Die SharePoint-Technologie erobert derzeit große, kleine und mittlere Unternehmen im Sturm. Mit der 2010-Version wird Enterprise 2.0 zunehmend zur Realität. Die Möglichkeiten für Business Solutions, Management, Administration und Entwicklung sind deutlich erweitert worden. Dies sind sind die Themen der ShareConnect 2010, die vom 20. – 23. September 2010 in der Rheingoldhalle Mainz stattfindet.

Hier können Sie sich fit für SharePoint machen –  Experten geben Ihnen Einblick in ihre Erfahrungen und zeigen Ihnen, wie sich mit SharePoint optimale Ergebnisse erzielen lassen.

Um die gewaltigen Möglichkeiten des SharePoints auszuschöpfen, ist profundes Praxis-Know-how für Entwicklung und Management notwendig. Praxiswissen, dass Sie sich auf der ShareConnect aneignen können! Neben dem vielfältigen Programm der Hauptkonferenz beleuchten zwei Special Days wichtige Themen in einem umfassenden Sinn und bieten in zahlreichen Vorträgen kompaktes Fachwissen sowie einen idealen Rahmen für den Austausch von Erfahrungen. Alle Informationen und den Link zur Anmeldung finden Sie unter http://shareconnect.net/.

Communardo und die SharePoint Usergroup Dresden unterstützen die ShareConnect 2010 im Rahmen einer Medienpartnerschaft.

Am 27.07.2010 fand bei Communardo das 8. Treffen der SharePoint Usergroup Dresden statt, als Themen standen dieses Mal “Visio-Services: Potenzial und Alternativen” mit Kai-Uwe Gärtner sowie “Taxonomy Store und Social Tagging” mit Anne Rüger auf dem Programm.

In seiner Präsentation zeigte Kai uns, was man mit Visio Services alles machen kann, aber auch, wo deren Grenzen liegen.

Beeindruckend war die Demo insbesondere zur Anzeige der Visio-Diagramme im Browser incl. stufenlosem Zoom, Verschiebung und Drilldown durch verknüpfte Diagramme  - und das alles wirklich performant. Der komplette Funktionsumfang ist sogar ohne Silverlight möglich (das Diagramm wird dann als PNG gerendert), allerdings wirkt es dann mitunter etwas hakelig und “vermatscht”. Dies wird man aber hinzunehmen bereit sein, wenn man bedenkt, dass es dafür (nach Aussage von Kai) in wirklich jedem Browser läuft.

Auch die JavaScript Mash-Up-API, das Caching der Diagramme und die Workflow-Visualiserung (selbst für Workflows, die nicht in Visio designt wurden) sind nette Features.

Wo liegt nun der Haken? Es gibt einige (durchaus wichtige) Diagrammtypen, die durch Visio Services nicht unterstützt werden: Pivotdiagramm, Organisationsdigramm, Kalenderdiagramm, Gantdiagramm. Desweiteren werden versteckte Ebenen, Hintergrundseiten und Kommentare sowie weitere nützliche Visio Features nicht mit gerendert. Eine vollständige Liste findet sich unter http://blogs.msdn.com/b/chhopkin/archive/2010/05/03/supported-diagrams-and-entities-in-visio-services.aspx. Außerdem beschränken sich die Visio Services auf das Anzeigen der Diagramme im Browser – für deren Bearbeitung ist nach wie vor Visio erforderlich.

Ein Wermutstropfen und leider wohl nicht zu selten auch ein K.O.-Kriterium für den produktiven Einsatz der Visio Services dürfte die Tatsache sein, dass diese ausschließlich in der SharePoint Server 2010 Enterprise Edition verfügbar sind. Bei der zu diesem Punkt aufgeflammten Diskussion zu den einzelnen Editionen und den dort verfügbaren Features hatte Kai noch einen nützlichen Link in petto: http://sharepoint.microsoft.com/en-us/buy/Pages/Editions-Comparison.aspx.

