Am 29.10.2009 war Martin Koser [Blog] [Twitter], einer der bekanntesten Wiki-Evangelisten und Social Media Berater in Deutschland, zu Gast beim Confluence Community Day in Frankfurt. In seinem Vortrag ging er der Frage nach, auf welche Weise der Einsatz von Wiki-Plattformen in Unternehmen zum Erfolg geführt werden kann. In Anlehnung an die Design Patterns von Christopher Alexander, einem Architekten, sind Wikipatterns entwickelt worden, die Strewart Mader in seinem Buch “Wikipatterns” beschrieben hat. Diese Muster sind eine gute Quelle, um mehr über erfolgreiche Einführungskonzepte, aber auch Barrieren zu erfahren. Planmäßiges Vorgehen ist bei der Einführung von Wikis ganz zentral. Die organisatorische und strategische Einbettung vorab darf nicht vergessen werden. Die Arbeit am Wiki endet eigentlich nie. Eine kontinuierliche Anpassung an aktuelle Gegebenheiten muss immer wieder erfolgen. Das ist auch eine Aufgaben für den Wiki-Gärtner. “Leere Wikis fliegen nicht”. Es braucht Grundstrukturen, die initial geschaffen werden müssen. Auch Schulungen, zumindest kurz und pragmatisch, sind wichtig. Bewährt haben sich vor allem “Train-the-trainer” Modelle und Coaching-Ansätze, um die für Wikis Verantwortlichen voranzubringen.

Die Präsenation von Martin Koser ist auf Slideshare verfügbar.

Ein Blogbeitrag zum Vortrag und zum Confluence Communitiy Day hat Martin in seinem frogpond Blog veröffentlicht. Herzlichen Dank an Martin Koser für seine Vortrag und den Bericht zur Veranstaltung!

In ihrem Vortrag auf dem Confluence Community Day am 29.10.09 in Frankfurt hat Gudrun Lahm von der VBH Holding die Wissensdatenbank Ihres Unternehmens vorgestellt. VBH ist ein baden-württembergisches Mittelstandsunternehmen, welches mit all dem handelt, was für den Einbau von Fenstern und Türen benötigt wird. Als Experte unter den Anbietern ist es für VBH von großer Bedeutung, zu den Produkten einen umfangreichen Service anzubieten. Dazu gehört auch die Vermittlung von Wissen zur Verwendung dieser Produkte. Ein Bestandteil dieser Strategie ist die VBH Wissensdatenbank.

Diese Wissensdatenbank dient also nicht nur den Mitarbeitern bei VBH, sondern insbesondere auch den Kunden und Lieferanten. Die auf Atlassian Confluence basierende Wissensdatenbank hat bei VBH das bisher genutzte Diskussionsforum abgelöst. Neben dem Bereich “Rat+Tat” wurde auch ein Begriffslexikon mit 11.000 Artikeln integriert.

Das System ist inzwischen seit mehr als 6 Monaten im Einsatz und bietet Kunden und Lieferanten einen Mehrwert durch umfangreichere und aktuellere Informationen rund um die angebotenten Produkte. Aber auch die Mitarbeiter im Unternehmen nutzen die Wissensdatenbank aktiv.

Inhalte werden von Mitarbeitern des Hauses kooperativ erstellt. Die Freigabe von Inhalten, die extern verfügbar gemacht werden sollen, erfolgt jedoch weiterhin zentral. Insbesondere der Bereich “Rat+Tat” soll aufgrund guter Akzeptanz noch weiter ausgebaut werden. Die leistungsstarke Suche von Confluence hilft gerade auch den Kunden aus dem Handwerksbereich, schnell an wichtige Informationen zu gelangen. Auf Basis der Inhalte der Wissensdatenbank wird regelmäßig ein aktueller Newsletter für die Kunden erstellt und versandt. Um die zunehmende Verbreitung mobiler Endgeräte zu nutzen, wird untersucht, auf welche Weise ein mobile Zugriff auf die Wissensdatenbank erfolgen soll.

Wir bedanken uns bei Frau Lahm für den interessanten Vortrag und wünschen weiter viel Erfolg mit der VBH Wissensdatenbank.

