The Content Import Plugin facilitates imports of any type of content into Confluence. The data has to be provided in a transfer format, which is basically an XML notation of Confluence data structures. The format supports each Confluence content type (pages, spaces, blog posts, comments, attachments) and the according meta data (creator, modifier, dates, labels). Thus the plugin is an efficient tool to support the migration of content from any system, e.g. legacy wikis, blogs and message boards, without the need to know the Confluence API.

Advantages of Content Import Plugin

The Content Import Plugin  offers a bunch of additional features in contrast to other migration tools (like the Universal Wiki Converter):

• Content Types: Each type of Confluence content is supported: pages, blog posts and whole spaces including comments and attachments. The import into existing spaces is easily possible. Content hierarchies are supported too.
• Meta Data: Each common Confluence meta data is supported (creator, modifier, creation date, modification date, tags)
• Content Formatting: The plugin supports all sorts of HTML formatting, tables, internal and external links and embedded images.
• Source Systems: The plugin is not limited to only one content source system. Virtually every legacy system such as wikis, blogs, message boards or even individual software systems are supported by using an XML transfer format.

Overview for the migration process

Further Information

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Screenshots

Installation

The plugin is available in the Confluence Plugin Repository. To install the plugin, log in as a system administrator and navigate to the Confluence administration panel (Browse > Confluence Admin). After you clicked the “Plugin Repository”, all currently available plugins are listed. To find the Content Import Plugin, just search for “import” and then hit “Install” on the correct item.

After a successful installation, a new link “Content Import” appears on the left side within the “Administration” section. This is the starting point to start an import. If this link is not visible, please ensure that all modules of the plugin are enabled by clicking “Plugins” in the administration panel and clicking on the “Content Import Plugin”. All listed modules should be enabled (basically green).

Supported Confluence Versions

Currently only Confluence Version 3.1 is supported.

Using the Trial Mode and Purchasing a License

If you just installed the plugin, it is in a trial mode. This means that the plugin is fully functional, but allows only for limited import amounts. So it is only possible to import 10 items of each type:

• 10 spaces
• 10 pages
• 10 blog posts
• 10 comments
• 10 attachments

If you run an import that contains more elements than that, these will be imported only partly (spaces, pages, blog posts) or are omitted leaving a hint (comments, attachments). So you can try out all import features without buying a license.

To use the plugin in production, you should purchase a license. This process is performed completely in an electronic manner:

1. Go to the plugin settings page (Plugins -> Content Import Plugin -> Configure Plugin).
2. Click on the “shop” link or visit the ShareIT Product Website manually.
3. Perform the checkout process.
4. Depending on the used shop link you might be asked to enter the Server ID of your Confluence installation. This is showed on the plugin settings page below the section “Product Information”.
5. After you finished the checkout process, you will receive an e-mail with the license key.
6. Enter this license key (by copy & paste) into the text area below the section “License Key” on the plugin settings page and click “Store License Key”.
7. Now you just activated the Content Import Plugin. On the updated plugin settings page the license key and the period of validity are displayed.

Renewal of an expired license

If your plugin license is expiring, it is possible to buy a renewal license. The validity period of the renewal license ends exactly one year after the end of the first license. So if the previous license ended over a year ago, one renewal license is not enough to end the trial mode of the plugin. Please make sure, that you select “Renewal License” when checking out.

Usage

The import of content is performed with a three-step wizard. Before that, the content has to be provided in the XML transport format and all attachments must be available as files. A valid import consists of these fragments:

1. the import XML file (e.g. import.xml)
2. all images and attachments in a folder (there may be sub-folders)

Supported Content Types

The XML transport format supports all standard content types of Confluence. This covers Spaces, Pages, Blog Posts, Comments and Attachments. For all of these content types, the associated meta data (creation and modification date, user that created or modified the content and labels) is supported as well. The content of the actual page, blog post and comment content can be given in Confluence wiki markup or plain (X)HTML. Beyond the pure content, the hierarchy in which the contents are organized is preserved. So the assignment of pages and blog posts to spaces and pages to parent pages are supported.

A more detailed reference of the abilities is documented in the XML Schema Documentation

Export

Before you can start the import, all data from the legacy system must be converted into the XML transport format. For this preparation step there are a number of different possibilities to consider:

1. the implementation of an export component for the legacy system (if possible)
2. the implementation of a small tool that exports the underlying database directly into the XML transport format
3. using the Communardo Migration Service that includes the complete export of existing data form the source system to XML and the following import to Confluence

The plugin is delivered with an XML file, that can be used for a trial import

Once you have the XML file and the folder with the images and attachments, the actual import can start. First you have to transfer the attachments folder to the server, that hosts your confluence installation. Put it to a directory you can remember easily (e.g. /tmp/importfiles/). Then call the content import page (Browse > Confluence Admin > Administration > Content Import) and enter this directory in the field “Attachments Directly”. The import XML file has to be uploaded directly (e.g. from your local computer).

