Carlos Funderburk und Kai Nehm haben in einem gemeinsamen Vortrag zum  Confluence Community Day präsentiert, wie GFi ein Arbeitsportal auf Basis von Atlassian Confluence einsetzt. Der Vortrag ist bei Slideshare und verfügbar.

Der Umbruch in der Autoindustrie ist war von Vorteil für das Projekt, denn die Menge an Informationen, die es auszutuaschen gilt, hat enorm zugenommen. Besondere Herausforderungen im Automobil-Sektor sind die extreme Geheimhaltungsanforderung und die Sicherstellung des Vertrauensverhältnisses zum Kunden. Dafür müssen Geheimhaltungsvereinbarungen gewissenhaft durchgesetzt werden.

Daher hat bei der Auswahl auch ein ausgereiftes Berechtigungssystem des der einzusetzenden Software eine wichtige Rolle gespielt. Auf der anderen Seite hat sich das Festhalten an Freigaben von Inhalten als bedeutsame Hürde herausgestellt. GFi hat daher Confluence und Jira in ein klassisches CMS (Joomla) eingebunden. In Joomla konnten die Freigabemechanismen abgesichert werden.

Um die Qualität von Inhalten zu sichern, hat man sich zusätzlich auf den Aufbau von Projektwikis konzentriert. Als Anwendungsfälle sind dabei insbesondere die Dokumentation von Besprechungen und das Brainstorming in der Gruppenarbeit erwähnenswert.

Beim Aufbau des Wikis hat man sich zunächst auf Einzelkämpfer konzentriert, die Informationen für sich aufbereitet haben, um die eigene Arbeit zu verbessern. So sind in der täglichen Arbeit persönliche Seiten / Wikis entstanden, die dann mit steigendem Reifegrad in die Zusammenarbeit eingeflossen sind. Die Einführung dauert auf diesem Weg natürlich etwas länger, aber die Akzeptanz ist auf diese Weise schrittweise gestiegen. Die persönliche Darstellung ist hier eine Haupt-Antriebskraft. Weitere Erfolgsfaktoren waren zudem die Nutzung der Confluence-Suche und die Nutzungs des Wikis zur Bewältigung der Informationsflut in neuen Projekten einzusetzen.

Eine wichtige Erfahrung aus dem Projekt bei GFi war, Geduld mit Entscheidern haben, die lernen müssen, loszulassen. Des weiteren hat es sich als zielführend herausgestellt, nicht die ganz großen Probleme lösen zu wollen, sondern die Alltagsprobleme der Mitarbeiter in ihren konkreten Projekten anzugehen. Der anfängliche Top-down-Ansatz ist stecken geblieben und wurde dann durch einen erfolgreicheren Bottom-up Ansatz ersetzt.

Kai Nehm hat in seinem Blog über den Confluence Community Day berichtet.