Nach der mit Diskussionen und kulinarischer Stärkung verbrachten Pause lenkte Anne unsere Gedanken hin zum neuen Taxonomy Store von SharePoint 2010. Nachdem die Begrifflichkeiten geklärt waren, wurden Vor- und Nachteile von Taxonomie und Folksonomie beleuchtet. Den größten Raum nahm die Demo ein, in der Anne uns nicht nur die Verwendung von Terms und TermSets veranschaulichte, sondern auch die Konfiguration von ManagedMetadata Service sowie Content Type Hub vorführte. Als besonders coolen kleinen “Leckerbissen” empfinde ich die Metadata Navigation, die es dem User ermöglicht, die angezeigte Ergebnismenge in Listen und Bibliotheken mittels Drilldown zu verfeinern.

Auch wenn urlaubszeitbedingt das Treffen in eher kleinerer Runde stattfand, denke ich doch, dass es ein gelungener Abend mit spannenden Themen und Diskussionen war, aus dem jeder etwas für sich mitnehmen konnte. Vielen Dank an Anne und Kai als Vortragende sowie Martin als Organisator des Treffens!

Aus der Entwicklung mit ASP.NET und auch aus der Entwicklung mit WSS 3.0 und MOSS 2007 kennt man, dass man durch ändern der web.config (unter C:\inetpub\wwwroot\VirtualDirectories\Port_Number) erreichen kann, dass detaillierte Fehlermeldungen angezeigt werden. Dazu setzt man im Tag customErrors das Attribut “mode” auf den Wert “Off”. Diese Möglichkeit gibt es auch weiterhin in SharePoint 2010 und hat zur Folge, dass statt der relativ unaussagekräftigen aber dafür in einem frischen Design verfassten Fehlermeldung

der bekannte Yellow Screen of Death

erscheint.

Neu ist, dass es in Sharepoint 2010 nicht nur eine, sondern mehrere web.configs gibt, die relevant sind (s. http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms460914.aspx):

• \\Inetpub\wwwroot\VirtualDirectories\Port_Number
• \\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\wpresources
• %ProgramFiles%\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\14\CONFIG
• %ProgramFiles%\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\14\ISAPI
• %ProgramFiles%\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\14\TEMPLATE\LAYOUTS

Ist ein WebPart also auf einer Inhaltsseite eingebunden, muss man die web.config unter C:\Inetpub\wwwroot\VirtualDirectories\Port_Number anpassen, um aussagekräftigere Fehlermeldungen zu erhalten, hat man das WebPart als Control auf einer Administrationsseite im _layouts-Ordner eingebunden, muss die web.config unter %ProgramFiles%\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\14\TEMPLATE\LAYOUTS geändert werden.

Mit SharePoint 2010 in Kombination mit Visio 2010 besteht nun die Möglichkeit, auch ohne SharePoint Designer Workflows zu definieren.

Im Bereich der Fluss-Diagramme findet man das Template Microsoft SharePoint Workflow. Auf Basis dieses Templates soll nun exemplarisch ein Workflow erstellt werden.

Hat man auf Basis des Templates eine neue Zeichnung erstellt, kann man direkt mit der Erstellung des Workflows beginnen. Wenn man schon mit Flussdiagrammen gearbeitet hat, ist die Handhabung recht einfach.

Der Anwendungsfall im Beispiel soll ein einfacher Urlaubsantrag sein. Mitarbeiter sollen in der Lage sein, Urlaubsanträge zu erfassen. Dieser soll zur Genehmigung einem Mitarbeiter der HR-Abteilung vorgelegt werden. Im Anschluss daran wird der beantragende Mitarbeiter über den Status seines Antrags informiert.

Um dies zu designen zieht man einfach die entsprechenden Shapes auf die Zeichnung und verbindet diese Shapes dann. Um die Lesbarkeit zu erhöhen und Aufgaben näher zu spezifizieren kann und sollte man die Standard-Texte anpassen.