When the correct directory is entered and the import file is referenced, you get to the next step by clicking “Continue”. Then the uploaded XML file is validated against the XML Schema of the file format. If this validation brings up any errors, you cannot proceed with the second step and you will see the first page again. In this case you would have to correct the errors in the XML file.

If the uploaded XML was valid, the second step page shows up. In the upper section (Statistics) some statistical data of the uploaded import are shown. So the amount of all entity types are counted and all referenced attachments are checked for existence in the file system. These information are just informative to give an overview and detect possible errors regarding the attachments.

In the lower Import Settings section, you can define the behavior and some exception case handlings of the import process. The options are described more detailed in the next section. After clicking the “Continue” button the import is performed with the provided settings. This may take a little while.

The third step of the wizard is the report, was was actually imported and if there were any errors. The report starts with the statistics, what is to be imported with which settings and ends with a similar statistics, what was successfully imported and how many errors there have been (if any). The rest of the import shows details to occured special handling cases.

Import Settings

In the Import Settings section you can define, how the uploaded XML file will be processed and what the importer should do in exceptional cases.

Import Data

In the “Import Data” group is defined, which types of content should be imported. So you can select that only spaces will be imported or that page comments should be omitted. The attachments and comments options for pages and blog posts require their particular content type to be activated. It is of course not possible to import page attachments, if the page itself is not imported. Content types that are not ticked there will not be imported at all.

User Handling

The “User Handling” group takes care of exceptional user cases. So you can define what the importer should do, if a user, that is referenced in the XML file (as creator or modifier), does not exist in the target Confluence system. The first option is, to force the import of the given user. In this case the username (login) of the imported user is shown next to page, blog posts, comments etc. This option should be used, if at the time of the import not all users are already in the Confluence system but they are synchronized later on.

The second option causes the importer to use the given users as well, but assigns another user as fallback, if the referenced one does not exist (you can see this in the screenshot above). Use this option, if there is some content from resigned co-workers whose names should not appear as authors.

If you do not want to use the users from the XML file at all, choose the third option. This uses for all created contents one static user.

For comments there is another option: If the original author of a comment does not exist, you can declare comments to be anonymous ones. For the other content types this is not possible.

Invalid Identifiers

What should be done with invalid identifiers, can be defined in the “Invalid Identifiers” Group. These settings apply for page and blog post titles and space keys that contain illegal characters. The first option is to delete illegal characters. So the content is imported, but the titles are adjusted. Another option is to replace illegal characters with another character. There you can define a replacement character for page and blog post titles and another one for space keys. The third option is, to omit contents with invalid titles and spaces with invalid space keys.

Please have a look into the official Confluence Docs to learn more about valid page titles and valid space keys.

If page or blog post titles are changed, existing links to those pages are not updated. The import report contains all occurrences of such renamed contents. You have to update all references manually.

Existing Identifiers

The last group takes care of those cases, when a particular page or blog post title or space key already exists. The most convenient option is to add a counter to the title or space key. So if you try to import a page called “My Page” and there is already another page in the same space with this title, the title of the new page will be changed to “My Page (2)”.

If you are performing some kind of incremental import, you should choose the second option that replaces already existing content with the new content. The previously existing page or blog post is trashed (moved to the trash bin) with all child pages, comments and attachments (you can see this in the screenshot above for the space).

As third option, you can choose to skip already existing pages.

If page or blog post titles are changed, existing links to those pages are not updated. The import report contains all occurrences of such renamed contents. You have to update all references manually.

Outlook to Future Versions

Currently we have the following ideas for future plugin versions:

• Hierarchy cycle detection
• Hierarchy islands detection
• Finer grained import options
• Updating internal links if page or blog post titles or space keys were changed
• Long running task to support large imports
• Support for comment hierarchies
• Importing versioned content