Michael Hummel, Geschäftsführer der empulse GmbH, stellte in seinem Vortrag beim Confluence Community Day vor, wie man mit Hilfe von Confluence ein Software-Handbuch realisieren kann. Die Vortragsfolien können bei Slideshare gefunden werden:

Die von Herrn Hummel präsentierte Lösung ersetzt das gedruckte Handbuch einer Software für Reiseunternehmen. Dieses litt an geringer Akzeptanz bei den Kunden, die somit auch für triviale Fragen den in der Folge überlasteten Support in Anspruch nahmen.

Aus dieser Ausgangssituation leiteten sich die Anforderungen an ein neues Handbuch ab: Die Akzeptanz bei den Kunden sollte gesteigert und somit der Support entlastet werden. Außerdem sollten die Kosten für den Druck des Handbuches gesenkt, sowie die Entwickler der Software von den aufwendigen Reviews des Handbuches für jedes neue Release befreit werden.

Diese Anforderungen wurden mittels Atlassian Confluence realisiert. Dazu wurde das Confluence Wiki von emplse erweitert und ein spezielles Inhaltskonzept entwickelt. Durch eine entsprechende Strukturierung des Inhaltes in Bereiche und  Seitenhierarchien konnten die Formularstruktur der Software sowie Mehrsprachigkeit und kundenspezifische Inhalte (z. B. Arbeitsanweisungen) auf das Wiki abgebildet werden. Ein weiterer Vorteil ergibt sich für die Kunden in der direkten Integration der Hilfe in die Software, die mittels eines von empulse entwickelten Webservice auch nach verwandten Hilfethemen zu einem Formularelement sucht. Dazu wird zu jedem Formularelement in der Software eine Seite im Wiki gepflegt, die sich bei Aufruf der Hilfe im Webbrowser öffnet. Des Weiteren profitieren Support und Kunden von der kollaborativen Idee eines Wikis: Supportmitarbeiter können, anfangs geführt durch einen Moderator, selbstständig Änderungen an unklaren Formulierungen in der Hilfe vornehmen. Die Hinweise dazu können Kunden durch Verwendung der Kommentarfunktion in Confluence geben. Dies führt zu einer ständigen Verbesserung des Handbuches.

Weitere Informationen zum Projekt können auch im Blog von empulse gefunden werden.

Christoph Rauhut von T-Systems Multimedia Solutions gab mit seiner Präsentation zum Confluence Community Day insbesondere für Confluence Neulinge eine Übersicht zu Makros, mit denen Confluence für den Einsatz als Projektwiki optimiert werden kann. Einen Fokus legte er bei der Auswahl der präsentierten Makros auf die Kommunikation, Zusammenarbeit, Aufgabenverwaltung, sowie Inhaltserstellung und -strukturierung im Projekt.
Die Makros demonstrierte Christoph Rauhut live und damit sehr plastisch im Wiki für ein gedachtes „Projekt“ Confluence Community Day. Die Vortragsdokumentation enthält Screenshots der Macros in Aktion und den zugehörigen Macroaufruf.
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Carlos Funderburk und Kai Nehm haben in einem gemeinsamen Vortrag zum  Confluence Community Day präsentiert, wie GFi ein Arbeitsportal auf Basis von Atlassian Confluence einsetzt. Der Vortrag ist bei Slideshare und verfügbar.

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Thorsten Heid von der Firma HLP hat auf dem Confluence Community Day eine Lösung zur Integration zwischen Confluence und SAP Systemen vorgestellt.

Das “SAP Business Package for Confluence Wiki” erlaubt eine Integration des Wikis in das SAP NetWeaver Portal, indem für bestimmte Bereiche Confluence als Service zur Verfügung gestellt wird. Die Lösung  berücksichtigt unter anderem SSO zwischen den Anwendungen, das gemeinsame Benutzermamangement, und die Durchsuchbarkeit des Wikis aus dem SAP Portal heraus. Ein vollständiger Überblick über die Funktionalitäten ist in den Vortragsfolien zu finden:

Für mich besonders interessant ist die „tiefe“ Eingliederung des Wikis in die Portalnavigation. Die Links zum Wiki werden kontext- und berechtigungsabhängig angeboten und die Spracheinstellungen des Nutzers im Portal werden für das eingebettete Confluence übernommen. Außerdem werden die in Confluence generierten Links (zum Beispiel in Benachrichtigungen zu einer beobachteten Seite) so angepasst, dass sich das Wiki immer im Look and Feels des Portals und dessen Navigationskontext öffnet. Eine solche Lösung ist sicherlich auch für die Integration von Confluence in andere Drittsysteme spannend.