Vor dem Export sollte man mit Hilfe des Menüpunktes “Diagramm überprüfen” einen Check auf Probleme durchführen. Ein Klick auf “Exportieren” erzeugt eine VWI-Datei, die als Austauschformat dient.

Schaut man sich diese Datei etwas näher an, wird man feststellen, dass sie den Workflow als VDX-Datei, als auch als XOML-Datei beinhaltet.

In meinem Beispiel gibt es 2 Listen: Die Benutzerdefinierte Liste Urlaubsanträge beinhaltet die Urlaubsanträge, die Kalenderliste Urlaubskalender beinhaltet die genehmigten Urlaube in der Übersicht.

Um aus der Visio-Zeichnung nun einen SharePoint-Workflow zu generieren, wird SharePoint Designer 2010 benötigt. Hier kann man die eben erstellte Austauschdatei importieren. In meinem Fall soll der Workflow als Listenworkflow an die eben genannte Liste Urlaubsanträge gebunden werden.

SharePoint Designer erzeugt nun einen Workflow, der schon der grundlegenden Struktur aus der Visio-Zeichnung entspricht, nun aber noch von einer technisch versierten Person mit Leben gefüllt werden muss.

Man sieht, dass als Hilfestellung die geänderten Beschriftungen aus Visio übernommen wurden.

Erster Schritt im Workflow ist die Prüfung auf einen genehmigungspflichtigen Urlaubsantrag. Hier könnte man den Inhaltstyp abfragen. In diesem Fall gibt es ein Feld Typ und wenn hier “Sonderurlaub” steht, soll eine Genehmigung erfolgen. Die Einrichtung ist recht selbsterklärend.

In den Workflow-Einstellungen kann man nun noch definieren, wann der Workflow starten soll (z.B. sobald ein Eintrag erstellt wurde) – das ist ja schon aus SharePoint bekannt.

Der Workflow kann nun auch wieder nach Visio exportiert werden. Es entsteht dabei wieder eine VWI-Datei, die in Visio importiert und weiter bearbeitet werden kann. Im Beispiel könnte man nun noch eine Eingangsbestätigung zu Beginn des Workflows versenden. Dazu wird der Workflow einfach im Visio geändert, exportiert und erneut in SharePoint Designer geöffnet.

Wie man sieht, sind alle Einstellungen noch enthalten, die neu hinzugefügten Schritte müssen nur noch bearbeitet werden.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Erstellung von Workflows per Visio in meinen Augen eine schöne Möglichkeit ist, von fachlicher Seite her zu definieren wie ein Prozess ablaufen soll. Die technische Umsetzung muss nach wie vor ein Entwickler oder Power-User durchführen.

Am 27.07.2010 findet das nächste Treffen der SharePoint Usergroup Dresden statt. Wir haben wieder ein paar sehr spannende Themen rund um SharePoint 2010 vorbereitet und hoffen (trotz Ferienzeit) auf viele interessierte Teilnehmer.

Inhaltlich erwartet uns an diesem Abend folgendes:

• Visio-Services: Potenzial und Alternativen (Kai-Uwe Gärtner)
  Ganz neu, voller Spannung erwartet und vielversprechend beworben präsentieren sich die Visio Services von SharePoint 2010. In dieser Präsentation erfahren wir, was mit den Visio Services alles möglich ist – und wo ihre Grenzen liegen. Die Präsentation fokussiert neben der Einbindung von Visio-Dateien in SharePoint auch auf die dynamische Anbindung externer Datenquellen (z.B. SharePoint Listen) sowie Workflow-Design in Visio. Ebenfalls adressiert werden Themen wie Silverlight und Ajax – auch im Rahmen der Beleuchtung von Alternativen zu Visio Services.
• Taxonomy Store und Social Tagging (Anne Rüger)
  Mit Web 2.0-Features wie Social Tagging oder dem Taxonomy Store wartet SharePoint 2010 auf. Nach einer Gegenüberstellung der beiden Themen, in denen Anne darauf eingeht, was beide Technologien leisten können, lernen wir in einem Show Case, in welchen Anwendungsfällen diese sinnvoll eingesetzt werden können.