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Am 29.10.2009 war Martin Koser [Blog] [Twitter], einer der bekanntesten Wiki-Evangelisten und Social Media Berater in Deutschland, zu Gast beim Confluence Community Day in Frankfurt. In seinem Vortrag ging er der Frage nach, auf welche Weise der Einsatz von Wiki-Plattformen in Unternehmen zum Erfolg geführt werden kann. In Anlehnung an die Design Patterns von Christopher Alexander, einem Architekten, sind Wikipatterns entwickelt worden, die Strewart Mader in seinem Buch “Wikipatterns” beschrieben hat. Diese Muster sind eine gute Quelle, um mehr über erfolgreiche Einführungskonzepte, aber auch Barrieren zu erfahren. Planmäßiges Vorgehen ist bei der Einführung von Wikis ganz zentral. Die organisatorische und strategische Einbettung vorab darf nicht vergessen werden. Die Arbeit am Wiki endet eigentlich nie. Eine kontinuierliche Anpassung an aktuelle Gegebenheiten muss immer wieder erfolgen. Das ist auch eine Aufgaben für den Wiki-Gärtner. “Leere Wikis fliegen nicht”. Es braucht Grundstrukturen, die initial geschaffen werden müssen. Auch Schulungen, zumindest kurz und pragmatisch, sind wichtig. Bewährt haben sich vor allem “Train-the-trainer” Modelle und Coaching-Ansätze, um die für Wikis Verantwortlichen voranzubringen.

Die Präsenation von Martin Koser ist auf Slideshare verfügbar.

Ein Blogbeitrag zum Vortrag und zum Confluence Communitiy Day hat Martin in seinem frogpond Blog veröffentlicht. Herzlichen Dank an Martin Koser für seine Vortrag und den Bericht zur Veranstaltung!

Michael Hummel, Geschäftsführer der empulse GmbH, stellte in seinem Vortrag beim Confluence Community Day vor, wie man mit Hilfe von Confluence ein Software-Handbuch realisieren kann. Die Vortragsfolien können bei Slideshare gefunden werden:

Die von Herrn Hummel präsentierte Lösung ersetzt das gedruckte Handbuch einer Software für Reiseunternehmen. Dieses litt an geringer Akzeptanz bei den Kunden, die somit auch für triviale Fragen den in der Folge überlasteten Support in Anspruch nahmen.

Aus dieser Ausgangssituation leiteten sich die Anforderungen an ein neues Handbuch ab: Die Akzeptanz bei den Kunden sollte gesteigert und somit der Support entlastet werden. Außerdem sollten die Kosten für den Druck des Handbuches gesenkt, sowie die Entwickler der Software von den aufwendigen Reviews des Handbuches für jedes neue Release befreit werden.

Diese Anforderungen wurden mittels Atlassian Confluence realisiert. Dazu wurde das Confluence Wiki von emplse erweitert und ein spezielles Inhaltskonzept entwickelt. Durch eine entsprechende Strukturierung des Inhaltes in Bereiche und  Seitenhierarchien konnten die Formularstruktur der Software sowie Mehrsprachigkeit und kundenspezifische Inhalte (z. B. Arbeitsanweisungen) auf das Wiki abgebildet werden. Ein weiterer Vorteil ergibt sich für die Kunden in der direkten Integration der Hilfe in die Software, die mittels eines von empulse entwickelten Webservice auch nach verwandten Hilfethemen zu einem Formularelement sucht. Dazu wird zu jedem Formularelement in der Software eine Seite im Wiki gepflegt, die sich bei Aufruf der Hilfe im Webbrowser öffnet. Des Weiteren profitieren Support und Kunden von der kollaborativen Idee eines Wikis: Supportmitarbeiter können, anfangs geführt durch einen Moderator, selbstständig Änderungen an unklaren Formulierungen in der Hilfe vornehmen. Die Hinweise dazu können Kunden durch Verwendung der Kommentarfunktion in Confluence geben. Dies führt zu einer ständigen Verbesserung des Handbuches.

Weitere Informationen zum Projekt können auch im Blog von empulse gefunden werden.

Mit dem Erfolg zahlreicher Webanwendungen dringen Web 2.0 – Technologien nun auch in firmeninterne Netzwerke vor. Doch was sind die Anforderungen an Webtechnologien im Unternehmenseinsatz? Welche Vorteile, aber auch Herausforderungen und Hürden bringt der Einzug dieser Systeme mit sich?

Anhand dieser Fragestellungen beleuchtet ein von Communardo durchgeführtes Webinar die grundlegenden Paradigmen moderner Intranetsysteme und leitet Anforderungen an den Einsatz von Wiki-Technologien im Unternehmensumfeld ab. Besonderes Augenmerk wird auf die Integration externer Anwendungen sowie die Möglichkeiten der Zusammenarbeit und die Strukturierung von Inhalten gelegt. Am Beispiel des Enterprise-Wikis Atlassian Confluence werden mögliche Lösungen, Hinweise und Anregungen für die Erfüllung dieser Anforderungen gegeben.

Das Webinar findet am 10.11.2009 um 14 Uhr statt. Für die Teilnahme ist eine kostenlose Anmeldung auf der Communardo Homepage erforderlich. Der Teilnahmelink wird vor Beginn des Webinars per E-Mail versendet.