Für die Einbindung des SAP ERP stellte Herr Heid ein Macro vor, das in Echtzeit Daten aus dem SAP-System in Confluence anzeigt.

Tino Winkler von Communardo hat auf dem Confluence Community Day in seinem Vortrag und anhand einer Demo gezeigt, dass ein vollständiger Import von Inhalten mit allen Metadaten nach Confluence möglich ist. Erfahrungen dazu hat er vor allem bei der Entwicklung des Content Importer Plugins gesammelt, das für die Migration von Inhalten aus verschiedensten Altsystem nach Confluence eingesetzt wird.

Detailliertere Informationen zu den Herausforderungen beim Import, die durch unterschiedliche Quellformate und durch spezifischen Eigenheiten von Confluence entstehen, können gemeinsam mit Lösungsansätzen in den Vortragsfolien nachgelesen werden:
Einen beispielhaften Lösungsansätze für den Umgang mit der teilweise uneinheitlichen Confluence API hat Tino Winkler live präsentiert: beim Import von Anhängen zu einer Wikiseite bietet die API keine Möglichkeit zum expliziten Setzen eines Erstellers für Anhänge, so dass der Nutzer, der den Import durchführt als Ersteller der Dokumente gesetzt wird. Um dies zu umgehen muss kurzzeitig der Nutzer, der den Import durchführt, durch den gewünschten Anhangsersteller ausgetauscht werden.

public void switchUser(SwitchUserCallback callback) {
        // retrieve user to run callback for
        User user = getUser();
        // backup current user
        User backup = AuthenticatedUserThreadLocal.getUser();
        // switch user
        AuthenticatedUserThreadLocal.setUser(user);
        // run as switched user
        callback.performAsSwitchedUser();
        // restore current user
        AuthenticatedUserThreadLocal.setUser(backup);
    }

Aus der Erläuterung dieses „Tricks“ ergab sich eine Diskussion, die gezeigt hat, das mehr persönlicher Austausch von Tipps und Best Practices die in Deutschland weit verstreuten Confluence Entwickler weiterbringen kann. Vielleicht finden sich bei kommenden Veranstaltungen mehr Entwickler, die Fragestellungen oder Lösungsideen zur Diskussion stellen um gemeinsam Herangehensweisen zu entwickeln.

Joachim Niemeier hat sich in seinem Gastvortrag auf dem Confluence Community Day dieser Frage angenommen, hier einige kurze Anmerkungen zu seinem Vortrag.

Vorgestellt wurden vor allem erste Vorab-Ergebnisse aus einer in der Entstehung befindlichen Studie zum Einsatz von Social Media in Unternehmen. Es gibt wohl inzwischen kaum ein Unternehmen mehr, welches keine Social Software nutzt oder diese zumindest ausprobiert hat. Seite 7 seiner Präsentation zeigt Anwendungsfelder und deren Verteilung in Unternehmen. Interessant ist, dass der Einsatz für Kooperations- und Kollaborationsmanagement bei den führenden Unternehmen noch weniger stark ausgeprägt ist. Das Bild auf Seite 8 zeigt eine gute Pointe: Kollaboration hat viel mit “Abschreiben in der Schule” zu tun. Was dort schlecht ist, sollte in Unternehmen differenzierter betrachtet werden, denn das Rad muss nicht immer mehrfach erfunden werden.

Social Software wird in Unternehmen derzeit häufiger top-down als bottom-up eingeführt, wobei es durchaus Unterschiede gibt. Während in den klassische Industrien eher bottom-up, z.B. aus der IT Abteilung heraus, gestartet wird, verfolgen Dienstleistungsunternehmen eher einen vom Management initiierten Top-Down-Ansatz. Bottom-up Ansätze laufen zudem eher Gefahr zu versanden. Damit dies nicht passiert, sollte Social Media in strategische Zielsetzungen verankert werden. Führende Unternehmen verfolgen dabei in der Regel mehr als nur 1 Ziel. Derzeit geht es den meisten Unternehmen um den internen Einsatz, insbesondere für Unternehmenskommunikation oder Wissensmanagement. Es wird aber deutlich, dass es künftig noch viel mehr um die Zusammenarbeit in der Wertschöpfungskette mit Kunden und Lieferanten und um die Verankerung des Unternehmens in größeren Netzwerken gehen wird.

Joachim Niemeier hat die Kernaussagen seines Vortrags in einem lesenswerten Blogbeitrag im Centrestage Blog zusammengefasst.