Wir treffen uns um 19:00 Uhr hier bei der Communardo Software GmbH. Beachtet bitte bei der Anfahrt, dass Trachenberger Platz und Trachenberger Straße derzeit Großbaustelle sind. Damit wir den Abend besser planen können, meldet euch bitte im Xing-Event an.

Seit dem 29.06.2010 steht das Cumulative Update Juni 2010 für Windows SharePoint Services 3.0 und Microsoft Office SharePoint Server 2007 zum download bereit.

Build#: 12.0.6539.5000

WSS 3.0

Hotfix Download: http://support.microsoft.com/kb/983311

Folgende Hotfixes sind in diesem Paket enthalten:

• 983307 Beschreibung von Windows SharePoint Services 3.0-Hotfix-Paket (Sts-X-none.msp): 29 Juni 2010

MOSS 2007

Hotfix Download: http://support.microsoft.com/kb/983310/

Folgende Hotfixes sind in diesem Paket enthalten:

• 983305 Beschreibung der Office SharePoint Server 2007-Hotfix-Paket (Coreserver-X-keine): 29 Juni 2010
• 983306 Beschreibung der Office SharePoint Server 2007-Hotfix-Paket (Coreservermui-ru-ru): 29 Juni 2010
• 983312 Beschreibung von Project Server 2007-Hotfixpaket (Pjsrvapp-X-none.msp; Pjsrvwfe-X-none.msp): 29 Juni 2010
• 2203974 Office Forms Server 2007-Hotfix-Paket (Ifswfe-X-none.msp) Beschreibung: 29 Juni 2010

SharePoint 2010 unterstützt mehrsprachige Benutzeroberflächen (MUI) out-of-the-box. Voraussetzung ist allerdings, dass das passende Language Pack installiert ist. Ist diese Einstellung in einer Site aktiviert, können Anwender über eine Sprachauswahl die Sprache umschalten. Im Gegensatz zu vorherigen SharePoint-Versionen können nun auch Spaltenüberschriften in Listen und andere systemeigene Beschriftungen in anderen Sprachen dargestellt werden.

Aktivierung über die Benutzeroberfläche

Unter Site Administration -> Language Settings finden sich die Spracheinstellungen der Site.

Bei der Standardsprache handelt es sich um die Sprache, mit der die Site angelegt wurde; sie ist nicht änderbar. Es kann jedoch auch festgelegt werden, welche Sprachen die Site auch unterstützen soll.

Auswirkungen

Standard-Templates, die mit SharePoint ausgeliefert werden (wie z.B. die Teamsite) unterstützen dank der Language Packs direkt die gewählten Sprachen. Kehrt man nach der Änderung der Einstellung in die Site Administration zurück und hat wie ich zwar eine englische Site, aber einen Browser mit deutscher Sprachauswahl, so wird die Site Administration direkt in deutsch angezeigt und auch die Bibliotheken, Listen und Spaltenüberschriften in den Listen erscheinen auf deutsch.

Im Menü gibt es nun einen neuen Menüpunkt, über den die Anzeigesprache geändert werden kann. Wer sich bereits mit Variations beschäftigt hat, dem sollte dieses Verhalten bekannt vorkommen. Bereits in MOSS 2007 gab es den Variation Label Picker, der ähnlich funktioniert hat.

Als Beispiel habe ich eine Liste angelegt, die kleinere Projekte verwalten soll – so zum Beispiel den Hausbau von Familie Smith und den Bau einer Hundehütte bei Familie Doe. Da als Standard “English” definiert ist, lege ich auch die neuen Spalten in englisch an. Etwas unschön für die deutschen Anwender ist nun, dass selbst definierte Listenspalten und auch der Listentitel im Menü auch in englisch erscheint. Berechtigte Benutzer können das aber ganz einfach ändern, indem sie in die Listeneinstellungen bzw. Spalteneinstellungen gehen, wenn die entsprechende Sprache ausgewählt ist und dann die Werte überschreiben. Der Effekt ist, dass deutsche Benutzer nun eine fast perfekt übersetzte Seite sehen.