Am 29. Oktober 2009 wird in Frankfurt am Main der Confluence Community Day 2009 stattfinden. Im Vorfeld haben wir Kurz-Interviews mit den Referenten geführt. Heute nun das Gespräch mit Hansjoerg Klimetzki von Sun Microsystems, der einen Vortrag zum Thema “SunSpace: People-centric Communities” halten wird.

Dirk Röhrborn:
Was möchten Sie den Teilnehmern hauptsächlich vermitteln?

Hansjoerg Klimetzki:
Social Media erfährt zunehmend grössere Aufmerksamkeit auch innerhalb von Unternehmen. Dies rangiert vom potentiellen Einsatz für Marketing im Kunden-Umfeld, dem aktiven Einbringen von Ideen aus dem Anwender-Bereich, dem gemeinsamen Entwickeln von Innovationen, dem aktiven Vernetzen von Mitarbeitern (angeregt durch das Unternehmen oder auch direkt initiiert durch die Mitarbeiter) bis hin zur Nutzung von Xing und Facebook durch die Personal-Abteilung
Im Einsatz von Social Media in Unternehmen ist das aktive Vermitteln der Vorteile (für Mitarbeiter und für Unternehmen) sowie die möglichst einfache Nutzung ein wichtiger Punkt. Daher ist es wichtig, nicht nur die reine Technologie zu betrachten, sondern möglichst ganzheitliche Vorgehensweise zu etablieren.
Natürlich sind Technologie-Vorteilen und die von neuen Anwendungen erfolgten Unterstützungen weiterhin wichtig, es scheint jedoch mindestens ebenso wichtig zu sein, diese Sicht auf die Technologie-Seite durch aktive Begleitung auf der methodischen Seite zu unterstützen und Social Media pro-aktiv in die Prozesse und Strukturen der Unternehmen einzubauen.

Dirk Röhrborn:
Wie sehen Sie die Bedeutung von Wikis für Unternehmen in den nächsten Jahren?

Hansjoerg Klimetzki:
Die Struktur und die Umgebung der Arbeitswelt ändert sich weiterhin rapide in allen Industriebereichen und Unternehmenselementen. Immer wichtiger wird Flexibilität (sowohl in Bezug auf den Tätigkeitsbereich wie auch auf das Team) sowie das agile und schnelle Reagieren auf Veränderungen. Diese Bereiche erfordern neue Wege zur Wissensweitergabe, zur Unterstützung der Mitarbeiter durch aktiven Einsatz von Netzwerken und zur zielgerichteten und schnellen, effektiven Weiterentwicklung der Mitarbeiter.
Technologien aus dem Bereich Social Media werden hier verstärkt zum Einsatz kommen, da sie auf diesen Konzepten basierend entwickelt wurden und einen effizienten Zugriff auf Informationen beziehungsweise eine aktive Verstärkung der direkten Mitarbeiterkommunikation bieten.
Ein immer stärker werdendes Thema wird aber auch die notwendige Brücke sein, die wir gemeinsam erstellen müssen, um allen den Zugang zu diesen Technologien zu ermöglichen. Wir erfahren heute bereits eine Generation, die bei Eintritt in Unternehmen nicht mehr nach der Email-Adresse oder den Webservern fragt, sondern nach Zugang zu Mikro-Blogging oder Social-Network Systemen. Dazu gibt es die Generation, die heute noch emails ausdruckt, Kommentare per Hand vermerkt, um sie dann (selbst oder über Assistenten) wieder ins System einzugeben. Diese beiden Seiten müssen zusammengebracht werden, und hier können intelligente Ansätze von neuen Technologien in Kombination mit methodisch abgestimmten Vorgehensweisen helfen.

Dirk Röhrborn:
Eine Frage zum Schluss: Was erhoffen Sie sich selbst vom Confluence Community Day 2009?

Hansjoerg Klimetzki:
Ich hoffe auf einen interessanten Erfahrungsaustausch der Teilnehmer untereinander sowie eine gute Diskussion, die neue Vernetzungen und Kontakte bringt und alle beteiligten Anwender sowie deren Unternehmen weiterbringt.

Dirk Röhrborn:

Vielen Dank für das Gespräch. Wir freuen uns auf Ihren Vortrag auf dem Confluence Community Day.

Am 29. Oktober 2009 wird in Frankfurt am Main der Confluence Community Day 2009 stattfinden. Im Vorfeld haben wir Kurz-Interviews mit den Referenten geführt. Heute nun das Gespräch mit Christoph Rauhut von T-Systems Multimedia Solutions, der einen Vortrag zum Thema “Makros und Plugins für den Einsatz von Confluence als Projektwiki” halten wird.