Am 29. Oktober 2009 wird in Frankfurt am Main der Confluence Community Day 2009 stattfinden. Im Vorfeld haben wir Kurz-Interviews mit den Referenten geführt. Heute nun das Gespräch mit Hansjoerg Klimetzki von Sun Microsystems, der einen Vortrag zum Thema “SunSpace: People-centric Communities” halten wird.

Dirk Röhrborn:
Was möchten Sie den Teilnehmern hauptsächlich vermitteln?

Hansjoerg Klimetzki:
Social Media erfährt zunehmend grössere Aufmerksamkeit auch innerhalb von Unternehmen. Dies rangiert vom potentiellen Einsatz für Marketing im Kunden-Umfeld, dem aktiven Einbringen von Ideen aus dem Anwender-Bereich, dem gemeinsamen Entwickeln von Innovationen, dem aktiven Vernetzen von Mitarbeitern (angeregt durch das Unternehmen oder auch direkt initiiert durch die Mitarbeiter) bis hin zur Nutzung von Xing und Facebook durch die Personal-Abteilung
Im Einsatz von Social Media in Unternehmen ist das aktive Vermitteln der Vorteile (für Mitarbeiter und für Unternehmen) sowie die möglichst einfache Nutzung ein wichtiger Punkt. Daher ist es wichtig, nicht nur die reine Technologie zu betrachten, sondern möglichst ganzheitliche Vorgehensweise zu etablieren.
Natürlich sind Technologie-Vorteilen und die von neuen Anwendungen erfolgten Unterstützungen weiterhin wichtig, es scheint jedoch mindestens ebenso wichtig zu sein, diese Sicht auf die Technologie-Seite durch aktive Begleitung auf der methodischen Seite zu unterstützen und Social Media pro-aktiv in die Prozesse und Strukturen der Unternehmen einzubauen.

Dirk Röhrborn:
Wie sehen Sie die Bedeutung von Wikis für Unternehmen in den nächsten Jahren?

Hansjoerg Klimetzki:
Die Struktur und die Umgebung der Arbeitswelt ändert sich weiterhin rapide in allen Industriebereichen und Unternehmenselementen. Immer wichtiger wird Flexibilität (sowohl in Bezug auf den Tätigkeitsbereich wie auch auf das Team) sowie das agile und schnelle Reagieren auf Veränderungen. Diese Bereiche erfordern neue Wege zur Wissensweitergabe, zur Unterstützung der Mitarbeiter durch aktiven Einsatz von Netzwerken und zur zielgerichteten und schnellen, effektiven Weiterentwicklung der Mitarbeiter.
Technologien aus dem Bereich Social Media werden hier verstärkt zum Einsatz kommen, da sie auf diesen Konzepten basierend entwickelt wurden und einen effizienten Zugriff auf Informationen beziehungsweise eine aktive Verstärkung der direkten Mitarbeiterkommunikation bieten.
Ein immer stärker werdendes Thema wird aber auch die notwendige Brücke sein, die wir gemeinsam erstellen müssen, um allen den Zugang zu diesen Technologien zu ermöglichen. Wir erfahren heute bereits eine Generation, die bei Eintritt in Unternehmen nicht mehr nach der Email-Adresse oder den Webservern fragt, sondern nach Zugang zu Mikro-Blogging oder Social-Network Systemen. Dazu gibt es die Generation, die heute noch emails ausdruckt, Kommentare per Hand vermerkt, um sie dann (selbst oder über Assistenten) wieder ins System einzugeben. Diese beiden Seiten müssen zusammengebracht werden, und hier können intelligente Ansätze von neuen Technologien in Kombination mit methodisch abgestimmten Vorgehensweisen helfen.

Dirk Röhrborn:
Eine Frage zum Schluss: Was erhoffen Sie sich selbst vom Confluence Community Day 2009?

Hansjoerg Klimetzki:
Ich hoffe auf einen interessanten Erfahrungsaustausch der Teilnehmer untereinander sowie eine gute Diskussion, die neue Vernetzungen und Kontakte bringt und alle beteiligten Anwender sowie deren Unternehmen weiterbringt.

Dirk Röhrborn:

Vielen Dank für das Gespräch. Wir freuen uns auf Ihren Vortrag auf dem Confluence Community Day.