Wieso nur fast perfekt? Die Listeninhalte sind natürlich weiterhin in der Sprache, in der sie angelegt wurden und sie sind auch nur in einer Instanz vorhanden – Änderungen wirken sich daher direkt auf andere Sprachen aus.

Aktivierung über die PowerShell

Da die Einstellung pro Site gilt, ist es besonders bei vielen Subsites sinnvoll, eine skriptgesteuerte Variante für die Aktivierung von Mehrsprachigkeit zu haben. die Einstellungen finden sich im Objekt vom Typ SPWeb.

Start-SPAssignment -Global;

# add german language to alternate languages
$site = Get-SPSite "http://myServer/sites/mhytest";
$web = $site.RootWeb;
$web.IsMultilingual = $True
$web.AddSupportedUICulture([System.Globalization.CultureInfo]::GetCultureInfo(1031))
$web.Update()

Stop-SPAssignment -Global;

Das Skript ermittelt das Rootweb der angegebenen Site und fügt die Sprache Deutsch zu den unterstützten Sprachen hinzu – also genau das was auch in der Beschreibung oben über die Benutzeroberfläche gemacht wurde.

Möchte man anonymen Zugriff auf einer Site Collection erlauben, so muss zunächst in der Central Administration unter Authentication Providers der Anonyme Zugriff aktiviert werden und im Anschluss daran noch in den Einstellungen der eigentlichen Site Collection den Anonymen Zugriff spezifiziert werden.
Auffällig ist, dass man zunächst die Web Application der Central Administration öffnen muss, und im Anschluss daran noch ein bis mehrere Web Applications öffnen und dort die Einstellungen ändern muss.

Was über die Benutzeroberfläche geht, geht auch über die PowerShell – dem Mittel der Wahl für Administratoren.

Start-SPAssignment -Global;

# set anonymous access in webapp
$webapp = Get-SPWebApplication "http://myserver";
$webAppZone = [Microsoft.SharePoint.Administration.SPUrlZone]::Default;
$webappsettings = $webapp.GetIisSettingsWithFallback($webAppZone);
$webappsettings.AllowAnonymous = $true;
$webapp.Update()
$webapp.Provision()

# set anonymous access in website
$site = Get-SPSite "http://myserver/sites/mytest";
$web = $site.RootWeb;
$web.AnonymousState = [Microsoft.SharePoint.SPWeb+WebAnonymousState]::On;
$web.Update();

Stop-SPAssignment -Global;

Was passiert hier? Zunächst wird in den IIS-Settings der Anonyme Zugriff erlaubt. Dazu greift man über die SPWebApplication auf die SPIisSettings zu. Im Anschluss daran wird dann die passende Einstellung im RootWeb der betroffenen Site gesetzt.
Wenn man mag, kann man das Ganze auch als Einzeiler schreiben – eine kleine Inspiration findet sich im Post von Bryan Porter.

In diesem Artikel möchte ich kurz erläutern, wie leicht und schnell sich das Search Center unter SharePoint 2010 anpassen lässt.

Was wird in diesem Artikel erklärt?

• Voraussetzungen um ein Search Center hinzuzufügen
• Hinzufügen eines Search Centers
• Hinzufügen eines Search Tabs (inklusive benötigter Seiten)
• Editieren eines Tabs
• Hinzufügen und Anpassen eines Search Scopes
• Durchführen eines Full Crawl

Fangen wir ganz einfach an. Ziel ist es die Suchseite um einen Tab zu erweitern, der nur in einer bestimmten vorher angelegten Liste (in meinem Beispiel eine Posts Liste) sucht.