Dirk Röhrborn:
Was möchten Sie den Teilnehmern hauptsächlich vermitteln?

Christoph Rauhut:
Ich, als Praxisanwender und Experte auf dem Gebiet Enterprise 2.0, möchte den Teilnehmer zeigen, wie ein Enterprise Wiki (Confluence) eingesetzt werden kann, um das Projektmanagement in einem Unternehmen zu unterstützen. Konkret möchte ich das an Beispielen zeigen, die in aktuellen Projekten der T-Systems Multimedia Solutions GmbH eingesetzt werden. Dabei möchte ich technische Möglichkeiten (Plugins und Macros) vorstellen, die einem Projektteam helfen, ein Projekt erfolgreich in einem Wiki zu managen.

Dirk Röhrborn:
Wie sehen Sie die Bedeutung von Wikis für Unternehmen in den nächsten Jahren?

Christoph Rauhut:
Ich denke, dass Social Software im Allgemeinen und Wikis im Speziellen, in Zukunft an Bedeutung im Unternehmen gewinnen werden. Unternehmen beginnen zu verstehen, dass Social Software die Geschäfts- und Arbeitsprozesse gewinnbringend unterstützen können. Wir selbst haben dazu beste Erfahrungen gemacht. Die auf dem Markt verfügbaren Wiki-Systeme, wie Confluence, entwickeln sich dabei weg von Spezialisten-Tools hin zu Enterprise-Anwendung, die von einer großen Anzahl von Mitarbeitern bedient werden können. Somit haben nicht nur IT-nahe Mitarbeiter, sondern auch Mitarbeiter in Service- und Produktivbereichen die Möglichkeit von Potenzialen durch Social Software zu profitieren.

Dirk Röhrborn:
Welche Bedeutung haben Wikis für Sie in Ihrer täglichen Arbeit?

Christoph Rauhut:
Ohne unserer Wiki könnten wir bestimmte Arbeitsschritte nicht mehr abbilden. Durch die Etablierung eines zentralen Social Intranets welches wesentliche Inhalte unserer Geschäftsprozesse beinhaltet, ist es undenkbar geworden ohne diese System zu arbeiten. Gerade für den Austausch und die Zusammenarbeit mit Kollegen, die nicht am Standort sitzen, ist unser Social Intranet unentbehrlich. Die Wiki-Funktionalität gibt mir dabei die Möglichkeit, schneller Inhalte zur Verfügung zu stellen bzw. gemeinsam mit Kollegen daran zu arbeiten.

Dirk Röhrborn:
Welche Trends sehen Sie, die den Einsatz und die technologische Entwicklung von Wikis beeinflussen werden?

Christoph Rauhut:
Die aktuellen Entwicklungen und auch Expertenprognosen zeigen, dass sich Wiki-Systeme zunehmen in Richtung einer Social Software Suite entwickeln. Eine Social Software Suite bietet dabei neben der Wiki-Funktionalität auch Funktionen wie Blog, Social Bookmarking, Tagging usw. an. Das Release von Confluence 3.0 hat das sehr gut gezeigt. Confluence bietet nun auch die Möglichkeit ein Social Network im Unternehmen aufzubauen und Kollegen (ähnlich Twitter) zu folgen, um deren Aktivitäten in Confluence zu sehen.

Dirk Röhrborn:
Eine Frage zum Schluss: Was erhoffen Sie sich selbst vom Confluence Community Day 2009?

Christoph Rauhut:
Ich erwarte mir einen aktiven Austausch mit Confluence-Anwendern, um neue Ideen und Impulse für unser eigenes Social Intranet zu erhalten bzw. unsere Erfahrungen mit Confluence zu teilen. Zudem ist es mir wichtig zu erfahren, mit welchen Fragestellungen sich andere Unternehmen im Zusammenhang mit Confluence und Social Software beschäftigen.

Dirk Röhrborn:

Vielen Dank für das Gespräch. Wir freuen uns auf Ihren Vortrag auf dem Confluence Community Day.

Hinweis: Zum Social Intranet bei T-Systems Multimedia erschien gestern ein interessanter Erfahrungsbericht im Besser 2.0 Blog.

Tobias Anstett

Am 29. Oktober 2009 wird in Frankfurt am Main der Confluence Community Day 2009 stattfinden. Im Vorfeld haben wir Kurz-Interviews mit den Referenten geführt. Heute nun das Gespräch mit Tobias Anstett von K15t Software, der einen Vortrag zum Thema “Dokumentation 2.0: Technische Dokumentation mit Confluence” halten wird.

Dirk Röhrborn:

Wir freuen uns auf Ihren Vortrag auf dem Confluence Community Day 2009. Was möchten Sie den Teilnehmern hauptsächlich vermitteln?

