diese nie wie­der lose am Schreibtisch oder am Monitor her­um­flat­tern, bie­tet Office 365 einige Tools, um diese digi­tal für unter­schied­li­che Zwecke zu organisieren:

Als Planner die Zettelwirtschaft ablöste

Mit Planner wer­den meine Aufgabenzettel an ver­schie­dene Buckets (Spalten) ange­hef­tet. Diese kön­nen je nach Belieben erstellt und ange­ord­net wer­den, bei­spiels­weise nach Status (Nicht begon­nen – in Bearbeitung – Erledigt), Projektphase (Vorbereitung – Planung – Umsetzung – Nachbereitung) oder Sparte (Social Media – Webseite – Messen). Aufgaben kön­nen somit auch zwi­schen den Buckets ver­scho­ben oder ande­ren Personen zuge­wie­sen wer­den. Weitere Funktionen von Planner umfas­sen den Fortschrittsstatus, Anhang von Dateien und Checklisten.

Planner Bucket

Planner eig­net sich gerade dann, wenn Aufgaben von meh­re­ren Personen bear­bei­tet wer­den, es aber egal ist, wer die Aufgabe erle­digt. In mei­nem Fall ist es nicht rele­vant, ob Maik oder ich die Kundendokumente migrie­ren, son­dern dass es über­haupt geschieht. Unserer Aufgabe wei­sen wir zudem als Frist den 20.01. zu. Analog dazu ist auch die Vorbereitung des Meetingraums nicht an eine Person gebun­den und kann nicht nur von Maik oder mir erle­digt, son­dern sogar von einem ande­ren Teammitglied erfüllt werden.

Und dann flatterten meine To-Dos in To-Do

Im Vergleich zu Planner sind Aufgaben in To-Do nur für mich. Diese kön­nen jeg­li­cher Natur sein: pri­vat, beruf­lich oder ein­fach meine To-Dos des Tages. Habe ich eine Aufgabe erle­digt, hake ich sie ein­fach in der Checklistendarstellung ab und werde durch einen Signalton belohnt. Durch Listen lege ich selbst fest, wie To-Dos the­ma­tisch kate­go­ri­siert wer­den. Meine Aufgaben kön­nen Fristen haben, sodass ich recht­zei­tig benach­rich­tigt oder erin­nert werde, oder in der Aufgabensammlung ohne Deadline ver­blei­ben, wenn sie nicht dring­lich sind. Da Peter erst in ein paar Wochen Geburtstag hat, gebe ich der Aufgabe noch keine hohe Priorität und sie ver­bleibt in mei­ner Aufgabensammlung. Auch meine Reisekostenabrechnung muss zwar erle­digt wer­den, ist aber nicht zeitkritisch.

Es hat sich ausgezettelt mit Outlook

In Outlook kann ich nun meine eige­nen Aufgaben ver­wal­ten oder mit ande­ren tei­len. Besonders prak­tisch ist dabei, dass ich meine in To-Do erstell­ten Aufgaben in Outlook wie­der finde und umge­kehrt. In Office 365 sind Outlook und To-Do mit­ein­an­der syn­chro­ni­siert. Das heißt, wenn ich eine Aufgabe in einem der Systeme ändere, taucht die Änderung im ande­ren System auch auf. Outlook bie­tet mir jedoch mehr Funktionalität als To-Do. Daher eig­net es sich immer dann, wenn ich mehr als nur eine ein­fa­che Checkliste brau­che. Zu den Funktionen gehö­ren das Einstellen von Startdatum, Enddatum, Status, Clusterungen und Serien-Aufgaben, eine Erinnerungsfunktion, die Möglichkeit Notizen zu for­ma­tie­ren sowie das Anhängen von Dateien. Das Zuweisen von Aufgaben ist bis­her nur in der Desktop-Version mög­lich, jedoch noch nicht im Client.

In unse­rem Meeting haben Maik und ich uns dar­auf geei­nigt, dass ich das Microsoft Kundentelefonat vor­be­reite und unse­ren Kunden Contoso anrufe. Ich weise den Aufgaben Fristen mit Uhrzeiten zu und schreibe mir in die Notizen, was ich bereits sagen möchte. Damit ich die Aufgabe nicht über­sehe, stelle ich mir eine Erinnerung ein. So werde ich drei Tage vor der Frist recht­zei­tig benachrichtigt.

Schlussendlich wird nun meine Zettelwirtschaft ein Tool-Durcheinander – Oder doch nicht?

Der Durchblick bei den Office 365 Tools ist natür­lich ent­schei­dend. Sonst ersetze ich nur das alte Problem durch ein neues. Die fol­gende Grafik hilft mir, den Überblick zu behalten.

 

Aufgabenmanagement mit Office 365 - Planner, To-Do, Outlook

Maiks und meine Zettelwirtschaft hat Office 365 abge­löst. Wenn auch Sie Ihre Zettelwirtschaft los­wer­den wol­len, ste­hen wir Ihnen gern für Fragen rund um Office 365 zur Verfügung.

Sie möch­ten mehr zum Thema erfahren?

 

Webinaraufzeichnung_Schluss mit Zettelwirtschaft - Wie Sie Ihr Aufgabenmanagement in Office 365 professionalisieren vom 07.12.2017

16. Januar 2018

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