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Auf dem Weg zum Digital Workplace #4: Worauf sollten CIOs achten? 6 Schwerpunkte.

Am diesjährigen CeBIT-Dienstag hatte ich die Gelegenheit, einen kurzen Vortrag zum Panel „Auf dem Weg zum Digital Workplace“ auf der CeBIT Social Business Arena 2014 in Halle 6 zu halten. Auf diesem Wege ist eine Reihe von Blogbeiträgen entstanden, die sich mit diesem Thema beschäftigt. Nachdem der erste Beitrag den „Status quo“ beleuchtet, der zweite eine grobe Vision des ‚Digital Workplace‘ dargestellt und der dritte interessante Technologiealternativen vorgestellt hat stellt sich nun die Frage: Worauf sollten CIOs auf dem Weg zum Digital Workplace achten?

Auf dem Weg zum Digital Workplace: Worauf sollten CIOs achten?

Um der Vision eines „Digital Workplace“ nahe zu kommen braucht es einen integrierten und weitgehend nahtlosen Zugangs zu Kollegen, Kunden und Partnern im Sinne eines Enterprise Social Networking, Funktionen zur Kontaktaufnahme und Kommunikation über die Möglichkeiten von Unified Communications und eine Bündelung aller für die jeweilige Aufgabe des Nutzer notwendigen Nachrichten, von E-Mail über Chat bis hin zu Workflow-Aktivitäten aus Geschäftsprozessen.

Es liegt auf der Hand, dass eine solche Vision nicht mit dem Rollout eines einzelnen Softwareproduktes erreicht werden kann, sondern die Herausforderung vielmehr im langfristigen Aufbau einer aus verschiedenen Teilen bestehenden Gesamtarchitektur liegt. Worauf kommt es dabei an?

#1 Digital Workplace ist kritische Infrastruktur

Schon heute spüren wir, dass die Zeit des Ausprobierens im Bereich des Enterprise 2.0 sich dem Ende neigt. Zusammenarbeit über digitale Medien wird zum Muss, die Bereitstellung der notwendigen IT-Infrastruktur zum geschäftskritischen Auftrag. Die Schwerpunktthemen des „Digital Workplace“ werden zu den Top-Prioritäten für CIOs in den nächsten Jahren gehören.

#2 Klare Entscheidung für ein Ökosystem

Um der Vision eines Digital Workplace nahezukommen bedarf es der Integrationen vielfältiger Tools und Systeme. Diese wird durch die konsequente Entscheidung für ein bestimmtes Technologie-Ökoystem mit i.d.R. einem großen Hersteller als Plattformanbieter erleichtert. Einheitliche Basistechnologien, Design und Usability Guidelines und Schnittstellenkonzepte erleichtern dabei die Arbeit der IT-Abteilung und der Endanwender.

#3 Integrationsfähigkeit durch offene Schnittstellen

Auch wenn es im Unternehmen eine führende Technologieplattform gibt, so wird es meist Systeme anderer Hersteller geben, die aufgrund von spezifischen Anforderungen bspw. der jeweiligen Branche zum Einsatz kommen oder zu denen durch die Zusammenarbeit mit Lieferanten oder Kunden Schnittstellen entstehen. Möglichkeiten zur flexiblen Integration auf Basis offener Standards wie bspw. Open Social spielen dabei künftig eine ganz wesentliche Rolle.

#4 Adäquate Cloud und Mobile Strategie

Digitale Kommunikation und Zusammenarbeit findet immer mehr auf mobilen Endgeräten statt. Der Aufbau eines Digital Workplace ist daher ohne eine klare Strategie für die Nutzung mobiler Endgeräte im Unternehmen nicht vorstellbar. Spätestens wenn es an die Zusammenarbeit mit externen Partnern geht stellt sich zudem die Frage nach dem Einsatz von Produkten aus der Cloud. Es ist davon auszugehen, dass mit zunehmender fachlicher Reife und mit der Lösung heute noch hinderlicher Sicherheitsfragen gerade im Bereich der digitalen Kommunikation kein Weg an Cloud-Produkten vorbei gehen wird. Letztlich sind zwei ganz zentrale Services schon heute ohne die „Cloud“ nicht denkbar: SMTP-Mail-Transport und das World Wide Web!

#5 Pareto-Prinzip beachten (80/20)

Die Vision des digitalen Arbeitsplatzes ist heute noch nicht zu 100% umsetzbar. Viele Bestandteile sind abhängig von umfangreichen Entwicklungsprozessen bei vielen Herstellern, die eine Zeit von mehreren Jahren in Anspruch nehmen werden. Die Beachtung des in der IT so oft zitierten Pareto-Prinzips mit seiner 80/20 Regel wird dabei zum obersten Gebot. Insbesondere ist allen Anwenderunternehmen davon abzuraten, über die Umsetzung von eigenen Feature-Ideen in Software zu versuchen, die Produkte der Hersteller zu übertreffen. Der Versuch, die Hersteller von Ökosystemen und die Community zu überholen wird regelmäßig scheitern und zu hohen Pflegeaufwänden bei Softwarereleases führen. Bedachte Investitionen in reife Technologien und Produkte und deren konsequente Einführung führen eher zum erwünschten Ziel.

#6 Usability ist entscheidend für die Akzeptanz

Kommunikation und Zusammenarbeit müssen reibungslos funktionieren. Entscheidend dafür ist die Usability der eingesetzten Softwareprodukte, die maßgeblich durch das User Interface Design, aber auch die beim Endanwender spürbare Performanz eines Systems bestimmt wird. Gerade im Wettstreit mit der „Schatten-IT“, die in Form kostenfreier Internetdienste vom Schlage Dropbox, Whatsapp & Co. über die privaten Endgeräte der Mitarbeiter schon längst in unseren Unternehmen Einzug gehalten hat, wird die Attraktivität und Benutzbarkeit betrieblicher Systeme letztendlich entscheidend sein. Einheitlichen Design Standards und Bedienphilosophien sollte daher eine hohe Bedeutung beigemessen werden.

Mit diesem Beitrag endet die Serie zum Thema „Digital Workplace“. Wir freuen uns auf die weitere Entwicklung in diesem spannenden Segment des IT-Marktes und über den Austausch mit unseren Lesern, Kunden und Partnern.

Eine Aufzeichnung von Vortrag und Paneldiskussion ist via Youtube, die Präsentation auf Slideshare zum Nachlesen verfügbar.

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