Tobias Anstett:

Wikis haben sich mittlerweile als ein fester Bestandteil der IT-Infrastruktur vieler Unternehmen etabliert und werden von verschiedenen Zielgruppen mit unterschiedlichster Ausrichtung genutzt. Da Confluence als eine erweiterbare Plattform konzipiert wurde, existieren zahlreiche Erweiterungen, welche neue Anwendungsszenarien zulassen. Hauptsächlich werden Wikis aber meist in Unternehmensportale integriert und als Wissensdatenbank genutzt. Neben unstrukturierten Information, werden Trainingsmaterialien, Berichte, Anforderungsspezifikationen aber auch komplette technische Dokumentation im Wiki erzeugt und gespeichert.

Dirk Röhrborn:

Dokumentation mit Confluence ist Ihr Spezialgebiet, richtig? ?

Tobias Anstett:

K15t Software hat sich auf Wiki-basierte Lösungen spezialisiert, in denen Wiki-Inhalte exportiert und weiterverwendet werden. Ein Fokus liegt dabei derzeit auf ‘Documentation 2.0′. Vereinfacht ausgedrückt beschäftigen wir uns damit, wie sich die Vorteile eines Web 2.0 Wikis, wie Confluence, für die Erstellung von Dokumentation nutzen lassen. In unserem Vortrag wollen wir den Teilnehmern anhand eines Lebenszyklus das Thema Dokumentation 2.0 näher bringen und zeigen, wie Sie unter Verwendung existierender Plugins und Konzepte Confluence für die Erstellung von technischer Dokumentation nutzen können. Unter anderem werden wir Ihnen auch eine kurzen Überblick über unser erst kürzlich veröffentlichtes Produkt den Scroll Wiki Exporter geben, welcher die Anwender bei der Erstellung von professioneller Dokumentation aus Confluence heraus unterstützt.

Dirk Röhrborn:

Vielen Dank für das Gespräch. Wir freuen uns auf Ihren Vortrag auf dem Confluence Community Day.

Martin Koser

Am 29. Oktober 2009 wird in Frankfurt am Main der Confluence Community Day 2009 stattfinden. Im Vorfeld haben wir ein Interview mit Martin Koser geführt. Martin ist einer der bekanntesten Wiki-Evangelisten in Deutschland und profunder Kenner der Enterprise 2.0 Szene in Deutschland. Neben seiner Tätigkeit als Berater für Wiki-Lösungen in Unternehmen schreibt er regelmäßig in seinem Weblog www.frogpond.de, im Enterprise2Open Blog und via Twitter zu Themen rund um Enterprise 2.0.

Sein Vortrag im Anwender-Forum zum Confluence Community Day wird den Titel “Erfolgsfaktoren der Wiki-Einführung in Unternehmen” tragen.

Dirk Röhrborn:
Martin, wir freuen uns auf Deinen Vortrag auf dem Confluence Community Day 2009. Was möchtest Du den Teilnehmern hauptsächlich vermitteln?

Martin Koser:
Im Zentrum des Community Days steht die Gemeinschaft von Menschen die am Erfolg von Wikis im Unternehmen interessiert sind. Als Enterprise 2.0- und Wiki-Berater möchte ich den Vortrag nutzen um gemeinsam mit dieser Community die Komplexität der Einflußfaktoren, die den Erfolg oder Mißerfolg von Wikis ausmachen, zu diskutieren.

Meine Ziele sind dabei vielfältig – neben dem Aufzeigen des “Spielfeldes”, in dem wir uns bei der Einführung von Wikis befinden, will ich einige Erfolgsfaktoren gemeinsam mit den Teilnehmern analysieren um die jeweilige Relevanz und Tragweite verdeutlichen. Dabei wird sich sicherlich zeigen dass manche (davor) als sehr wichtig erachteten Punkte bei genauerem Hinschauen weniger wichtig sind als andere, deren Tragweite erst bei genauerem Hinschauen und Hinterfragen deutlich werden. Alles in allem steht eine umfassendere Herangehensweise an den Implementierungsprozess im Fokus, sprich statt einer einfachen Check-Liste möchte ich Verständnis für eine komplexe Herangehensweise wecken.

Dirk Röhrborn:
Wie siehst Du die Bedeutung von Wikis für Unternehmen in den nächsten Jahren?