Am 29. Oktober 2009 wird in Frankfurt am Main der Confluence Community Day 2009 stattfinden. Im Vorfeld haben wir Kurz-Interviews mit den Referenten geführt. Heute nun das Gespräch mit Christoph Rauhut von T-Systems Multimedia Solutions, der einen Vortrag zum Thema “Makros und Plugins für den Einsatz von Confluence als Projektwiki” halten wird.

Dirk Röhrborn:
Was möchten Sie den Teilnehmern hauptsächlich vermitteln?

Christoph Rauhut:
Ich, als Praxisanwender und Experte auf dem Gebiet Enterprise 2.0, möchte den Teilnehmer zeigen, wie ein Enterprise Wiki (Confluence) eingesetzt werden kann, um das Projektmanagement in einem Unternehmen zu unterstützen. Konkret möchte ich das an Beispielen zeigen, die in aktuellen Projekten der T-Systems Multimedia Solutions GmbH eingesetzt werden. Dabei möchte ich technische Möglichkeiten (Plugins und Macros) vorstellen, die einem Projektteam helfen, ein Projekt erfolgreich in einem Wiki zu managen.

Dirk Röhrborn:
Wie sehen Sie die Bedeutung von Wikis für Unternehmen in den nächsten Jahren?

Christoph Rauhut:
Ich denke, dass Social Software im Allgemeinen und Wikis im Speziellen, in Zukunft an Bedeutung im Unternehmen gewinnen werden. Unternehmen beginnen zu verstehen, dass Social Software die Geschäfts- und Arbeitsprozesse gewinnbringend unterstützen können. Wir selbst haben dazu beste Erfahrungen gemacht. Die auf dem Markt verfügbaren Wiki-Systeme, wie Confluence, entwickeln sich dabei weg von Spezialisten-Tools hin zu Enterprise-Anwendung, die von einer großen Anzahl von Mitarbeitern bedient werden können. Somit haben nicht nur IT-nahe Mitarbeiter, sondern auch Mitarbeiter in Service- und Produktivbereichen die Möglichkeit von Potenzialen durch Social Software zu profitieren.

Dirk Röhrborn:
Welche Bedeutung haben Wikis für Sie in Ihrer täglichen Arbeit?

Christoph Rauhut:
Ohne unserer Wiki könnten wir bestimmte Arbeitsschritte nicht mehr abbilden. Durch die Etablierung eines zentralen Social Intranets welches wesentliche Inhalte unserer Geschäftsprozesse beinhaltet, ist es undenkbar geworden ohne diese System zu arbeiten. Gerade für den Austausch und die Zusammenarbeit mit Kollegen, die nicht am Standort sitzen, ist unser Social Intranet unentbehrlich. Die Wiki-Funktionalität gibt mir dabei die Möglichkeit, schneller Inhalte zur Verfügung zu stellen bzw. gemeinsam mit Kollegen daran zu arbeiten.

Dirk Röhrborn:
Welche Trends sehen Sie, die den Einsatz und die technologische Entwicklung von Wikis beeinflussen werden?

Christoph Rauhut:
Die aktuellen Entwicklungen und auch Expertenprognosen zeigen, dass sich Wiki-Systeme zunehmen in Richtung einer Social Software Suite entwickeln. Eine Social Software Suite bietet dabei neben der Wiki-Funktionalität auch Funktionen wie Blog, Social Bookmarking, Tagging usw. an. Das Release von Confluence 3.0 hat das sehr gut gezeigt. Confluence bietet nun auch die Möglichkeit ein Social Network im Unternehmen aufzubauen und Kollegen (ähnlich Twitter) zu folgen, um deren Aktivitäten in Confluence zu sehen.

Dirk Röhrborn:
Eine Frage zum Schluss: Was erhoffen Sie sich selbst vom Confluence Community Day 2009?

Christoph Rauhut:
Ich erwarte mir einen aktiven Austausch mit Confluence-Anwendern, um neue Ideen und Impulse für unser eigenes Social Intranet zu erhalten bzw. unsere Erfahrungen mit Confluence zu teilen. Zudem ist es mir wichtig zu erfahren, mit welchen Fragestellungen sich andere Unternehmen im Zusammenhang mit Confluence und Social Software beschäftigen.

Dirk Röhrborn:

Vielen Dank für das Gespräch. Wir freuen uns auf Ihren Vortrag auf dem Confluence Community Day.

Hinweis: Zum Social Intranet bei T-Systems Multimedia erschien gestern ein interessanter Erfahrungsbericht im Besser 2.0 Blog.