Hinzufügen des Search Centers:

1. Voraussetzungen: unter (Root) Site Actions >> Site Settings unter der Kategorie Site Collection Administration >> Site collection features folgende Features aktivieren

• Office SharePoint Server Enterprise Site Collection features
• Office SharePoint Server Publishing Infrastructure
• Office SharePoint Server Standard Site Collection features

2. Search Center Seite anlegen: Site Actions >> New Site >> Enterprise Search Center

Hinzufügen eines Tabs:

1. Anlegen der benötigten Seiten

• innerhalb des Search Centers zur Pages Library wechseln (Site Actions >> View All Site Content >> Pages)
• in der Bibliothek unter Documents >> New Document >> Page im Ribbon klicken
• Title und Url beliebig wählen und als Vorlage (Welcome Page) Search Box markieren (siehe unteres Bild links)
• Vorgang für die Results Page wiederholen aber als Vorlage Search Results wählen (siehe unteres Bild rechts)

Wir haben jetzt eine Such-Seite und eine Ergebnis-Seite angelegt, die wir für unser Tab benötigen

2. Anlegen des Tabs zur Search Center Homepage

• unter Site Actions >> View All Site Content in die Tabs in Search Pages Bibliothek wechseln (siehe Bild)

• Items in der Ribbon Bar wählen, New Item klicken
• Page muss nun mit der gerade angelegten SuchSeite verlinken (siehe Bild)

• Speichern

3. Tab anpassen

• auf die Search Center Seite wechseln und das neu angelegte Tab öffnen
• unter Miscellaneous >> Target search results page Url ändern in den Namen unserer Results-Seite
• Speichern

Hinzufügen eines Scopes

1. Scope anlegen

• in die SharePoint Central Administration wechseln
• zu Application Management >> Manage Service Applications wechseln
  
• Search Service Application wählen
• in der Quicklaunch Bar unter Queries and Results >> Scopes wählen
• in der View Scopes Seite New Scope wählen
• in diesem Dialog bei Target Results Page die Results Page eintragen die vorher angelegt wurde (siehe Bild), Ok klicken

2. Rule anlegen für Scope

• ist der neue Scope angelegt, kann unter der Spalte Update Status neben Empty Add rules geklickt werden – dadurch öffnet sich der Neu-Dialog für eine Regel

• im Neu-Dialog Web Address ausgewählt lassen
• im Web Address Bereich unter Folder die komplette Url zur zu durchsuchenden Liste eintragen. Diese Liste kann zum Beispiel eine Posts oder Tasks Liste sein, die zum Test vorzugsweise ein paar Daten enthalten sollte
• OK

Full Crawl

Um einen Scope benutzen zu können wird ein Full Crawl benötigt.

• in der Quicklaunch Bar unter Crawling >> Content Sources auswählen
• Kontextmenü der Local SharePoint sites öffnen und Start Full Crawl klicken
• ist der Full Crawl durchgelaufen (das kann einige Minuten dauern!!!) muss noch der Scope aktualisiert werden
• ganz oben in der Quicklaunch Bar Search Administration auswählen
• unter System Status wird angezeigt, dass ein Scope ein Update benötigt: Start update now klicken

Die letzten Schritte

• zurück zum Search Center wechseln
• das neue Tab anklicken und eine Suche durchführen
• jetzt müssten wir uns auf der Results Seite befinden
• diese Seite muss jetzt editiert werden
• Search Box Webpart editieren und wieder unter Miscellaneous >> Target search results page Url ändern in den Namen unserer Results-Seite
• Search Core Results Webpart editieren
• unter Location Properties in der Scope Eigenschaft den vorher angelegten Scope eintragen
• Seite speichern und einchecken

Fertig. Das ging doch recht fix

Jetzt müsste die Suche für das Tab auch Ergebnisse bringen. Dabei sollten die Suchergebnisse nur aus der vorher angegebenen Liste kommen.