Martin Koser:
Ich erwarte sowohl eine höhere Verbreitung – dies besonders im Bereich von KMU – als auch eine intensivere Nutzung von Wikis. Die dokumentierten Erfolgsfälle werden sowohl “Nachahmer und Nachfolger” als auch neue Innovatoren hervorbringen, die Wikis im größeren Kontext von Enterprise 2.0 neu einordnen und integrieren. Neue innovative Einsatzfelder können sich hier auch an den Schnittstellen mit anderen “kollborativen Ansätzen” wie bspw. Google Wave ergeben. Wave baut ja in Teilen Wiki-Funktionalität nach bzw. interpretiert diese neu. Hier wird es spannend bleiben, ebenso wie an den Schnittstellen zu unternehmensinternem Social Networking oder auch Microblogging.

Der Erfolg von Wikis ist dabei kein Selbstläufer sondern muss aktiv gefördert werden. Wir beobachten ja auch dass manche Unternehmen Wikis einsetzen, ohne dass diese so intensiv genutzt werden wie man sich das am Anfang der Projekte erträumt hatte. Hier wird es in den nächsten Jahren auch darum gehen müssen diese Projekte neu aufzustellen um den “Return of Collaborative Performance” zu bekommen, den erfolgreiche Enterprise 2.0- und Wiki-Projekte bereits heute haben. Man wird nicht darum herumkommen gezielte Maßnahmen zu konzipieren und umzusetzen, auch indem man spezialisierte Berater mit dazunimmt.

Dirk Röhrborn:
Welche Bedeutung haben Wikis für Dich ganz persönlich?

Martin Koser:
Wikis sind ein wichtiges Element meines “Werkzeugkastens”, das reicht von Dokumentation und persönlichem Wissensmanagement, über die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern in Wiki-”Extranets” bis hin zum Einsatz als Raum für kreative Vorarbeiten und Ideengenerierung.

Auch in Kundenprojekten begeistern mich Wikis immer noch – sie sind einfach eine zuverlässige, leistungsfähige und anpassbare Basis für immer neue Aufgaben.

Dirk Röhrborn:
Welche Trends siehst Du, die den Einsatz von Wikis beeinflussen werden?

Martin Koser:
In erster Linie beobachte ich Wikis aus der weiteren Sicht von Enterprise 2.0 – neben aktuellen Trendthemen wie Twitter oder auch Social Networking sind sie quasi eine Konstante: Sie sind eine ausgereifte und beherrschte Technologie, und auch ihre Verankerung in der organisatorischen Landkarte wird immer besser verstanden. Wir könnten also daran gehen flexibel und kreativ mit dem Werkzeug zu arbeiten …

Dirk Röhrborn:
Eine Frage zum Schluß: Was erhoffst Du Dir selbst vom Confluence Community Day 2009 mit nachhause zu nehmen?

Martin Koser:
Neues Wissen und Kontakte, die sich aus interessanten Diskussionen und Gesprächen entwickeln, am liebsten würde ich meine Projekterfahrungen mit allen anderen Anwesenden eingehend vergleichen um neue, kreative Ansatzpunkte für die Implementierung zu finden. Das wird in der kurzen Zeit kaum klappen, also werde ich auch ein bisschen die Werbetrommel für den Enterprise 2.0 SUMMIT im November und das WikiCamp bei der kommenden CeBIT rühren um dort die Diskussion weiterführen zu können.

Dirk Röhrborn:
Vielen Dank für das Gespräch. Wir freuen uns auf Deinen Vortrag auf dem Confluence Community Day.

Am 29. Oktober 2009 wird in Frankfurt am Main der Confluence Community Day 2009 stattfinden. Im Vorfeld haben wir ein Interview mit unserem Gastredner, Prof. Dr. Joachim Niemeier geführt. Hr. Niemeier ist Honorarprofessor an der Universität Stuttgart und Executive Consultant bei Centrestage. Er gilt als anerkannter Fachexperte in den Bereichen Unternehmensführung, Web 2.0 und Enterprise 2.0 und schreibt regelmäßig im Centrestage-Blog, in seinem Blog 7 Days and more und via Twitter zu diesen Themen.

Seine Keynote zum Confluence Community Day wird den Titel “Enterprise 2.0 – Sind die Potentiale von Social Software schon ausgereizt?” tragen.

Dirk Röhrborn:
Herr Niemeier, wir freuen uns auf Ihren Vortrag auf dem Confluence Community Day 2009. Was möchten Sie den Teilnehmern hauptsächlich vermitteln?

Joachim Niemeier:
Das Thema Enterprise 2.0 wird in vielen Unternehmen diskutiert. In einigen Unternehmen wird damit experimentiert und in anderen hat es schon eine breite Akzeptanz gefunden. Aber noch längst nicht sieht jede Führungskraft ein, dass Enterprise 2.0 entscheidend für den Unternehmenserfolg ist. Daher geht es jetzt darum, den Nutzen nachzuweisen und aufzuzeigen, welche echten Probleme man mit Enterprise 2.0 lösen kann.

Bislang stand beim IT-Einsatz in den Unternehmen vor allem die Automation von Transaktionen und die Optimierung von Geschäftsprozessen im Mittelpunkt. Bei Enterprise 2.0 geht es nun vor allem um Kollaboration und Partizipation. Ziel einer erfolgreichen Einführung muss es daher sein, bisher nicht vorhandene Verbindungen im Unternehmen, aber auch mit Kunden und Partnern zu ermöglichen, um „unwahrscheinlich Kommunikation wahrscheinlich“ zu machen und einzelnen Akteuren ein Stimme zu geben. Und wie man das machen kann, dazu möchte ich einige Hinweise in meinem Vortrag geben.

Dirk Röhrborn:
Wie sehen Sie die Bedeutung von Wikis für Unternehmen in den nächsten Jahren?

Joachim Niemeier:
Möglicherweise gibt es kaum ein größeres Unternehmen, das nicht schon mit Wikis experimentiert hat. Aber in vielen Unternehmen geschah das irgendwo tief im Unternehmen versteckt oder erwies sich als „One Hit Wonder“. Ich denke, es ist nicht so entscheidend, ob man ein Wiki nutzt oder nicht, sondern welche Anwendungsfälle man damit im Unternehmen unterstützt. „Wir haben ein Wiki“, diese Aussage hört man zwar oft, mich interessiert aber vielmehr, was man damit macht. Nutzt man ein Wiki für das Informationsmanagement im Unternehmen, oder wird es eher für die Zusammenarbeit in Prozessen bzw. zur Generierung von neuem Wissens genutzt. Das sind drei sehr unterschiedliche Einsatzfelder für Wikis als Technologie, hinter denen sich wiederum eine Vielzahl an möglichen betrieblichen Anwendungsfällen verbergen. Das entscheidende daran ist, dass die Einsatzfelder einen jeweils unterschiedlichen Managementansatz erfordern. Beispiele dazu sind etwa die jeweils passende Einführungsstrategie, der Ansatz zur „Wikisierung“ von Inhalten oder die geeignete Vorgehensweise zum Management der Qualität der Inhalte.

Dirk Röhrborn:
Welche Bedeutung haben Wikis für Sie ganz persönlich?

Joachim Niemeier:
Aufgrund der unterschiedlichen Projekte arbeite ich in einer Vielzahl von Wikis. Was mich nach wie vor beeindruckt ist die Dynamik hinter den Arbeitsprozessen in einem Wiki. Selbst in Unternehmen, die bislang davon ausgegangen sind, dass ihre Mitarbeiter auf einem qualitativ hohen Niveau zusammenarbeiten erlebe ich, dass man erstaunt ist, wie sich die Kollaboration und Kooperation beschleunigt. Ich erfahre aber auch immer wieder persönlich, dass man schon eine gewisse Schwelle überwinden muss, um Informationen in einem Wiki festzuhalten. Daher nutze ich auch gerne „leichtgewichtigere“ Kooperationstechnologien. Aber wenn die Informationen konkreter und die Arbeitsbeziehungen ergebnisorientierter werden kommt man um eine Wiki-Umgebung nicht mehr herum.

Dirk Röhrborn:
Welche Trends sehen Sie, die den Einsatz von Wikis beeinflussen werden?

Joachim Niemeier
Das sind zum einen Trends, die sehr stark mit dem Führungsansatz zusammenhängen. Darunter verstehe ich Themen wie den Abbau von vielfältigen Barrieren bei der internen Kommunikation und Kollaboration in den Unternehmen, eine größere Akzeptanz und Stärkung der informalen Kommunikationswege und –methoden, aber auch die Schaffung von Möglichkeiten zu einem Ad-hoc Austausch von Ideen.
Aber auch der Trend hin zu einer erhöhten Usability von Wikis ist sehr wichtig. Wenn man seinen Mitarbeitern die jeweilige Wiki-Syntax beibringen muss, hat man in vielen Unternehmen schon verloren. Und nicht jeder ist in der Lage, seine Informationen in geeigneter Art und Weise zu strukturieren. Auch das muss man lernen.
Es ist wie immer, es gibt sowohl technisch, als auch organisatorisch und mitarbeiterorientiert zu tun.

Dirk Röhrborn:
Eine Frage zum Schluß: Was erhoffen Sie sich selbst vom Confluence Community Day 2009 mit nachhause zu nehmen?

Joachim Niemeier:
Ich freue mich auf die persönlichen Kontakte und möchte neue Anwendungsfälle, Problemlösungen und offene Fragen kennenlernen.

Dirk Röhrborn:

Vielen Dank für das Gespräch. Wir freuen uns auf Ihren Vortrag auf dem Confluence Community Day.